как должен оформляться код организации
Требования к оформлению документов по делопроизводству
Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.
Правила оформления документов и их значение
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
Требования ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
В приложениях А, В даны:
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
Документы организации: учитываем новый стандарт
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
Заключение
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.
Классификатор ОКУД
ОКУД — Общероссийский классификатор управленческой документации.
| Код ОКУД | Наименование | КЧ | Индекс | Периодичность |
|---|---|---|---|---|
| 0200000 | Унифицированная система организационно-распорядительной документации | 2 | ||
| 0300000 | Унифицированная система первичной учетной документации | 1 | ||
| 0400000 | Унифицированная система документации, устанавливаемой Банком России | 8 | ||
| 0500000 | Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации | 9 | ||
| 0600000 | Унифицированная система отчетно-статистической документации | 1 | ||
| 0700000 | Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий | 0 | ||
| 0800000 | Унифицированная система документации по труду | 5 | ||
| 0900000 | Унифицированная система документации пенсионного фонда российской федерации | 7 | ||
| 1000000 | Унифицированная система внешнеторговой документации | 1 |
В Российской Федерации применяется единая система кодирования и классификации информационных массивов. Она состоит из отдельных классификаторов, охватывающих различные области предоставляемой в органы статистики информации. Известны общероссийские классификаторы, например, ОКОФ (основные фонды), ОКУН (услуги населению), ОКЕИ (единицы измерения) и ряд других. Частью этой системы является ОКУД – классификатор управленческой документации, применяемый, как и другие, в общероссийском масштабе.
| Для справки | |
|---|---|
| Аббревиатура | ОКУД |
| Обозначение | ОК 011-93 |
| Введение | 01.07.1994 (Постановление Госстандарта России № 299 от 30.12.1993) |
| Изменение | 01.08.2019, № 112 (Приказ Росстандарта от 17.07.2019 N 399-ст) |
| По-английски | Russian Classification of Management Documentation |
ОКУД: назначение и история изменений
ОКУД (или ОК 011-93) утвержден 30/12/93 г. Госстандартом, постановлением №299, начал действовать с 01/07/94 г. Классификатор неоднократно уточнялся и дополнялся. В настоящее время действует редакция документа от 12/12/18 г.
Госстандарт подготовил еще одно изменение (108) от 27/12/18 г. Оно вступает в силу с 01/03/19 г. Текст изменений официально публикуется в информационном указателе «Нацстандарты». Кроме очевидной цели – уменьшения количества применяемых бланков, классификатор необходим для решения определенных проблем учета и обработки информации, таких как:
На заметку! Ранее в России применялся общесоюзный КУД под номером 1 89 012.
Классифицируются документы общероссийские, применяемые в межотраслевом, межведомственном документообороте и разрабатываемые в министерствах (ведомствах).
Структура ОКУД
Классификатор представляет собой перечень наименований и кодов форм документации, сгруппированных по блокам-системам: организационно-распорядительной, первичной учетной, устанавливаемой Банком РФ и прочей документации.
Каждый такой блок сам объединяет схожие группы документов, например, организационно-распорядительный состоит из сгруппированных форм по созданию, ликвидации, реорганизации. В каждой такой группе собраны документы одного вида.
Исходя из сказанного, можно определить структуру кода:
Пример: код по ОКУД 02 11 111 7, «Положение об организации». Класс 02 — «организационно-распорядительные», подкласс 11 – «по созданию организации», 111 — «регистрационный порядковый номер положения об организации». Расшифровав код, можно получить полную информацию о бланке и его назначении. Цифра, контролирующая правильность введения кода, — 7.
Для некоторых групп документов код может несколько видоизменяться в связи со сложившейся практикой кодировки. Например, класс 03 содержит еще одно звено кода. Особо выделяются группы документов по учету сельхозпродукции, сырьевых сельскохозяйственных запасов, по отраслям.
Классы 60-79 в документе не приводятся. Они закреплены за российскими Вооруженными Силами.
На базе действующего ОКУД федеральные исполнительные властные структуры могут создавать собственные формы для подконтрольных организаций, согласовывая их создание с Комитетом по статистике (пост. Пр-ва №835 от 8/07/97 г.). Они используют класс 03. Если создаются отраслевые либо ведомственные классификаторы и возникнет необходимость создания новых классов, используются зарезервированные создателем коды от 80 до 99.
Документы организации и ОКУД
При разработке внутриорганизационной документации, не относящейся к унифицированной (или утверждении к применению унифицированной), нередко возникает вопрос об ОКУД. Обязательно ли при утверждении отдельных документов или альбома унифицированных форм в организации применять ОКУД или действовать по правилам его формирования при разработке собственных форм? Относится ли этот реквизит к обязательным?
ФЗ-402 от 6/12/11 г., ст. 9, определяет обязательные реквизиты документа:
Код ОКУД, как обязательный, в ФЗ не поименован, из чего следует, что отсутствие ОКУД не лишает документ законной силы. Ведомственные документы подтверждают эту позицию (например, документ Минфина №ПЗ-10/2012 от 4/12/12 г., письмо Роструда №ПГ/1487-6-1 от 14/02/13 г.).
В то же время если в организации повсеместно используется ОКУД унифицированных форм, то нарушением это не является. При скачивании формы из сети или использовании типографской ОКУД может отсутствовать по причине, указанной выше: он является необязательным реквизитом либо форма не является унифицированной.
Чтобы точно определить ОКУД документа, следует обратиться с запросом в статистический орган. Ожидание ответа может занять некоторое время. Ускорить получение сведений можно, зайдя на официальный сайт Госкомстата и найдя информацию самостоятельно. Официальный запрос имеет смысл в случае, если эту информацию необходимо затем предоставлять в официальные инстанции, например, в суд.
Заполнение реквизитов организации
Автоматическое заполнение реквизитов по ИНН
Рекомендуется автоматически заполненять реквизиты организации по ИНН. Для этого достаточно указать ИНН и нажать кнопку «Заполнить«.
Основные реквизиты организации
Для вновь зарегистрированной организации актуальные реквизиты указаны в документах, подтверждающих факт регистрации. С 2017 это Лист записи Единого государственного реестра юридических лиц.
Если организация зарегистрирована давно, то актуальные реквизиты лучше смотреть в выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Кроме того, выписка содержит практически всю необходимую информацию, которая указывается в документах о постановке на учет в налоговой, ФСС и ПФР. Выписку в файле pdf можно получить на сайте ФНС.
Все реквизиты организации в листе записи и выписке из ЕГРЮЛ приводятся в виде таблицы. Рассмотрим основыне показатели.
Полное наименование – состоит из полного наименования организационно-правовой формы и собственного наименования, которое выбирается учредителями произвольно с учетом существующих требований законодательства,
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) – это номер, под которым внесена информация о юридическом лице в ЕГРЮЛ. ОГРН также вынесен и в шашку выписки.
Реквизиты, относящиеся к регистрации юридического лица, можно посмотреть в разделе Сведения об учете в налоговом органе
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
Код причины постановки (КПП)
Среди основных реквизитов указывается наименование в программе. Это наименование будет отображаться только на экране. В формах первичных документов будет печататься полное или сокращенное наименование, которое устанавливается в реквизите Наименование, используемое при печати документов.
Так же для технических нужд в программе используется двухбуквенный префикс. Он необходим чтобы технически отличать документы каждой организации в одной информационной базе.
Пенсионный фонд и фонд социального страхования
Сведения о регистрации в Пенсионном фонде Российской Федерации и Фонде социального страхования указываются в соответствующих разделах выписки.
Регистрационный номер ПФР, который состоит из 12 цифр
В программе также указывается код территориального органа. Он состоит из двух частей: кода региона (3 цифры) и кода района постановки на учет (3 цифры). Как правило, код совпадают с первыми 6 цифрами регистрационного номера и заполняется в программе автоматически.
Регистрационный номер страхователя в ФСС.
В программе также необходимо указать Код подчиненности. Он состоит из пяти цифр, причем, как правило, первые 4 цифры совпадают с первыми 4-мя цифрами номера страхователя, а 5-я цифра равна 1. В программе он заполнится автоматически по введенному номеру.
Коды статистики
Основной код по общероссийскому классификатору видов экономической деятельности (ОКВЭД) указан в выписке из ЕГРЮЛ.
Код по общероссийскому классификатору видов экономической деятельности (ОКВЭД).
С 2017 года в отчетности в ФНС и Росстат используются коды по классификатору ред. 2. Код по классификатору ред. 1 с 2017 года можно не заполнять.
Присвоенные организации коды статистики указываются в уведомлении Росстата. Получить уведомление в виде pdf файла можно на сайте Росстата.
Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) – присваивается каждой организации. Под этим кодом организация стоит на учете.
Код по общероссийскому классификатору административно-территориальных образований (ОКАТО).
В настоящее время не применяется и для вновь созданных организаций может не заполняться.
Код по общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований (ОКТМО).
В программе коды ОКАТО и ОКТМО заполняются автоматически в зависимости от указанного адреса регистрации и соответствующей этому адресу инспекции ФНС.
Код по общероссийскому классификатору форм собственности (ОКФС)
Код по общероссийскому классификатору организационно-правовых форм (ОКОПФ)
В числе кодов статистики необходимо указать Код территориального органа Росстата, которому подотчетна организация. Он требуется для сдачи отчетности в электронном виде. Код определяется автоматически, в зависимости от адреса регистрации. При необходимости, уточните его в территориальном органе Росстата.
Прививки, техосмотр и налоги: что изменится в октябре 2021 года
В октябре не ожидается новых выплат, но изменятся правила техосмотра, закончится оформление кэшбэка за путевки в лагерь, немного вырастут оклады силовиков и станет больше контроля: за переводами, корпоративной связью и инвесторами. Еще можно будет сделать прививку в частной клинике и оформить право на квартиру через нотариуса.
Главные изменения октября — в этом разборе.
Основные изменения
Карта «Мир» для детских выплат
С 1 октября для выплат на первого и второго ребенка до 3 лет нужна карта «Мир». Это последний вид господдержки для семей с детьми, для которого все еще не требовалась национальная платежная система. Теперь деньги будут зачислять только на счет в банке с картой «Мир» или вообще без карты.
Выплаты приходят в конце месяца, так что есть время оформить подходящую карту и сообщить новые реквизиты в соцзащиту и пенсионный фонд.
Бесплатные прививки
Теперь прививки по национальному календарю и в период эпидемий можно будет бесплатно сделать не только в государственной поликлинике, но и в частном медцентре. Государство будет поставлять в клиники нужные препараты. Скорее всего, бесплатной в этом случае будет только вакцина, а осмотр врача и сам укол — за деньги.
Но даже так это позволит прилично сэкономить — особенно на детских прививках. Зачастую родители идут в платную клинику только из-за удобства, хотя та же вакцина есть в поликлинике. А вот если захочется привиться иностранным препаратом, придется платить.
Проверьте с помощью теста, какие прививки вам стоит сделать. И почитайте, какие прививки нужны детям и как на них сэкономить уже сейчас.
Обязательный контроль переводов
Если некоммерческая организация получает или тратит деньги, эти операции подлежат обязательному контролю — то есть данные о них передаются в Росфинмониторинг. Раньше под контроль попадали переводы из-за границы и все расходы на 100 000 Р и больше. А теперь — вообще все. И не только из других стран.
Зачисления физлицам или организациям с территории иностранных государств из секретного перечня тоже будут контролировать без ограничения суммы. Это новый пункт с 1 октября. Список стран, которые попадут под обязательный контроль, доведут только до банков. Для остальных будет сюрприз.
Как сделать ремонт и не сойти с ума
Отчеты о переводах с электронных кошельков
Отчет нужно сдать при совпадении таких условий:
Если не сдать отчет, можно получить новый штраф — от 20 до 40% суммы поступлений за отчетный период. Все подробности о новых требованиях и отчетах — в отдельном разборе.
Кэшбэк за детский лагерь
До 20 октября нужно подать заявление, чтобы получить компенсацию за путевки в детский лагерь при оплате до 25 мая 2021 года. Это для тех оплат, что были до акции с кэшбэком по карте «Мир».
Повышение окладов силовиков
С 1 октября должностные оклады военнослужащих и правоохранителей вырастут на 3,7%. Это не значит, что на столько увеличится их доход, ведь оклад по воинской должности и званию — только часть выплат.
Анализ аудитории новостных агрегаторов
С 1 октября новостные агрегаторы и аудиовизуальные сервисы должны предоставить возможность анализа их аудитории. Уполномоченная организация будет получать, записывать и систематизировать данные об объеме и предпочтениях аудитории. Роскомнадзор будет вести перечень сервисов, которые попадут под такой анализ.
Исследование будет проводиться с помощью специальной программы. Сервис обязан ее установить. Эти данные обещают не использовать для других целей — только для исследований.
Раньше такой анализ уже проводили в отношении аудитории телеканалов — еще с 2016 года. Уполномоченной организацией была компания MediaScope.
Корпоративная связь
Операторы связи будут передавать в Роскомнадзор сведения об абонентах, которые пользуются симкартами, оформленными на юрлиц и ИП.
Вот какие данные будут проверять:
С июня 2021 года все корпоративные симкарты регистрируются, а данные об абонентах проверяются — это нужно подтверждать через госуслуги. Симкарты без подтверждения работать не будут.
Признаки иноагентов
Иностранным агентом могут признать некоммерческую организацию, которая хоть и зарегистрирована в России, но получает деньги или имущество от российских организаций, чьи бенефициары — иностранцы. С октября местом нахождения иностранных НКО не может быть жилое помещение.
Появится еще один повод для внеплановой проверки НКО: сообщение в Минюст от кого угодно, что организация участвует в мероприятиях, которые проводит нежелательная организация.
Регистрация прав на недвижимость
С 28 октября заявление на регистрацию прав и прилагаемых документов можно будет подать через нотариуса. Максимальный размер машино-мест теперь не ограничивается. Раньше он составлял 6,2 × 3,6 м.
Оформление детских выплат
31 октября 2021 года — последний день подачи заявлений на единовременную выплату для школьников. Почти все уже получили по 10 000 Р на ребенка, но кто не успел — еще может обратиться за деньгами через госуслуги.
Новые правила техосмотра
С 1 октября все-таки должны заработать новые правила техосмотра. Их планировалось ввести еще с 1 марта, но пришлось отложить. Теперь будет проводиться обязательная фотофиксация, а диагностическую карту оформят в электронном виде — с передачей данных в общий реестр. На бумаге ее выдадут только по запросу. Для надежности лучше пока ее получить.
Если диагностическая карта заканчивалась с 1 февраля по 30 сентября, она продлевалась на полгода. По истечении срока нужно пройти техосмотр. И хотя ОСАГО без него купить уже можно, но сама процедура пока не отменена.
Тестирование инвесторов
С 1 октября неквалифицированным инвесторам будет предлагаться тестирование перед некоторыми сделками. Для каждого вида финансовых инструментов — отдельный тест. Его можно пройти бесплатно в онлайн-режиме — в приложении или личном кабинете брокера. В тесте будут вопросы и варианты ответов. Пересдавать можно сколько угодно раз.
Квалифицированным инвесторам тесты не нужны, у них свои требования. Все подробности о тестировании — в нашем разборе.
Налоговые уведомления
Владельцам имущества уже приходят налоговые уведомления. В них указаны суммы налога на имущество, землю и транспорт за 2020 год. Заплатить нужно до 1 декабря.
Если есть личный кабинет на сайте ФНС, уведомление придет только туда. Без личного кабинета или по заявлению его пришлют на бумаге, по почте. На госуслугах уведомления проверять не нужно: там их нет.
Налоги можно платить частями и онлайн. Проверьте, есть ли у вас и ваших близких льготы: возможно, о них стоит сообщить в налоговую для перерасчета начислений.
Что такое ОКПО?
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) — это главный государственный классификатор хозяйствующих субъектов страны. А код ОКПО — это восьми- или десятизначный номер в классификаторе, который орган статистики назначает организации или ИП. На территории России этот код должны иметь каждая организация или предприниматель.
В нашей статье мы разберем, что такое код ОКПО, кому и зачем он нужен, где его взять и как с его помощью получить максимум информации о предприятии.
Зачем нужен код ОКПО?
Общероссийский классификатор систематизирует все организации и предпринимателей во всех государственных базах данных. Коды ОКПО помогают различным ведомствам обмениваться информацией и проводить статистический анализ. То есть, прежде всего коды ОКПО необходимы нашей службе статистики. Государственная задача — создать единое информационное поле хозяйствующих субъектов на территории России, и это делается с помощью кодов.
С другой стороны, код ОКПО необходимо знать самим предпринимателям и руководителям организаций. Они требуются не каждый день, но в ряде ситуаций без них не обойтись.
Ведите учет, платите налоги и зарплату, отправляйте отчетность в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия!
Кому назначается код ОКПО?
В Общероссийский классификатор попадают все хозяйствующие субъекты: юридические лица (включая филиалы и представительства), индивидуальные предприниматели и организации, которые ведут деятельность без образования юрлица. Деятельность предприятия на рынке будет легальной только после получения кода ОКПО. Этот код становится опознавательным знаком ИП или организации для всех информационных систем Статистики.
Обратите внимание: одинаковых кодов ОКПО не бывает. Случается совпадение кодов, если хозяйствующий субъект был ликвидирован, и тогда его код по прошествии 5 лет можно присвоить новой организации или ИП. Если вы столкнулись с одинаковыми кодами ОКПО у организаций, просто сверьте ИНН: если ИНН не совпадают, то речь идет о разных организациях, и одна из них давно прекратила существование.
Есть ли код ОКПО у ИП?
Сегодня в большинстве случаев коды ОКПО даны предпринимателям с момента регистрации: их начали выдавать предпринимателям с 1999 года. Сейчас ИП имеют свой собственный раздел в классификаторе. Код у предпринимателей состоит из 10 цифр вместо 8, как у юрлиц и других организаций. Если вы начали предпринимательскую деятельность до 1999 года, обратитесь за кодом ОКПО в Управление Росстата.
Обычно предприниматели не знают свой код ОКПО, потому что им при заполнении документов можно ставить прочерк в строке с кодом. Также он не требуется при ведении дел или заполнении отчетов и деклараций.
Как получить свой код ОКПО при регистрации?
Федеральная служба госстатистики (она же Управление Росстата) выдает номера ОКПО. Эта служба ведет и сам Общероссийский классификатор: аккумулирует сведения о хозяйствующих субъектах.
Организации и ИП при регистрации получают письмо Росстата с кодом ОКПО. Таким образом, получить его впервые очень просто: он выдается вместе с другими регистрационными документами.
Как узнать свой код ОКПО?
Если вы потеряли письмо с кодом, запросите его повторно в территориальном отделении Росстата (эта услуга платная). Запрос в статистику можно принести лично или отправить в электронном виде через сайт.
Также можно воспользоваться сервисом Росстата, где поиск ведется по ИНН, ОГРН или типу уведомления. Так вы можете узнать не только свой код, но и коды контрагентов.
Как найти код ОКПО для организации?
Коды крупных предприятий / организаций можно узнать, если у вас на руках есть договора, лицензии, бухгалтерские документы фирмы, где этот код должен проставляться вместе с другими реквизитами. Часто код присутствует на печати предприятия.
Также номер ОКПО фирмы можно узнать с помощью поисковых систем в интернете. Многие организации публикуют код ОКПО на своем сайте в разделе реквизитов.
За кодом фирмы можно обратиться в Росстат: заполните необходимую форму, укажите свои паспортные данные, свидетельство о регистрации предприятия и ИНН. В течение нескольких дней вы получите информационное письмо с кодом ОКПО интересующей организации.
Также можно получить код в ФНС в выписке из ЕГРИП или ЕГРЮЛ. Заполните заявку, оплатите пошлину, и в течение 5 дней налоговая предоставит данные предприятию.
Ведите учет, платите налоги и зарплату, отправляйте отчетность в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия!
Как сменить код ОКПО?
Главная задача кода — указывать ту отрасль, в которой занято предприятие. Поэтому код ОКПО изменяется при смене отрасли деятельности и требуется тем предприятиям, которым пришлось кардинально сменить ведущую деятельность. Если код не указывает на отрасль деятельности, контролирующие органы могут наложить штраф на организацию.
В остальных случаях номер ОКПО не меняется в течение всей жизни предприятия. Реорганизация или открытие филиалов, смена юридического адреса не требует смены кода.
Для смены кода обратитесь в территориальный орган статистики и запросите новый код ОКПО в связи со сменой деятельности.
Как устроен ОКПО? Какова его структура и разделы?
Классификатор организаций и предпринимателей состоит из двух больших разделов:
Каждый большой раздел классификатора состоит из:
Классификатор постоянно меняется, Статистика вносит в него дополнения и изменения, поэтому справочник существует только в электронном виде и нигде не публикуется: издание заняло бы много томов, а переиздание происходило бы еженедельно.
Бухгалтерский веб-сервис Контур.Бухгалтерия позволяет узнавать коды ОКПО контрагентов за пару минут. Здесь вы можете вести учет, начислять зарплату, отправлять отчетность онлайн и пользоваться поддержкой наших специалистов.