код дизельного топлива для путевого листа
Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера
В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Этот документ — основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.
Кто должен составлять путевой лист
Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:
Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.
В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.
Когда составлять путевой лист и сколько он действует
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.
| Время оформления | Срок действия | |
|---|---|---|
| Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня | До начала первого рейса | На один день |
| Рейс превышает продолжительность смены | До начала рейса | На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день |
Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.
Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года
Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.
Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Рассмотрим важные изменения подробнее.
Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»
В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.
Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:
Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»
Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.
Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.
Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле
В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».
Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:
Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов
Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.
Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году
Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.
Для допуска к эксплуатации
Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):
Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.
Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.
Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:
Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:
Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:
Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.
Для принятия к учёту
Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:
Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.
Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.
Дополнительные реквизиты путевого листа
Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).
Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:
Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.
Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь
Форма и порядок заполнения путевого листа
Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.
Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.
Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.
Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3
Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П
Нормы расхода топлива
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».
В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.
На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.
НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2021 году
Понятие ГСМ
К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).
Что такое путевой лист
Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.
Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе I приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368.
Документ вступил в силу с 01.01.2021. Основные нововведения:
С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9.
Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.
С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.
На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).
О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».
Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.
Учет расхода ГСМ в путевом листе
Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.
Если же обратиться к приказу Минтранса № 368, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.
Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.
Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.
Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.
Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Бухгалтерский учет ГСМ
Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ФСБУ 5/2019 «Запасы».
Важно! С 2021 года учет МПЗ ведется в соответствии с новым федеральным стандартом ФСБУ 5/2019 «Запасы» (он заменил ПБУ 5/01). О том, как изменились правила учета МПЗ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.
Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):
Есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.
Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.
Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)
Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.
Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.
Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)
Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.
1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.
Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:
ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.
На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.
Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.
В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).
О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.
Пример списания ГСМ по путевым листам
Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.
ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.
При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.
Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.
В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.
Код дизельного топлива в путевом листе
 1. МАРКИ 2. ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ 3. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ 4. ПРАВИЛА ПРИЕМКИ 5. МЕТОДЫ ИСПЫТАНИЙ 6. УПАКОВКА, МАРКИРОВКА, ХРАНЕНИЕ И ТРАНСПОРТИРОВАНИЕ 7. ГАРАНТИИ ИЗГОТОВИТЕЛЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ |
| Группа Б13 | |
| М Е Ж Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т |
Diesel fuel.
Specifications
| ОКП 02 5131 0000 |
| Дата введения 01.01.83 |
| Настоящий стандарт распространяется на топливо для быстроходных дизельных и газотурбинных двигателей наземной и судовой техники, получаемое из продуктов переработки нефти. Допускается изготовлять топливо с присадками, допущенными к применению в установленном порядке. (Измененная редакция, Изм. № 3). |
Л (летнее) — рекомендуемое для эксплуатации при температуре окружающего воздуха О °С и выше;
3 (зимнее) — рекомендуемое для эксплуатации при температуре окружающего воздуха минус 20 °С и выше (температура застывания топлива не выше минус 35 °С) и минус 30 °С и выше (температура застывания топлива не выше минус 45 °С);
А (арктическое) — рекомендуемое для эксплуатации при температуре окружающего воздуха минус 50 °С и выше.
(Измененная редакция, Изм. № 4, 5).
1.2. По содержанию серы дизельные топлива подразделяются на два вида:
I — массовая доля серы не более 0,2 %;
II — массовая доля серы не более 0,5 % (для марки А не более 0,4 %).
1.3. Коды ОКП дизельного топлива приведены в табл. 1.
| Топливо | Код ОКП | Топливо | Код ОКП |
| Л-0,2-40, высший сорт | 02 5131 0103 | 3-0,5 минус 35 | 02 5132 0101 |
| Л-0,2-40, первый сорт | 02 5131 0107 | 3-0,2 минус 45, высший сорт | 02 5132 0103 |
| Л-0,5-40 | 02 5131 0102 | 3-0,2 минус 45, первый сорт | 02 5132 0107 |
| Л-0,2-62, высший сорт | 02 5131 0104 | 3-0,5 минус 45 | 02 5132 0104 |
| Л-0,2-62, первый сорт | 02 5131 0106 | А-0,2, высший сорт | 02 5133 0102 |
| Л-0,5-62 | 02 5131 0105 | А-0,2, первый сорт | 02 5133 0103 |
| 3-0,2 минус 35, высший сорт | 02 5132 0102 | А-0,4 | 02 5133 0101 |
| 3-0,2 минус 35, первый сорт | 02 5132 0108 |
| 1.4. В условное обозначение топлива марки Л должны входить массовая доля серы и температура вспышки, топлива марки 3 — массовая доля серы и температура застывания, топлива марки А — массовая доля серы. П р и м е р ы у с л о в н о г о о б о з н а ч е н и я |
| Топливо летнее с массовой долей серы до 0,2 % и температурой вспышки 40 °С: |
| Топливо дизельное Л-0,2-40 ГОСТ 305-82 |
| Топливо зимнее с массовой долей серы до 0,2 % и температурой застывания минус 35 °С: |
| Топливо дизельное 3-0,2 минус 35 ГОСТ 305-82 |
| Топливо арктическое с массовой долей серы 0,4 %: |
| Топливо дизельное А-0,4 ГОСТ 305-82 |
| Разд. 1. (Измененная редакция, Изм. № 4). |
| 2.ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ |
| 2.1. Дизельное топливо должно быть изготовлено в соответствии с требованиями настоящего стандарта по технологии, утвержденной в установленном порядке. |
2.2. По физико-химическим показателям топливо должно соответствовать требованиям и нормам, указанным в табл.2.
3.2. Оборудование, аппараты слива и налива, с целью исключения попадания паров топлива в воздушную среду рабочего помещения, должны быть герметизированы.
3.3. В помещениях для хранения и эксплуатации дизельного топлива запрещается обращение с открытым огнем, искусственное освещение должно быть во взрывобезопасном исполнении.
3.4. При работе с топливом не допускается использовать инструменты, дающие при ударе искру. При загорании топлива применимы следующие средства пожаротушения: распыленная вода, пена, при объемном тушении — углекислый газ, состав СЖБ, состав 3,5 и перегретый пар.
3.5. При разливе топлива необходимо собрать его в отдельную тару, место разлива протереть сухой тряпкой, а при разливе на открытой площадке место разлива засыпать песком с последующим его удалением.
3.6. При отборе проб, проведении анализа и обращении в процессе транспортных и производственных операций с топливом применяются индивидуальные средства защиты согласно типовым нормам, утвержденным Государственным комитетом СССР по труду и социальным вопросам и Президиумом ВЦСПС.
3.7. Емкости, в которых хранится и транспортируется топливо, а также трубопроводы должны быть защищены от статического электричества.
| 4. ПРАВИЛА ПРИЕМКИ |
4.2. Объем выборок — по ГОСТ 2517.
4.3. При получении неудовлетворительных результатов испытаний хотя бы по одному из показателей, по нему проводят повторные испытания вновь отобранной пробы от удвоенной выборки.
Результаты повторных испытаний распространяются на всю партию.
4.4. Показатель по п. 21 табл. 2 определяют для топлива, предназначенного для экспорта.
(Введен дополнительно, Изм. № 3).
| 5. МЕТОДЫ ИСПЫТАНИЙ |
5.2. Температуру застывания дизельного топлива определяют по ГОСТ 20287 без предварительного и последующего подогрева топлива до 50 °С.
| 6. УПАКОВКА, МАРКИРОВКА, ХРАНЕНИЕ И ТРАНСПОРТИРОВАНИЕ |
(Измененная редакция, Изм. № 4).
| 7. ГАРАНТИИ ИЗГОТОВИТЕЛЯ |
7.2. Гарантийный срок хранения дизельного топлива — 5 лет со дня изготовления.
| ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ |
- РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Министерством нефтеперерабатывающей и нефтехимической промышленности СССР
Т.Х. Мелик-Ахназаров, Е.М. Серегин, Б.А. Энглин, B.C. Азев, О.П. Наметкин, Т.Н. Митусова, А.А. Кукушкин, С.А. Бнатов, Ф.В. Туровский
УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 31 марта 1982 г. № 1386
ВЗАМЕН ГОСТ 305-73 и ГОСТ 4749-73
ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
| Обозначение НТД, на который дана ссылка | Номер пункта |
| ГОСТ 33-82 | 2.2 |
| ГОСТ 1461-75 | 2.2 |
| ГОСТ 1510-84 | 6.1 |
| ГОСТ 2070-82 | 2.2 |
| ГОСТ 2177-82 | 2.2 |
| ГОСТ 2477-65 | 2.2 |
| ГОСТ 2517-85 | 4.2, 5.1 |
| ГОСТ 2667-82 | 2.2 |
| ГОСТ 3122-67 | 2.2 |
| ГОСТ 3900-85 | 2.2 |
| ГОСТ 5066-91 | 2.2 |
| ГОСТ 5985-79 | 2.2 |
| ГОСТ 6307-75 | 2.2 |
| ГОСТ 6321-92 | 2.2 |
| ГОСТ 6356-75 | 2.2 |
| ГОСТ 6370-83 | 2.2 |
| ГОСТ 8489-85 | 2.2 |
| ГОСТ 16350-80 | 2.2 |
| ГОСТ 17323-71 | 2.2 |
| ГОСТ 19006-73 | 2.2 |
| ГОСТ 19121-73 | 2.2 |
| ГОСТ 19932-99 | 2.2 |
| ГОСТ 20287-91 | 2.2, 5.2 |
| ГОСТ 22254-92 | 2.2 |
Ограничение срока действия снято по протоколу № 4-93 Межгосударственного Совета по стандартизации, метрологии и сертификации (ИУС 4-94)
Учреждение не вправе допускать к управлению транспортным средством водителя, у которого нет российских прав*. Также водитель обязан иметь при себе путевой лист. Но оформление транспортных листов и учет топлива по ним имеют важные нюансы, в случае когда используются разные виды топлива
Только унифицированная форма
Перевозки пассажиров, багажа и грузов без оформления путевого листа запрещены Федеральным законом от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Путевые листы заполняются в соответствии с:
Бюджетные учреждения обязаны составлять путевые листы по унифицированным формам, разрабатывать формы первичных документов самостоятельно нельзя.
Такой вывод следует из приказа Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».
Это же подтвердили чиновники и в отношении форм путевых листов в письме Минфина России от 3 октября 2012 г. № 02-06-10/4066.
Унифицированные формы понадобятся в целях определения объемов израсходованных горюче-смазочных материалов, подлежащих списанию.
Постановлением № 78 утверждены формы * путевых листов для различных видов транспорта:
* Всем читателям электронного журнала доступен сервис «Формы», который содержит бланки документов и образцы их заполнения. Получите бесплатный доступ на три дня и оцените преимущества нового формата (www.e.budgetnik.ru).
Порядок заполнения путевого листа
Согласно пункту 6 Порядка № 152, в строках, отведенных для этих сведений, указываются:
Далее отметим, на что необходимо обратить особое внимание при заполнении путевого листа.
1. Руководителем учреждения должны быть назначены лица, уполномоченные фиксировать дату, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его возвращении обратно (п. 13 Порядка № 152).
2. Сведения о маршруте автотранспортного средства (пунктах назначения) Порядком № 152 отнесены к дополнительным реквизитам путевого листа, однако заполняются наряду с другими расположенными на оборотной стороне реквизитами, которые предусмотрены установленной формой.
3. Путевой лист оформляется на один день или на срок, не превышающий одного месяца (п. 10 приказа № 152).
4. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на один автомобиль нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
Номер документа указывается в хронологическом порядке в соответствии с принятой в учреждении системой нумерации. › |
› | Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.
Нужно утвердить нормы расхода топлива
Важным вопросом является указание в путевом листе расхода горюче-смазочных материалов, и вот почему.
Путевые листы служат основанием для списания в бухгалтерском учете горюче-смазочных материалов (ГСМ), под которыми следует понимать автомобильный бензин, дизельное топливо, керосин, газ, используемые в качестве топлива, масла, а также другие технические жидкости, используемые при эксплуатации различных транспортных средств.
ГСМ учитываются на соответствующем аналитическом счете 105 00 «Материальные запасы».
Одним из реквизитов, предусмотренных в форме путевого листа, является отражение расхода топлива с указанием его фактического потребления и по норме (строка «Расход: по норме»).
Базовая норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), вида используемого топлива.
Минтранс России распоряжением от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р ввел Методические рекомендации по расчету норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте.
В данных Методических рекомендациях приведены значения базовых, транспортных и эксплуатационных норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения, нормы расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок их применения, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок, а также другая важная информация.
Чиновники рекомендуют при определении обоснованности затрат на ГСМ для служебного автомобиля учитывать данные нормы расхода топлива и смазочных материалов.
Однако ранее специалисты главного финансового ведомства считали применение указанных норм обязательным (письма Минфина России от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57, от 14 января 2009 г. № 03-03-06/1/6).
В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, чиновники рекомендовали налогоплательщику для подтверждения затрат на топливо в целях налога на прибыль руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем транспортного средства.
Отметим, что в учреждении должен быть издан внутренний нормативный акт, утверждающий нормы расхода горюче-смазочных материалов.
Таким образом, обоснованность расходов на ГСМ, указанных в путевом листе, проверяется согласно утвержденным в учреждении нормам.
Путевой лист с двумя видами топлива
В настоящее время из-за роста цен на бензин широко распространена установка газобаллонного оборудования на транспортные средства.
Такое оборудование позволяет использовать альтернативный вид автомобильного топлива – сжиженный газ, и автомобиль может работать как на газе, так и на бензине.
Приведем числовой пример из практики автотранспортного комбината.
Пример
Пробег автомобиля ВАЗ-2110-010 составил 100 000 км.
Расход бензина с учетом скорости и потока движения – 10 литров на 100 км, а сжиженного газа – 11,5 литра на 100 км. При этом цена бензина АИ 91 – 26 руб. за литр, а газа – 9 руб. за литр. В результате получается, что 260 000 руб. было бы потрачено на бензин и 103 500 руб. – на газ.
Экономия при использовании сжиженного газа равна 156 500 руб. (260 000 – 103 500).
Выходит, что цена газа более чем в 2 раза ниже, чем бензина, однако расход газа в общем случае несколько выше.
«Финансовая газета. Региональный выпуск», N 46, 2004
ОФОРМЛЕНИЕ ПУТЕВОГО ЛИСТА ВОДИТЕЛЯ
Любая организация, имеющая на балансе автомобили, приобретает бензин. Чтобы эти затраты отнести на расходы, учитываемые в целях обложения налогом на прибыль, организации обязаны оформлять первичные учетные документы: кассовый чек, авансовый отчет водителя и путевой лист (ст.252 НК РФ). Именно в путевом листе содержится информация о километраже и расходе топлива, а также маршруте следования.
Унифицированные формы путевого листа утверждены Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 78. Для легковых и грузовых машин существуют разные формы путевого листа: для легковых предназначена форма N 3, для грузовых — формы N N 4-С и 4-П. Все формы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.
Информацию о выданных путевых листах отражают в специальном журнале по форме N 8, также утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 78.
На путевом листе обязательно ставят печать организации и дату его выдачи.
Заполняет лист обычно диспетчер гаража или другой работник, назначенный руководителем транспортного цеха. Но в небольших организациях это может быть сам водитель или другой работник, которого назначает руководитель.
Бывают случаи, когда форма путевого листа заполняется с нарушениями, например руководитель транспортного цеха (или сам водитель) указывает в путевом листе только марку автомобиля, фамилию водителя и объем израсходованного бензина. При этом забывают указать пройденный километраж, показания спидометра и прочую информацию. Это дает проверяющим органам основание исключить из состава расходов затраты на бензин.
Первичные документы можно принять к учету, если они составлены по унифицированной форме (п.2 ст.9 Федерального закона от 01.01.2001 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Это правило не распространяется на документы, для которых унифицированные бланки не предусмотрены. Бухгалтер должен проверить расчет бензина по нормам и подтвердить правильность списания его с карточки подотчетного лица (водителя или руководителя транспортного цеха (гаража) и др.).
Путевой лист для грузовика
Если организация перевозит грузы на условиях сдельной оплаты, используют форму N 4-С, если на условиях повременной оплаты — форму N 4-П. Путевой лист выдают водителю под расписку вместе с товарно-транспортной накладной только на один рабочий день (смену) и при условии, что водитель сдал предыдущий. На путевом листе следует обязательно указать фамилию, инициалы, номер удостоверения и класс водителя, его табельный номер, марку, государственные и гаражные номера автомобиля и прицепа, фамилии и инициалы сопровождающих автомобиль работников, например грузчиков, экспедиторов и т. п.
Путевой лист по форме N 4-П имеет отрывной талон и специальный раздел «Выполнение задания». Их заполняет работник организации-грузополучателя. На основании талона определяется стоимость транспортной услуги и предъявляется заказчику счет на оплату. К счету прилагается сам отрывной талон, так как путевой лист должен остаться у организации-перевозчика.
В разделе «Задание водителю» следует указать пункты загрузки и разгрузки автомобиля, расстояние между грузоотправителем и грузополучателем, а также вес перевозимого груза в тоннах. На основании данных графы «Показания спидометра» определяется нормативное количество израсходованного горючего исходя из пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя организации.
Чтобы определить нормативный расход горючего, нужно умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега, а полученный результат разделить на 100.
Для определения фактического расхода горючего за смену к его остатку в баке автомобиля на начало смены следует прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены.
В графе «Движение горючего» указывается количество литров горючего. Если организация имеет собственную автозаправочную станцию, то количество литров горючего, залитого в бак автомобиля, указывает заправщик. Если водители получают талоны на горючее, то в этой графе указывается количество топлива в литрах, на которое выданы талоны. Если водитель покупает бензин на автозаправочной станции, то эту графу он заполняет самостоятельно.
Раздел путевого листа «Таксировка» заполняет бухгалтер по данным предыдущих разделов путевого листа. Информация этого раздела служит основанием для списания израсходованного бензина и начисления водителю заработной платы.
Путевой лист для легкового автомобиля
Путевой лист по форме N 3 также выписывает диспетчер гаража или ответственный работник, которого назначил руководитель. Если водитель едет в командировку или работает больше суток, путевой лист можно выписать на необходимое количество дней.
Выдавая водителю путевой лист, следует сделать запись в журнале учета (форма N 8). Его форма точно такая же, как и при грузовых перевозках. Порядок заполнения этих листов также во многом совпадает.
На путевом листе легкового автомобиля следует указать данные о водителе, марку и государственный номер автомобиля. Если автомобиль используют для лицензируемых видов перевозок (например, перевозки пассажиров на коммерческой основе), то по строке «Лицензионная карточка» надо сделать соответствующую отметку. Если автомобиль используется только для управленческих нужд, эту строку прочеркивают.
Графы «Показания спидометра» и «Показания спидометра при возвращении в гараж» обычно заполняет механик (или ответственный работник).
Если у организации нет механика, технический осмотр автомобиля может проводить другой работник, например заведующий хозяйством или инженер технической службы, назначенный приказом руководителя. Следует учесть, что показания спидометра на начало дня должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля.
На оборотной стороне листа указываются пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели самые важные, они служат основанием для включения стоимости израсходованного бензина в расходы.
Показатель графы «Результат работы автомобиля за смену»/»Пройдено, ____ км» должен соответствовать разнице между показаниями спидометра автомобиля на начало и конец рабочего дня. Если автомобиль используют для обслуживания сторонних заказчиков, заполняется графа «Код заказчика».
Если заработная плата водителю начисляется по повременной системе оплаты труда, в разделе «Результат работы автомобиля за смену» указывается количество отработанных часов по строке «Всего в наряде,____ ч». Сумма начисленной заработной платы отражается в строке «За ___ часы, ____ руб.___ коп.». Если же заработная плата начисляется водителю по сдельной системе оплаты труда, то указывается пройденный километраж (строка путевого листа «Пройдено, _____ км»). Сумма начисленной заработной платы приводится в строке «За ____километра, _____ руб. _____ коп.».
При начислении водителю заработной платы бухгалтер обязан подписать оборотную сторону путевого листа.
Пример. ООО «Вектор» имеет на балансе автомобиль ВАЗ-2108. Расход топлива этой марки машины равен 7 л бензина на 100 км. На начало смены 12 июля 2004 г. в баке автомобиля было 7 л бензина, а спидометр показывал цифру км. В течение рабочего дня водитель заправил автомобиль 20 л бензина АИ-92 по цене 15 руб. за литр. За смену машина прошла 350 км. Остаток бензина на конец рабочего дня составил 2 л.
В бухгалтерии ООО «Вектор» рассчитали фактический расход горючего за смену:
7 л + 20 л — 2 л = 25 л. Нормативный расход топлива составил 24,5 л (7 л х 350 км : 100 км). Следовательно, водитель сэкономил 0,5 л горючего за смену.
Рассмотрим, как заполняется путевой лист по данной операции.