в какой программе можно сделать упд
УПД онлайн
Заполнить УПД онлайн: быстро, без ошибок, бесплатно
Есть архив выставленных документов и экспорт в системы ЭДО
Заполняйте другие печатные формы: счета, накладные, акты. Загружайте любые собственные шаблоны. Экономьте до 80% времени: документы формируются автоматически, данные сохраняются для следующего заполнения.
Отправляйте документы контрагентам по электронной почте или в мессенджеры, печатайте по одному или сразу целым комплектом.
МойСклад не нужно устанавливать на компьютер: для работы нужен только доступ в интернет. Есть мобильные версии программы: заполнить УПД онлайн можно даже со смартфона или планшета. Архив документов хранится в облаке, данные надежно защищены. Работайте из любого места, где бы вы ни находились!
Как заполнить УПД онлайн бесплатно?
Сделать УПД онлайн — намного проще и быстрее, чем заполнить от руки. Зарегистрируйтесь в МоемСкладе и внесите в систему информацию об отгрузке. Подключите нужный шаблон: можно выбрать его из имеющихся в системе или загрузить свой собственный. Затем сформируйте УПД в один клик: данные из отгрузки подставятся автоматически. Так программа для оформления УПД позволит избежать ошибок при работе с этим сложным документом.
Данные из отгрузки можно использовать и для других форм: акта, товарного чека, ТОРГ-12, расходной или транспортной накладной и других. Созданные документы автоматически нумеруются и сохраняются в архиве. Не понадобится копить файлы на компьютере: сформировать УПД онлайн и просмотреть архив вы сможете из любого места, где есть интернет. Работайте откуда вам удобно!
В МоемСкладе можно не только заполнить и распечатать бланк УПД онлайн, но и загрузить документ в системы ЭДО. Также можно сохранить его на компьютере в любом формате или прямо из системы отправить контрагенту: по электронной почте или в мессенджер.
Что еще умеет программа для УПД?
МойСклад — удобный сервис для управления торговлей, идеальный для розницы: в нем можно управлять продажами, складом и финансами, работать с клиентской базой и бухгалтерией. И, конечно, составлять любые необходимые документы.
В МоемСкладе можно не только бесплатно сделать УПД онлайн, но и напечатать другие формы: счета и счета-фактуры, накладные, ТТН, акты, кассовые ордеры. Вы можете добавлять любые собственные шаблоны и дополнять те, которые уже есть в сервисе. А если работаете с системами электронного документооборота — вам пригодится онлайн-УПД с возможностью выгрузки xml. Всё это бесплатно и доступно пользователям сразу после регистрации.
Убедитесь, насколько облегчает работу с документами программа для создания УПД! Бесплатно попробовать можно прямо сейчас.
Универсальный передаточный документ
Что такое УПД
УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.
Бумажный УПД: применение и оформление
На бумаге его можно использовать вместо:
С помощью УПД можно оформить:
Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.
Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию.
Электронный УПД: универсальный формат для трех типов документов
Возможность составить УПД в электронном виде появилась благодаря формату, утвержденному Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Формат электронного документа применяется шире, чем бумажный УПД. Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит тип полученного документа:
Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, ведь для счета-фактуры и первичных документов они разные.
Документы с функциями СЧФДОП (УПД) или ДОП (первичный документ) подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания.
Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.
Электронные документы экономят ваше время и ресурсы
Как заполнять электронный файл документа, зависит от его функции
Функция — СЧФ
Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:
В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.
Функция — ДОП
В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
Функция — СЧФДОП
В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.
Наши эксперты 24/7 помогают разбираться в вопросах ЭДО
Особенности формата УПД
Если он используется как ДОП или СЧФДОП:
Для всех типов документов
«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.
Области полномочий подписанта-продавца
Области полномочий подписанта-покупателя
Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:
От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.
Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.
Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя.
Создание и отправка УПД
Создание и отправка УПД как счет-фактуры нового формата (СЧФ)
Перед формированием документа убедитесь, что в Профиле настроек ЭДО и в Настройке ЭДО с контрагентом был выбран требуемый формат. После редактирования, в случае изменения формата сохраните изменения в меню Профили настроек ЭДО и меню Настройки ЭДО (по каждому контрагенту, с кем планируется обмен в электронном виде):
Создание и отправка УПД как универсального передаточного документа (СЧФДОП)
Перед формированием документа убедитесь, что в Профиле настроек ЭДО и в Настройке ЭДО с контрагентом был выбран требуемый формат. После редактирования, в случае изменения формата сохраните изменения в меню Профили настроек ЭДО и меню Настройки ЭДО (по каждому контрагенту, с кем планируется обмен в электронном виде):
Для создания и отправки УПД с функцией «СЧФ» (как счет-фактура нового формата) либо с функцией «СЧФДОП» (как счет-фактура нового формата и первичный учетный документ) перейдите в пункт меню Продажи – Счета-фактуры выданные:
В открывшемся окне создайте новый документа нажатием кнопки Создать и выбрав необходимый вид, например «Счет-фактура на реализацию»:
В открытой и заполненной форме счета-фактуры для отправки документа контрагенту перейдите в пункт меню ЭДО – Отправить электронный документ:
Создание и отправка УПД как передаточного документа (ДОП)
Перед формированием документа убедитесь, что в Профиле настроек ЭДО и в Настройке ЭДО с контрагентом был выбран требуемый формат. После редактирования, в случае изменения формата сохраните изменения в меню Профили настроек ЭДО и меню Настройки ЭДО (по каждому контрагенту, с кем планируется обмен в электронном виде):
Получение УПД (СЧФ, СЧФДОП, ДОП)
Для получения УПД с функцией «СЧФ» («СЧФДОП») контрагенту необходимо перейти в пункт меню Покупки (либо Продажи) – Текущие дела ЭДО.
В открывшемся окне необходимо нажать кнопку Отправить и получить.
Полученный документ будет отображен на вкладке Входящие. В случае если контрагент согласен с информацией, содержащейся в документе, ему необходимо нажать кнопку Утвердить, подписать и отправить:
После этого контрагенту необходимо перейти в пункт меню Покупки – Счета-фактуры полученные:
И ознакомьтесь с полученным УПД:
Состояние документооборота по УПД может просмотреть как отправитель, так и контрагент. Для этого в окне формы счета-фактуры необходимо перейти в пункт меню ЭДО – Открыть электронные документы:
Форма отображения транзакций по электронному документообороту на стороне отправителя будет отображена следующим образом:
Форма отображения транзакций по электронному документообороту на стороне контрагента будет отображена следующим образом:
Из данной формы возможно просмотреть документ:
Печатная форма полученного электронного документа вида УПД (СЧФ) будет выглядеть следующим образом:
Электронный документ вида УПД (СЧФДОП) (счет-фактура и передаточный документ) в печатной форме документа имеет отметку слева – «Статус 1». Печатная форма полученного электронного документа вида УПД (СЧФ) будет выглядеть следующим образом:
Электронный документ вида УПД (ДОП) (передаточный документ) в печатной форме документа имеет отметку слева – «Статус 2». Печатная форма полученного документа вида УПД (ДОП) будет выглядеть следующим образом:
Для перехода к списку электронных документов, задействованных в процессе электронного документооборота, перейдите по ссылке в строке Состояние ЭД:
При необходимости возможно запросить уточнение по электронному документу. Для этого нажмите кнопку Еще – Другие действия – Запросить уточнение по электронному документу:
Просмотреть статус документа возможно из архива электронных документов. Для этого перейдите в меню Администрирование – Архив ЭДО и выберите необходимый документ:
Универсальный передаточный документ – альтернатива счету-фактуре и накладной
Для чего был разработан универсальный передаточный документ
Статья актуализирована 14.06.2018г.
Многие реквизиты в счете-фактуре и первичном документе (например, накладной) дублируются. Потребность в едином документе, который позволил бы снизить издержки на обработку информации, назрела уже давно. Но с правовой точки зрения это стало возможно лишь в 2013 году, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который отменил обязательное применение унифицированных форм первичных документов.
Вслед за ним бухгалтерскому сообществу на форуме ФНС России был предложен для обсуждения проект такого документа (ранее он назывался единый отгрузочный документ).
При разработке проекта формы ФНС России принимала во внимание мнения экспертов в этой области, в частности, специалистов фирмы «1С».
В результате работы над проектом появился единый документ, который ФНС разместила на своем официальном сайте 22 октября 2013 г. – приложение к письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры». В письме налоговики предлагают применять форму универсального передаточного документа (УПД), приводят перечень операций, для оформления которых можно его использовать, а также дают рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы. Текущее законодательство позволяет применять документ уже сейчас.
Зачем нужен УПД
На основании универсального передаточного документа можно вести бухучет, списать затраты по налогу на прибыль, а также заявить налоговый вычет по НДС. Такое объединение функций вполне логично и закономерно, так как надлежаще оформленные первичные учетные документы необходимы не только для бухгалтерского, но и для налогового учета.
Приведем для примера отдельные положения, которые определяет налоговое законодательство для заявления вычетов по НДС:
А вот какая роль отводится первичным документам при исчислении налога на прибыль:
Напомним, что требования к первичным учетным документам изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В части 1 этой статьи сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). В части 2 перечислены обязательные реквизиты:
Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9). Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или при использовании ЭДО в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9).
В каких случаях можно использовать УПД
За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).
Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:
УПД может использоваться и как совмещенный документ (первичный и счет-фактура) и как только первичный учетный документ.
Заметьте, использовать новую форму в документообороте не обязательно! Организации и предприниматели могут по-прежнему применять любые другие документы, соответствующие требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Что включает в себя УПД
Рассмотрим подробнее универсальный передаточный документ (УПД).
Видно, что форма счета-фактуры, утвержденная постановлением №1137, «встроена» в УПД, обведена жирной линией и не претерпела никаких изменений. Помимо показателей счета-фактуры в документе также содержатся семь обязательных реквизитов первички, поименованных в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ:
Что такое статус УПД
В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.
Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.
Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:
Как присвоить номер УПД
Номер передаточного документа зависит от его статуса.
Напомним: налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так, при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур, в т.ч. корректировочных и авансовых, присваиваются в хронологическом порядке (письмо Минфина РФ от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Кроме этого, определен специальный порядок нумерации счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).
Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:
Как заполнить дату УПД
В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:
Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:
Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:
Кто ставит подпись в УПД
Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».
В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.
В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».
Изменения, вносимые в часть 3 статьи 9, разграничивают меру ответственности лиц, подписывающих первичные учетные документы. Так, «лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за правильность оформления фактов хозяйственной жизни».
Наименование экономического субъекта и печать
В строке 19 нужно указать сведения о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.
Печать на универсальном передаточном документе не нужна. Во-первых, она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002). Во-вторых, она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати в УПД не будет препятствием, как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль.
Однако, если на документе будет стоять печать, имеющая в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк 14 и 19 можно не заполнять.
Поля, которые заполнять не обязательно, но полезно
В универсальный передаточный документ введены дополнительные поля, которые необязательны для заполнения, но, могут быть удобны для пользователей. К дополнительным относятся следующие поля УПД:
Как заполнить УПД в программе «1С:Бухгалтерия 8»
Пользователи системы «1С:Предприятия 8» уже сегодня могут использовать в работе универсальный документ, который заполняется в соответствие с данными ФНС рекомендациями. Его форма реализована в следующих программах системы «1С:Предприятие»:
В программе «1С:Бухгалтерия 8» универсальный передаточный документ включен в список печатных форм для документов реализации и выданных счетов-фактур на реализацию.
Распечатать УПД со статусом «1», можно на основании счета-фактуры, который был зарегистрирован для документа отгрузки в информационной базе. При нажатии на кнопку Печать нужно выбрать Универсальный передаточный документ. Программа автоматически заполняет реквизиты УПД по данным учетной системы, однако некоторые показатели придется заполнить в режиме редактирования.
Как исправить УПД в «1С:Бухгалтерии 8»
Если в универсальном передаточном документе обнаружена ошибка, необходимо на основании исправляемого документа реализации сформировать документ Корректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах. Нужно внести исправления, затем зарегистрировать счет-фактуру на исправление. После этого можно выбрать печатную форму документа: либо счет-фактуру, либо УПД. В УПД в строке (1а) будет указана дата и номер исправления.
Корректировка реализации и УПД
Как видим, введение в документооборот пользователя универсального передаточного документа совсем не обременительно, зато имеет очевидные плюсы. К примеру, оно позволит: