книга жалоб и предложений с qr кодом
Книгу жалоб отменили. Как теперь работать с претензиями клиентов?
С 1 января 2021 года действуют новые правила розничной торговли. Одно из новшеств, на первый взгляд, упростило жизнь продавцов: магазины больше не должны держать в уголке потребителя книгу отзывов и предложений. Предъявлять ее по требованию потребителя они тоже не обязаны. Но никакого нового формата вместо привычной для всех книги законодатель не предложил.
В то же время новые правила торговли (утверждены Постановлением Правительства РФ от 31.12.2020 № 2463) с 2021 года ввели обязанность, в случае поступления претензии потребителя, направить ему ответ в отношении заявленных требований.
В этой статье попробуем разобраться, как теперь принимать и обрабатывать претензии клиентов, какие есть альтернативы книге жалоб и в какие сроки нужно отвечать покупателям. Например, если они оставили претензии в соцсетях.
Для кого отменили книгу жалоб
Стоит отметить, что новые правила торговли избавили от обязанности иметь книгу жалоб (или книгу отзывов и предложений) только организации розничной торговли, то есть интернет-магазины,флайн-магазины.
Если у вас ресторан, парикмахерская, химчистка, турагентство или другой бизнес, связанный с оказанием услуг, книга отзывов и предложений по-прежнему должна быть. Книга отзывов и предложений обязательна для организаций, которые работают с потребителями.
Каких-то особых инструкций к ведению книги жалоб нет — главное, чтобы она была в наличии и выдавалась потребителю по первому требованию. Пожеланий к форме тоже нет — книгу жалоб можно купить в канцелярском магазине или использовать простую тетрадь. Обычно книгу размещают в уголке потребителя.
Если книги жалоб не будет, бизнес могут оштрафовать по ст. 14.4 КоАП:
Реагировать на записи в книге жалоб нужно в зависимости от фактического содержимого. Если это просто отзыв о работе, благодарность или предложение по развитию бизнеса, можно не отвечать. Для перестраховки от возможных претензий и разбирательств проверяющих органов компании ежедневно просматривают книгу и оставляют там небольшой ответ. Что-нибудь вроде «Спасибо, принято, рассмотрим и учтем».
Сложнее, если в книгу попала жалоба с требованиями потребителя — такую запись проверяющие органы или суд могут признать претензией. Например, это может быть требование вернуть деньги за испорченный товар или отремонтировать технику. Такая запись — юридически значимое заявление потребителя. Если не отреагировать в установленный законом срок, компанию могут оштрафовать.
Что такое претензия и как на нее реагировать
Претензия может называться как угодно — например, заявление, требование, жалоба. Главное — суть: потребитель требует от вас что-то и считает это требование законным. Например, это может быть заявление на возврат денег за проданный некачественный товар. Или требование заменить товар, потому что он не работает.
Если потребитель допустит в жалобе ошибку в оформлении, например, обратится к конкретному сотруднику или не оформит «шапку» с названием компании, суд все равно может признать такой документ претензией. Главное, чтобы в нем содержалось требование. Аргументировать его ссылками на нормативные акты потребитель не обязан.
Пользуйтесь системой лояльности в Контур.Маркете. Мотивируйте клиентов покупать чаще и больше, при минимальных расходах на персональные скидки или бонусы.
С доводами, изложенными в претензии, нужно разбираться. Если клиент прав, нужно удовлетворить требования. Если не прав — написать ответ, лучше с юридическим обоснованием отказа. За игнорирование или неправомерный отказ клиенту суд может оштрафовать бизнес — по ст. 13 «Закона о защите прав потребителей» это половина от требуемой им суммы. То есть, если клиент просил 100 000 руб., а бизнес неправомерно отказал, придется заплатить эти 100 000 руб. и еще 50 000 руб. штрафа.
Обращение по почте или в соцсетях — претензия или нет?
Досудебная претензия входит в так называемые юридически значимые сообщения, которые компания должна принимать во внимание в своей деятельности.
В п. 65 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25 есть разъяснение: если иное не установлено законом или прямым запретом в договоре между сторонами, то юридически значимое сообщение может быть отправлено в том числе электронной почтой или другим видом связи, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано.
Проще говоря, если в договоре нет прямого запрета использовать электронную почту, смс-сервисы или мессенджеры, а такие контакты у компании есть, и они открыто опубликованы, например, на официальном сайте, потребитель может направить на них досудебную претензию. За отсутствие ответа на нее могут оштрафовать.
Мы не планируем убирать книгу жалоб из уголка потребителей. Правда, сами клиенты очень редко оставляют в ней свои предложения. Они активно пользуются другими инструментами: заполняют форму обратной связи на сайте в личном кабинете, заходят в онлайн-чат или звонят в контакт-центр компании.
Еще мы анализируем поступающую информацию из внешних источников: социальные сети, сайты с отзывами, мнения пользователей сервисов с картами в Яндексе и Гугле.
Татьяна Бельская
заместитель директора департамента клиентского сервиса ООО «Байкал-Сервис ТК»
Как отвечать на претензии в книге жалоб
Главное правило ответа на претензии, поступившие в компанию в любой форме, — разобраться в ситуации с точки зрения закона. Ведь когда потребитель оставляет претензию, он считает, что его права ущемили, значит, есть какая-то статья закона, которая регулирует проблему.
Оставляйте себе доказательство того, что клиент получил ответ. Например, если претензия оставлена в книге жалоб, дайте ответ клиенту в ней же и продублируйте его заказным письмом с описью вложения. Если дело дойдет до суда, сможете доказать свою добросовестность.
Срок, за который необходимо дать ответ, зависит от сути претензии. Обычно он указан в соответствующей статье «Закона о защите прав потребителей». Вот наиболее распространенные ситуации.
Все обращения со всех источников, а не только из книги жалоб, в компании обязательно регистрируются, анализируются и прорабатываются.
Мы обрабатываем их в два этапа. На первом анализируем проблему и предлагаем клиенту решение его вопроса. Ответ направляем в день регистрации обращения или максимум на следующий день. На втором этапе определяем причины, почему появилось это обращение. Проводим разбор ситуации с сотрудниками, если имел место человеческий фактор, или устанавливаем причины сбоя в процессе и устраняем его.
Татьяна Бельская
заместитель директора департамента клиентского сервиса ООО «Байкал-Сервис ТК»
Коротко о том, как работать с претензиями клиентов после отмены книги жалоб
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Предприятия торговли не обязаны иметь книгу отзывов и предложений. Какие еще изменения коснулись деятельности организаций в сфере розничной торговли
Напомним, с 1 января 2021 г. в силу вступило постановление Правительства Российской Федерации от 31.12.2020 № 2463 «Об утверждении Правил продажи товаров по договору розничной купли-продажи, перечня товаров длительного пользования, на которые не распространяется требование потребителя о безвозмездном предоставлении ему товара, обладающего этими же основными потребительскими свойствами, на период ремонта или замены такого товара, и перечня непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих обмену, а также о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» (далее – Правила).
Ряд ранее действующих правил в сфере розничной торговли больше не применяется.
В частности, с 01.01.2021 предприятия торговли не обязаны иметь и по требованию потребителя предоставлять книгу отзывов и предложений.
Вместе с тем, новые правила ввели обязанность продавца в случае поступления претензии потребителя направить ему ответ в отношении заявленных требований.
Обращаем внимание, что новые правила не установили сроки рассмотрения претензий потребителей в отношении заявленных требований. В этой связи, потребителям рекомендуется руководствоваться положениями ст.ст. 20-22 Закона РФ «О защите прав потребителей», устанавливающих сроки удовлетворения отдельных требований потребителей в отношении товаров ненадлежащего качества, а также сроки, установленные ст.ст. 25, 26.1 Закона РФ «О защите прав потребителей» в отношении товаров надлежащего качества, приобретенных дистанционным способом соответственно.
В случае, если спорная ситуация не регулируется вышеназванными нормами Закона, потребитель не ограничен в праве руководствоваться положениями ст. 314 Гражданского кодекса РФ, предложив продавцу разрешить его требования в 7-ми дневный срок, указав об этом в претензии.
Новые Правила закрепили право потребителя на поиск и получение любой информации в любых формах из любых источников, в том числе путем фотографирования товара, если такие действия не нарушают требования законодательства Российской Федерации и международных договоров Российской Федерации. При этом, продавец не вправе ограничивать указанные права потребителя либо каким-либо иным образом препятствовать в их реализации. Напомним, ранее торговые предприятия имели возможность собственными правилами запретить потребителям фотографировать товары, их цены и т.д., с 01.01.2021 такие действия недопустимы.
Как и прежде, продажа товаров осуществляется с применением контрольно-кассовой техники в соответствии с Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
Однако, потребителям стоит помнить, что если кассовый чек не содержит сведений о наименовании приобретенного товара (что не позволяет идентифицировать товар в качестве приобретенного у указанного продавца и именно по указанной в чеке стоимости), потребителю рекомендуется в каждом случае запрашивать товарный чек с указанием наименования товара, его количества и стоимости, даты продажи и указанием наименования продавца в соответствии с данным о его государственной регистрации (сведения об индивидуальном предпринимателе или о юридическом лице).
В России появилась электронная книга жалоб и предложений для бизнеса
Идея создать электронную книгу жалоб и предложений пришла разработчику – команде inBook, когда она обратила внимание на то, что до сих пор нет современного способа коммуникации клиентов с компаниями непосредственно из заведений: ресторанов, отелей, медицинских учреждений, розничных магазинов и т.д. По большей части предприниматели используют либо неудобные, либо устаревшие способы получения обратной связи, которые не позволяют получать качественные отзывы в нужном количестве. Таким образом, сама потребность в новом и удобном способе получения обратной связи стала одной из причин создания продукта с одноименным названием.
В итоге продукт был изготовлен и предложен к использованию в сети ресторанов White Rabbit Family, сети барбершопов Topgun, а также московской сети кафе «Скалка». Эти компании решили использовать сервис, чтобы дать возможность своим клиентам оценивать качество обслуживания и увеличить количество обратной связи. Большинство людей оказалось готово для того, чтобы открыто высказываться о качестве сервиса и своих пожеланиях. Многие оценили простоту оставления обратной связи сразу в заведении.
Для того чтобы начать использовать сервис, необходимы планшеты Android или iOS. Стоимость сервиса – 1290 руб. в месяц. Для компаний, которым необходимо большое количество устройств (от 50), ценовая политика обсуждается отдельно.
Нужно всего лишь создать опрос в личном кабинете, скачать приложение inBook и вывести через него опрос на планшет или телефон – это легко масштабируется, а управлять содержанием опросов можно дистанционно на всех подключенных устройствах. Справиться с интеграцией сервиса можно без специальных технических навыков, что бывает решающим фактором для малого бизнеса.
«Без качественного контроля клиентского обслуживания и своевременного реагирования на проблемы бизнес далеко не уйдет. К тому же анализ обратной связи помогает не допустить ошибок в моменты внедрения ощутимых инноваций или проведения экспериментов, с чем рано или поздно придется столкнуться любому развивающемуся бизнесу», − резюмируют разработчики.