что такое код подразделения организации

Советы кадровикам, как правильно отразить в штатном расписании обособленные и структурные подразделения и их коды

С помощью штатного расписания на предприятии описывается и закрепляется его кадровая структура – названия должностей, ставки по ним, оклады, подразделения, к которым относятся сотрудники.

Но как именно закрепляются в структуре расписания отдельные виды подразделений (структурные и обособленные), их наименования и кодировка – это и многое другое рассмотрим в данной статье.

Основные понятия

В достаточно крупных компаниях принято образовывать отдельные группы сотрудников, выполняющих схожие трудовые функции и имеющих отдельного руководителя, отвечающего за работу такой группы. Именно это и принято называть структурными подразделениями на предприятии.

Виды структурных единиц предприятия

В том случае, если в организации выделяются отделы, службы, цеха, бригады или другие элементы структуры, они должны быть отражены в штатном расписании (далее – ШР). При этом выделение производится в соответствии с выполняемой ими трудовой функцией.

По выполняемым задачам принято различать следующие виды подразделений:

Обязательно ли указывать их в ШР?

Выделять в расписании подразделения нужно лишь в одном случае: когда они организационно на предприятии существуют.

Официально этот термин в законодательстве не закрепляется. Более того, создание подразделений не является обязательным. Ст. 57 ТК РФ не содержит указания о том, что условия о работе в конкретном отделе являются существенными. Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 г., которым утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, в п. 3.1 указывает, что запись в книжку о подразделении вносится лишь в том случае, когда условие о работе в нём является существенным для заключённого трудового договора.

Как следствие, фактически организация может действовать, не выделяя внутри себя каких-то обособленных структур. В этом случае в расписании будет лишь перечень должностей, не закреплённых за какими-то подразделениями.

Если же они выделяются, то должны быть закреплены специальными положениями или снормативными актами, которые утверждаются руководством предприятия для каждой службы. В документах о создании структур должны быть определены:

Как отразить отдельные виды подразделений?

Кроме выполняемых функций, структуры предприятия делятся и по своей организации. Как именно это деление должно отражаться в штатном расписании?

Обособленные

Ст. 55 ГК РФ выделяет такой вид подразделений, как обособленные, действующие вне того места, где находится организация в целом. Они в свою очередь разделяются на:

В том случае, если у предприятия есть подразделения, действующие отдельно, они должны отражаться в штатном расписании. Обычно в этом случае в документе выделяется отдельный раздел, посвящённый именно кадровому составу филиала или представительства. При необходимости допускается создание приложения к расписанию в виде отдельного листа, где отражены будут лишь те должности и ставки, касающиеся обособленной части.

Структурные

В отличие от обособленных, структурные подразделения действуют по месту нахождения организации. Их отражение в штатном расписании происходит по общим правилам. В частности, при использовании для расписания формы Т-3, утверждённой Госкомстатом РФ в 2004 году, каждое из структурных подразделений должно иметь своё название и код согласно ОКУД, отражаемые в соответствующих графах формы.

В тех же случаях, когда на предприятии действуют свои формы, разработанные согласно ФЗ «О бухгалтерском учёте», в них тоже может предусматриваться указание на подразделения.

Как ввести в ШР новую структурную единицу?

В тех случаях, когда вводится новый отдел или структура, необходимо предпринять следующие действия:

После того, как все процедуры завершены, вновь созданное подразделение начинает свою деятельность в рамках предприятия.

Хотя подразделения не являются обязательным элементом для предприятия, они могут организовываться. И в этом случае необходимо, чтобы штатное расписание, утверждённое в организации, адекватно отражало сформированную структуру компании.

Источник

Как создать единый справочник кодов подразделений предприятия

Каждой относительно крупной, то есть состоящей из нескольких подразделений, организации рано или поздно придется упорядочить свои документопотоки, создать массив необходимых инструкций, справочников, шаблонов и т.д. Один из первых шагов на этом тернистом пути – создание единого справочника кодов (или индексов) подразделений организации. Как его составить, читайте в статье.

БЕЗ КОДА НЫНЧЕ НИКУДА

Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.

В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).

Коды подразделений пригодятся также при внедрении электронного документооборота, даже в минимальном его исполнении.

Кроме того, коды подразделений необходимы различным техническим службам для организации производства. Так, например, технологи используют коды для составления технологических маршрутов изготовления продукции, работники технического архива – для печатания и выдачи технической документации в соответствии с маршрутами, кадровики – для создания штатного расписания. Словом, кодирование подразделений – это нужная и важная работа.

ЧТО МОЖНО УЗНАТЬ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ПО КОДУ?

С ЧЕГО НАЧАТЬ?

Этап I: визуализируем организационную структуру

Если утвержденной структуры в организации нет, можно исправить это упущение, и кадровая служба организации в этом поможет.

Обратитесь к ним с просьбой предоставить рабочий вариант актуальной структуры, объясните, для чего это нужно. Кадровики, как правило, охотно откликаются, так как коды подразделений им самим нужны. При этом могут вас обрадовать, что уже используют простенькую кодировку (забегая вперед, скажу: не пропускайте это мимо ушей, постарайтесь вникнуть в систему индексации, обдумайте и позже предложите свои усовершенствования).

Структура, предложенная отделом кадров, может выглядеть как в Примере 1.

Из примера понятно, что каждое из подразделений имеет своего руководителя – начальника отдела. Группы подразделений образуют направления, во главе каждого стоит директор по соответствующему направлению.

Для утверждения структуру лучше представить в виде блок-схемы, в которой будет четко видна подчиненность (см. Схему 1).

Как видно из блок-схемы, директору подчиняются блоки: административный, коммерческий, логистики и транспорта, технический, производственный, эксплуатационный. Называться они могут по-разному: департаменты, управления, дирекции и т.д., но смысл не меняется – это группы подразделений, объединенные по своему функциональному назначению и подчиненные руководителю высшего звена, возглавляющему конкретное направление деятельности предприятия.

Далее следует развернуть структуру каждого блока. Например, административный блок (см. Схему 2). Организационные структуры каждого из подразделений необходимо приложить к приказу об утверждении организационной структуры предприятия.

Для чего это нужно? Закономерный вопрос, ведь у нас уже есть структура, описанная словесно «в столбик». Однако отрисовка блок-схем позволяет выявить ошибки в иерархической структуре и, следовательно, откорректировать связи между элементами и уровни подчинения.

Этап II: утверждаем организационную структуру

Структура организации утверждается приказом (Пример 2).

Этап III: присваиваем коды

• Основное правило кодировки. Присваивайте только цифровые коды! Избегайте косых черт, дефисов, букв и иных служебных символов и знаков препинания.

Буквы являются источником ошибок и разночтений, косые черточки (слэши) могут стать препятствием при создании электронного архива, поскольку слэш в названии файла компьютер воспринимает как приказ создать вложенную папку.

Также не получится создать каталог или файл, в названии которого будут содержаться символы и знаки препинания. Чтобы избежать подобных неприятностей, лучше использовать только арабские цифры.

• Пример кодировки. Структура нашего предприятия имеет несколько вложений, а именно – 4 уровня. Это видно по нумерации, состоящей максимум из 4 цифр: «3.1.3.2. Склад № 2 импортных комплектующих» (см. Пример 1).

Количество вложений на каждом уровне можно обозначить однозначным числом, однако лучше заложить для каждого уровня двузначное число, поскольку молодые успешные организации имеют свойство разрастаться, небольшие подразделения – увеличиваться и дробиться и т.д. Таким образом, полный код подразделения будет состоять из 8 цифр.

Появление новых блоков или подразделений в организации отражается и в структуре. Например, ваше руководство решило создать представительство организации в другом регионе. В зависимости от функционала подразделения его нужно будет добавить либо отдельным блоком, либо отдельным подразделением в блок.

Пример индексации подразделений гипотетической организации приведен в Таблице 1.

ТАБЛИЦА 1

Пример индексации подразделений

*Полный восьмизначный код подразделения можно сократить, убрав нули в начале и в конце, и оставить только значащие цифры. В этом случае в технологических маршрутах отдел логистики будет иметь код 301, а склад полуфабрикатов – 3010303.

Этап IV: утверждаем справочник кодов

Присвоенные коды подразделений необходимо утвердить приказом и выложить на общедоступном ресурсе организации (Пример 3).

ПРИМЕНЯЕМ КОДЫ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

При индексации дел в номенклатуре

Для этого необходимо присвоить индексы различным видам документов, которые создаются в организации.

01 – приказы по основной деятельности;

06 – служебные записки;

Придерживаться этой системы следует при индексировании дел всех подразделений. Если 06 – код служебных записок, то используется он во всех подразделениях (Пример 4). Эта система подойдет организации, в которой принята децентрализованная или смешанная форма делопроизводства и служебные записки нумеруются валовым способом внутри сгенерировавших их подразделений.

При индексации бланков в альбоме форм

При индексации утвержденных форм в альбоме (если в организации он есть) каждому бланку присваивается уникальный номер, в котором присутствует и код подразделения, которое его разработало и применяет (например, 101 – канцелярия).

Индекс располагается на самом документе в нижнем колонтитуле с указанием документа (приказа), на основании которого он был введен в действие (или изменен), и номера редакции документа. Например, так:

При регистрации служебных записок

Если в организации применяется децентрализованная или смешанная форма ведения делопроизводства, код подразделения можно использовать при нумерации исходящих служебных записок разных подразделений.

Если исходящие служебные записки регистрируются в структурных подразделениях-инициаторах, номер служебной записки, например, из бухгалтерии может иметь вид 102-06-118, где 102-06 – индекс дела, состоящий из кода подразделения и кода вида документа, а 118 – порядковый номер регистрируемого документа с начала года.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Номер документа и код утвержденной формы документа не совпадают. Например, 102-06-118 – номер служебной записки, созданной в бухгалтерии, и 101-04011 – код шаблона служебной записки, являющийся приложением к инструкции по делопроизводству.

СОЗДАЕМ СХЕМУ ЗАМЕЩЕНИЯ

Когда в организации уже есть такие полезные разработки, как структура и справочник кодов подразделений организации, можно создать еще один очень полезный в работе документ – схему замещения руководителей структурных подразделений.

Схема замещения – это документ, утвержденный приказом и содержащий перечень должностей и Ф.И.О. руководителей, специалистов организации и информацию о том, кто их замещает в первую, вторую и третью очередь.

Схему замещения создают, чтобы не прерывать процесс управления. Подобные схемы можно разработать не только для руководящего звена, но и для рядовых сотрудников подразделений.

Если в организации уже есть утвержденная схема замещения, споров, кто именно должен решать тот или иной вопрос в отсутствие одного из руководителей или сотрудников, никогда не возникает.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ЗАМЕЩЕНИЯ

1. Руководителей высшего звена замещают руководители того же уровня.

2. Если у руководителя есть заместитель, именно он замещающее лицо первой очереди.

3. Руководителей ранга начальника отдела могут замещать сотрудники этого отдела из разряда наиболее компетентных.

4. Рядовых сотрудников замещают рядовые сотрудники.

5. Замещаемый и замещающие сотрудники должны быть работниками одной организации.

Разумеется, в зависимости от функционала сотрудников и структуры организации правила могут меняться.

В составлении схемы замещения вам понадобится содействие руководителя организации, начальника отдела кадров и руководителей структурных подразделений, которые должны будут сами определиться с замещающими их работниками, предоставив их Ф.И.О. и должности.

Обратите внимание на сотрудников, занимающих несколько руководящих должностей: для каждой из них нужно будет указать замещающее лицо (см. пп. 6–8 в Примере 5). Схема замещения утверждается приказом (Пример 6).

Как видно из примера выше, директора направления не всегда замещает директор другого направления. Так, например, технического директора (п. 5 в Примере 5) имеют право замещать подчиняющиеся ему главный конструктор и главный технолог, поскольку они руководители, компетентные в этом направлении деятельности.

Как работает схема замещения? Очень просто.

Подобным образом можно утвердить замещающих лиц и для сотрудников, не относящихся к руководителям.

ПЛЮСЫ ЗАМЕЩЕНИЯ

• Исключается «безвластие», поскольку замещающий работник приступает к работе сразу, без ожидания указаний и выяснений «я или не я».

• Замещающий работник точно знает, чьи должностные обязанности ему придется выполнять при замещении, поэтому постоянно будет в курсе дел на этом участке работы.

• Невозможно «свалить» вину за промахи, допущенные при замещении, на кого-то другого.

• При составлении графика отпусков точно известно, чьи отпуска не должны пересекаться.

Структура предприятия, справочник кодов подразделений и схема замещения руководителей – документы, необходимые для слаженной работы предприятия. Подготовив их, вы проявите себя как компетентный работник, которому по силам сложные задачи, требующие знаний бизнес-процессов и внутреннего механизма функционирования всего предприятия.

Источник

Код структурного подразделения в штатном расписании: верное указание и использование

Расписание в штате из числа документов, в которые вносятся тарифы с надбавками, описание самих должностей и единиц штата. Оно составляется для каждого, кто находится на определенной должности, выполняя свои обязанности. В Трудовом Кодексе отсутствует норма, которая бы напрямую указывала на необходимость составления подобных документов, но есть хотя бы два аргумента в пользу оформления:

Правила составления штатных расписаний

Составление документа допускается с использованием бланков, разработанных компанией, но более удобный вариант – уже существующие унифицированные формы. Одна из них – № Т-3. Она состоит из десяти граф, но при необходимости добавляются новые. Если сведения отсутствуют, то строчку можно просто оставить пустой.

Первый шаг – определение полного и сокращенного наименования предприятия. Не обойтись без номера документа, даты и кода ОКПО. Иногда руководители путаются в датах, требующих указания. Первым идет временной промежуток, по которому составлено расписание. После этого ставится дата, когда документ фактически оформлен официально, с подписями.

Если имеется в виду коммерческая организация, то по указанию наименований какие-либо ограничения отсутствуют. Есть лишь одно пожелание – не использовать иностранные слова, с которыми мало кто знаком.

Но иногда в организации от названия структурного подразделения зависят льготы, предоставляемые тем или иным категориям сотрудников. За соблюдение правил в этой сфере обычно отвечают кадровые отделы либо службы, организующие труд и оплату за него. Создаются специальные классификаторы для того, чтобы облегчить задачу и работу.

Отдельное внимание – предприятиям торговой сферы. У них нет структурных подразделений, зато введены отделы по продажам либо коммерции. Они тесно переплетаются с подразделениями, которые заведуют логистикой.

Документы в данной группе не утверждаются без приказа со стороны руководителя или другого человека, наделенного соответствующими полномочиями.

Сначала идет графа 1 «Наименование». Ее заполняет руководитель в том порядке, который определяет самостоятельно. Лучше использовать определенную иерархию для того, чтобы писать о структурных подразделениях, начиная с администрации, и заканчивая обслуживающим персоналом.

Потом идет графа вторая, с кодом. Здесь перечисляются цифровые обозначения для любого подразделения. Тогда будет легче вычислять место, занимаемое тем или иным подразделением в общей структуре. Например, есть финансовый отдел, состоящий из двух подразделений – бухгалтерии и финансов. При обозначении общего департамента кодом 03 отделения обозначаются как 03.01, 03.02, соответственно. Использование трех цифр допустимо, когда работают еще более мелкие отделы.

Графа номер три для указания должности. Заполнение в иерархическом порядке тоже относится к удобным вариантам. Сначала руководители, затем подчиненные, и так далее до последнего отделения.

Стоит особое внимание уделить статье 57 Трудового Кодекса РФ. Она говорит о том, что обязательно соответствие между наименованием и справочниками по квалификации, которые выпускаются на территории нашей страны, среди них:

Штатное расписание: о количествах единиц

Этому вопросу посвящена графа, которая обозначается номером 4. Здесь допустимо использование, как целых чисел, так и их частей. Например, 0,25 и так далее. Правило распространяется и на совместителей.

Отображения требуют не только единицы штата, сохраняющиеся сейчас, но и работа, которая попала в раздел вакансий. Только при сохранении открытых должностей возможен прием новых сотрудников. Обязательное требование – включение вакансий в штатное расписание.

Не стоит заблуждаться – велика вероятность появления разницы между фактической работой и описанием единиц. К примеру, при введении совмещения, когда одна должность занята несколькими людьми, или если введен рабочий день, который дополняют неполные смены. Тогда сначала пишут о должностях, а потом о суммарном количестве единиц.

Информация по тарифным ставкам

Пятая графа для отображения зарплаты, определяемой по тарифным ставкам. Обязательно указание сетки по тарифам, главной единицей измерения при этом остаются рубли.

Использование так называемой «вилки» приводит к появлению дополнительных трудностей. Это значит, что вводится разный оклад для одной и той же должности в разных условиях. Применение данного порядка ведет к тому, что законодательство нарушается. Оно обязывает установить равноценные тарифы для всех.

Документ должен содержать описание каждой должности с окладом одного размера. Кроме ситуаций, когда сразу у нескольких структур существуют одинаковые должности. Надбавки – один из инструментов, помогающих регулировать оплату за труд.

О надбавках в расписании

Графы 6, 7 и 8 используются как раз для отображения надбавок. Неважно, какой характер они носят – компенсационный или же стимулирующий. В этом разделе должны размещаться данные о поощрительных выплатах, доплатах, надбавках и премиях. Они делятся по двум основным группам:

Если речь о премиях, введенных на уровне законодательства – надбавки ставятся в минимуме. Например, северные надбавки оцениваются в 10%. На работу можно принять сотрудников, у которых различный стаж в той или иной сфере. Значит, в результате они получат различные компенсации.

Для установления надбавок используется несколько единиц измерения:

Но не всегда возможно использовать что-то одно, потому иногда отдают предпочтение смешанным решениям. Легко добавляются новые графы, если имеющихся перестает хватать. При этом указываются абсолютно все виды надбавок, определенные в той или иной должности. Графа 9 играет роль итоговой. Здесь считают сумму по окладам, приходящимся сразу на все единицы штата. Не забываем о надбавках.

Как делать примечания и изменения в документе

Чаще всего эта графа вообще не подвергается каким-либо изменениям. Встречается всего несколько ситуаций, когда заполнение становится обязательным:

Чаще всего расписание штата – это документ планового характера. Одному году равен оптимальный период действия, но нельзя заранее просчитать внесение всех изменений. Потому возникает ситуация, когда значительная часть информации переписывается. Для внесения корректировок существует два общепринятых решения:

Не допускается ситуация, когда из унифицированных форм удаляются отдельные реквизиты. При изменениях обязательно оформление соответствующих бумаг с организационно-распорядительным содержанием. Графы в документах могут быть расширены либо сужены. Чтобы было удобно размещать, обрабатывать информацию, многие компании добавляют строки и вкладные листы. Отдельная графа используется для отображения сведений, связанных с приказом, утвердившим само расписание.

Обязательно ли ознакомление с документом?

Законодательство обязует знакомить сотрудников только с теми частями документов, которые непосредственно привязаны к исполняемым ими обязанностям. Штатное расписание можно не показывать, если на трудовом договоре стоит подпись, подтверждающая, что человек ознакомлен со всеми бумагами, которые представляют интерес для него, и когда в соглашении есть все сведения, связанные со стандартными окладами и надбавками.

Дополнительные правила для изменений

Работа со штатным расписанием

Если изменения связаны с должностями, их оплатой или наименованием, то часто затрагивается тот персонал, что уже выполняет свои обязанности в той или иной должности. В связи с этим приходится вносить корректировки вообще во все бумаги, связанные с кадровым делом.

Из возможных перемен:

Во всех этих ситуациях действует свой порядок корректировки кадровой документации.

Переименование должности

Изменение, которое не меняет оклада и не сказывается на непосредственных обязанностях. Но надо помнить, что название должности относится к существенным условиям в любом договоре. Изменение таких условий допускается по инициативе руководства либо при достижении соглашения между сторонами. Главное, чтобы сама функция сотрудника осталась неизменной. Об изменениях надо предупредить самого сотрудника не позднее, чем за два месяца до внесения.

Внесение корректировок станет невозможным, если у самого сотрудника есть возражения. Когда их нет – хорошо. Остается только записать все в форму Т-2 и трудовую книжку.

Те же правила действуют в ситуациях, когда меняется наименование структурного подразделения.

Изменения по окладам

В трудовых договорах условие относится к существенным. Обязательно направление предупреждения сотрудникам в письменной форме, минимум за 60 дней до введения корректировок. Им подвергается не только расписание штата, но и другие личные документы работников, например, трудовой договор.

Обычно для оформления любого соглашения и изменения руководитель выпускает отдельный приказ. В приказе надо указать следующие причины изменений:

Главное – правильно оценить последствия, связанные с теми или иными действиями.

Как штатные расписания утверждаются?

Многие предприниматели предпочитают использовать валюты зарубежных стран при вычислении окладов с надбавками. Особенно это касается компаний, где значительная часть капитала образована именно такой валютой, или где учредители – граждане зарубежных государств. При этом прямо в ТК РФ отсутствуют нормы, которые бы запрещали так поступать.

Главное – принимать во внимание сразу несколько законодательных норм. Например, те, которые касаются ставок и надбавок, стандартных окладов. Окладом называют перечисления с фиксированными размерами, в связи с выполнением обязанностей по должности. При определении данной выплаты не учитываются компенсации, поощрения и тому подобные расчеты. А вот ставки по тарифам только входят в зарплату. Они не должны меняться, пока действует трудовой договор. За исключением ситуаций, когда сторонам удается прийти к соглашению при определении должных сумм.

На практике чаще считают, что этот вопрос находится в компетенции того, кто руководит предприятием в настоящее время. Можно составить отдельный приказ, в котором обязанность по оформлению документа возлагается на того или иного сотрудника. Обязанности закрепляются также должностными инструкциями, трудовыми договорами.

Если предприятия небольшие, то составление расписаний становится обязанностью для тех, кто представляет кадровую службу: либо бухгалтеры, юристы. А вот для крупных предприятий актуально перепоручение вопроса отдельному планово-экономическому подразделению, или отделу, который занимается вопросами заработной платы, условиями труда.

Штатные расписания для филиалов

Филиалы не могут иметь статус юридического лица. Значит, по отношению к сотрудникам они не выполняют функцию работодателя. Филиалы – это структурные части одного целого, как и: иные подразделения, сектора, отделы. Потому оформление расписаний с частичной схемой неправильно. Документ требуется для оформления структуры целого предприятия.

Свое расписание может оформляться у филиала только в том случае, если соответствующее распоряжение дано руководителем. Если право дано, то в шапке пишут не наименование отдела, а полное имя самой организации.

Немного об утверждении и внесении изменений

При этом сам приказ должен содержать дату, когда составлено само расписание, и номер, под которым оно регистрируется. Порядок для утверждения можно указать в конкретных документах на предприятии, разрабатываемых самостоятельно. Если документы составлены с ошибками, то их утверждают только после внесения всех необходимых изменений.

Номер вверху справа – обязательный атрибут, без которого регистрация невозможна. Этот номер вносят в учетные журналы. Корректировки тоже требуют оформления приказа.

Расписания по штату входят в число местных документов-нормативов. В нем нужно отразить информацию не только о единицах в штатах, но и о размере оплаты труда. Они тоже устанавливаются нормативными актами, разработанными на самом предприятии. При этом для утверждения документа необязательно ставить печать организации.

Иногда на предприятии сначала составляются проекты нескольких расписаний, а затем они вводятся в единый документ. Такие бумаги тоже хранятся, но не более пяти лет. Обычные расписания хранятся на предприятии постоянно. Некоторые компании ведут переписку, решая вопрос о введении должности в структуру. Такая переписка хранится максимум три года.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник