код марки топлива для путевого листа дизельное топливо
Составляем путевые листы правильно
Если в организации есть транспорт — собственный или приобретенный в лизинг, нужно регулярно подтверждать производственную направленность расходов на горюче-смазочные материалы. Это необходимо в том числе для того, чтобы избежать споров с налоговой.
Главный помощник в этом — правильно заполненный путевой лист. В отличие от кассового чека, где подтверждают лишь факт покупки горюче-смазочных материалов (ГСМ), в путевом листе фиксируется множество факторов: расход топлива транспорта, данные об обслуживании автомобиля, маршрут движения и многое другое.
Когда данные в путевом листе указаны недостоверно или не полностью, то информация об основных показателях работы транспорта для бухгалтерского и налогового учета автоматически исказится и это создаст немало проблем.
Чтобы корректно заполнить путевой лист, нужно соблюсти несколько пунктов. В разделе «Задание водителю» диспетчер должен указать, куда подается и в распоряжение какого подразделения поступает автомобиль, а механик — вписать километраж на момент выезда и возвращения в гараж по данным одометра. Обязательно обратите внимание, что на следующий рабочий день цифра на измерительном приборе должна совпадать с той, что была на момент возвращения в прошлый раз.
Распространенные ошибки в путевых листах
В основном ошибки связаны с отсутствием конкретных отметок, а также с заверением данных и расшифровками.
Правильность выполнения путевого листа — достаточно кропотливая работа. А если в компании большой парк автомобилей — вдвойне сложная. Поэтому рекомендуем автоматизировать эту работу и доверить ее программным продуктам.
Создать собственный справочник маршрутов, водителей, топливных баков можно в одной из существующих автоматизированных систем, например, в программе Контур.Путевые листы. Это значительно ускорит заполнение документа. Путевой лист всегда будет соответствовать требованиям текущего законодательства, и вы можете выбрать нужную вам печатную форму документа. Независимо от роста цен на топливо, программа сама контролирует расходы на ГСМ. Автоматизированные системы помогают уменьшать налоговую базу за счет корректно подтвержденных расходов на ГСМ.
Юлия Вольхина, менеджер проекта Контур.Путевые листы
Тема: Проверка. путевые листы, марка бензина
Опции темы
Поиск по теме
Проверка. путевые листы, марка бензина
В нарушение приложение 1 приказа Минфина России № 173н во всех путевых листах (форма по ОКУД 0345001) проверяемого периода, не указывалась марка заправленного топлива (путевые листы (форма по ОКУД 0345001) от 19 декабря 2013 г. № 31 и от 9 декабря 2013 г. №30) и не велся раздельный учет количества бензина по маркам (Аи-92, Аи-95) и дизельного топлива.
Я сослалась на Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установленые Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152., где про марку бензина (как обязательного реквизита) не написано ни чего.
Проверяющий на что ответил, что раз в форме стоит колонка значит обязательно для заполнения.
Подскажите обязательно ли указывать в путевом листе марку бензина и обязательно ли вести раздельный учет по маркам бензина. Если не обязательно, то на что еще можно сослаться.
А как Вы считаете, для чего вообще нужен путевой лист?
Для учета пробега, списания топлива, маршрута автомобиля и работы водителя.
И какое же топливо Вы хотите списать, если сведений о нем путевой лист не содержит? Может, авиационный керосин?
Может тогда уж проще завести в бух.учете наименование «Горючее», и валить все туда общими суммами?
Проще, но неправильно.
По авансовому отчету идет учет оплаты, а списание по путевому листу в пределах норм.
Как можно списывать топливо без марки? У вас что, учет топлива по средней цене??
Простите, я не в бюджете работаю, но тоже занимаюсь путевыми листами. У нас упрощенная форма листа, где присутствуют обязательные реквизита, а многие другие просто убраны. Марка топлива тоже не указывается в путевом, зато там указывается автомобиль. А он заправляется только определенным горючим. У нас это бензин Аи 92. Работник сдает авансовый отчет, к нему чеки на бензин и путевой лист с пробегом. По путевому листу я смотрю пробег, считаю сколько бензина заправлено и вписался дли водитель в норму, в БУ соответственно списываю.
MAV_Nn, ИМХО у вас в принципе все нормально, кроме того, что вы сделали аналитику по топливу не верно. Нужно было сделать не по машинам, а по бензину и автомобилям (раз так удобнее), либо просто по виду топлива.
Я же вижу по чекам что заправил водитель, заправляет, а именно Аи 92, запрета заправить другое топливо в принципе нет конечно, но естественно при условии, что автомобилю топливо соответствует. Путевой лист в первую очередь должен подтверждать маршрут следования и километраж.
Простите, я не в бюджете работаю, но тоже занимаюсь путевыми листами. У нас упрощенная форма листа, где присутствуют обязательные реквизита, а многие другие просто убраны. Марка топлива тоже не указывается в путевом, зато там указывается автомобиль. А он заправляется только определенным горючим. У нас это бензин Аи 92. Работник сдает авансовый отчет, к нему чеки на бензин и путевой лист с пробегом. По путевому листу я смотрю пробег, считаю сколько бензина заправлено и вписался дли водитель в норму, в БУ соответственно списываю.
MAV_Nn, ИМХО у вас в принципе все нормально, кроме того, что вы сделали аналитику по топливу не верно. Нужно было сделать не по машинам, а по бензину и автомобилям (раз так удобнее), либо просто по виду топлива.
Дело в том, что нам не трудно, но путевой лист заполняет гл.механик, который выдает путевки и должен проверять их в конце смены и водитель, бухгалтер же вносить изменения в путевые листы не может, он только должен проверить правильность составления, соответствие спидометра предыдущей путевке, соответствие прихода топлива по ав.отчету, норму списания и пробег. Получается бухгалтер принял путевой лист с нарушением (не была заполнена графа «марка бензина»), сответственно нарушила она? Но ведь в Приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 «Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов» про марку бензина, как обязательного реквизита ни чего не прописано.
Как оформить путевой лист по действующим в 2021 году правилам
Путевой лист — документ, с помощью которого компании и ИП контролируют работу водителей, ведут учет и подтверждают расходы на ГСМ. В 2021 году правила заполнения этого документа изменились. На что нужно обратить внимание, чтобы у контролеров не возникло вопросов? Есть ли различия в оформлении путевых листов для грузового, легкового, спецтранспорта и автобусов? На эти и другие вопросы отвечает эксперт программы «Путевые листы и ГСМ» компании Контур Игорь Голдырев.
Какие реквизиты обязательны к заполнению
Как известно, официальных форм путевых листов не существует. В связи с этим организации и предприниматели вправе самостоятельно разработать бланк данного документа в зависимости от своих предпочтений. Но есть перечень реквизитов, которые нужно обязательно прописать в путевом листе. Они перечислены в приказе Минтранса от 11.09.20 № 368 (см. «С 2021 года путевые листы придется заполнять по‑новому»). А уточнения по заполнению этого документа содержатся в письме от 03.03.21 № Д3-468-ПГ («Путевые листы: Минтранс разъяснил, как заполнить новое поле «Сведения о перевозке»»).
Итак, путевой лист должен содержать:
Эти реквизиты обязательны в отношении легкового, грузового, специального транспорта и автобусов. Далее мы подробнее разберем правила заполнения этих пунктов путевого листа.
В 2008 году после отмены обязательных видов путевых листов, компании продолжили заполнять старые формы документов, добавляя в них новые обязательные реквизиты. У спецтранспорта никогда не было единой формы путевых листов.
Наименование и номер путевого листа
Наименование нужно прописать в «шапке» путевого листа и указать тип транспортного средства. Например: «Путевой лист грузового автомобиля», «Путевой лист легкового автомобиля», «Путевой лист автобуса», «Путевой лист строительной техники» и др.
Номер путевого листа может состоять только из цифр, или дополнительно из буквенных префиксов и символов-разделителей. Нумерацию следует вести в хронологическом порядке с начала года или обнулять ежемесячно. В каждом следующем документе можно изменять значащую часть числа на одну единицу. Например, «Д-I 63» заменить на «Д-I 64».
Срок действия путевого листа
Этот реквизит также нужно внести в «шапку» документа, чуть ниже строки с наименованием и номером. Если путевой лист оформляется на несколько дней, то обязательно указать дату начала и окончания срока действия. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».
Реквизиты собственника
Юридические лица и предприниматели оформляют этот раздел путевого листа по-разному.
Если собственником ТС является компания, то нужно указать:
Если собственником является физическое лицо, то нужно указать:
Сведения о водителе
Они включают в себя:
Данные о транспортном средстве
В этом разделе путевого листа необходимо указать:
Последние три пункта нужно заверить подписями ответственных лиц с расшифровкой. Индивидуальный предприниматель может удостоверить эти данные сам.
Сведения о перевозке
Этот реквизит введен в список обязательных с 1 января 2021 года. Необходимо заполнить два пункта: вид сообщения и вид перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ).
Определить и указать вид сообщения достаточно просто. Вариантов всего четыре: городской, пригородный, международный или междугородный.
Фиксируя вид перевозок, нужно учитывать кого или что доставляет транспорт. Например, в путевом листе одного и того же автобуса в зависимости от цели поездки будут прописаны разные виды перевозок. Обычный рейс по маршруту — «регулярная перевозка пассажиров и багажа», по договору со спортивным клубом — «перевозка пассажиров и багажа по заказу», а если команда юниорская — «организованная перевозка группы детей». А вот если автобус везет сотрудников на корпоратив, то это будет «перевозка для собственных нужд».
Такой вид перевозок, как «перевозка для собственных нужд», подходит для большинства случаев использования легкового транспорта, так как очень часто за поездку платит не пассажир или владелец груза, а само предприятие.
Необязательные сведения для всех видов транспорта
Перечень дополнительных реквизитов зависит от цели перевозки и вида транспорта, который используется. Эти сведения помогут контролировать учет топлива и работу водителей, фиксировать выручку или рассчитывать стоимость работ для сторонних заказчиков.
Для всех видов транспорта обычно указывают следующие дополнительные сведения:
В последнем реквизите важно указать не только адреса контрольных точек маршрута, время следования в пути и пройденное расстояние, но и информацию, подтверждающую факт использования ТС в производственных целях. Например, наименование груза, заказчика и т.п. Также см. «Обязательно ли указывать маршрут в путевом листе: разъяснения Минтранса и судебная практика».
Кроме этого, важно прописать время и длительность стоянок. Это поможет доказать, что водитель соблюдал предписанные законодательством нормативы труда и отдыха. Они указаны в приказе Минтранса от 16.10.20 № 424 (см. «Минтранс ввел новые требования к режиму труда и отдыха водителей»). Также эти нормы предусмотриваются в коллективном договоре или соглашении.
Путевой лист не подтверждает реальное рабочее время водителя для целей расчета зарплаты и для урегулирования других взаимоотношений работника с работодателем. На это указано в Апелляционном определении Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30.01.18 по делу № 33-567/2018.
Необязательные сведения для автобусов
В путевых листах автобусов обычно указывают еще два дополнительных реквизита:
Необязательные сведения для грузового и спецтранспорта
Здесь можно дополнительно фиксировать почасовую работу, объем и виды грузов, имена заказчиков, стоимость работ, номера договоров и т.п.
Путевой лист и затраты на ГСМ
Налоговики не всегда принимают путевые листы как подтверждающий документ (см. письмо Минфина от 16.06.11 № 03-03-06/1/354). Оправдать затраты на ГСМ можно другими документами, например, актами списания и выполненных работ.
Если организация не является автотранспортным предприятие, желательно внести в приказ по учетной политике положение об использовании путевых листов в качестве оправдательных документов при списании производственных затрат на ГСМ. В противном случае налоговики могут не принять путевые листы в качестве подтверждающего документа.
Также см. «Практические советы по учету и списанию ГСМ».
Что еще нужно знать о путевых листах
Назовем некоторые важные особенности оформления путевых листов.
Обязательно оформите его перед тем, как водитель выйдет на маршрут. Иначе инспекторы ГИБДД выпишут штраф.
Когда водитель совершает несколько рейсов за смену по одному путевому листу, нужно сделать отметку о предсменном техническом контроле, а не о предрейсовом.
Если на одном транспортном средстве работает несколько водителей, укажите всех в одном путевом листе, либо выпишите документ на каждого сменщика.
Оформляя несколько путевых листов, в первом из них укажите время выезда транспорта и показания одометра, в последнем — время возвращения и новое значение пробега.
Где регистрировать путевой лист
В специальном журнале регистрации. Организации и ИП вправе разработать собственную форму этого документа. Однако многие продолжают пользоваться унифицированным бланком № 8 «Журнал учета движения путевых листов» (код по ОКУД 0345008), который был утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78.
Заполнять путевые листы по действующим правилам и вести журнал учета путевых листов можно в сервисе «Путевые листы и ГСМ». Сервисе позволяет создавать путевые листы для разных видов транспорта, спецтехники и автобусов в виде бланков или заполненных документов. Кроме того, в сервисе можно задавать маршруты следования транспорта и использовать их при заполнении путевых листов.
Код дизельного топлива в путевом листе
 1. МАРКИ 2. ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ 3. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ 4. ПРАВИЛА ПРИЕМКИ 5. МЕТОДЫ ИСПЫТАНИЙ 6. УПАКОВКА, МАРКИРОВКА, ХРАНЕНИЕ И ТРАНСПОРТИРОВАНИЕ 7. ГАРАНТИИ ИЗГОТОВИТЕЛЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ |
| Группа Б13 | |
| М Е Ж Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т |
Diesel fuel.
Specifications
| ОКП 02 5131 0000 |
| Дата введения 01.01.83 |
| Настоящий стандарт распространяется на топливо для быстроходных дизельных и газотурбинных двигателей наземной и судовой техники, получаемое из продуктов переработки нефти. Допускается изготовлять топливо с присадками, допущенными к применению в установленном порядке. (Измененная редакция, Изм. № 3). |
Л (летнее) — рекомендуемое для эксплуатации при температуре окружающего воздуха О °С и выше;
3 (зимнее) — рекомендуемое для эксплуатации при температуре окружающего воздуха минус 20 °С и выше (температура застывания топлива не выше минус 35 °С) и минус 30 °С и выше (температура застывания топлива не выше минус 45 °С);
А (арктическое) — рекомендуемое для эксплуатации при температуре окружающего воздуха минус 50 °С и выше.
(Измененная редакция, Изм. № 4, 5).
1.2. По содержанию серы дизельные топлива подразделяются на два вида:
I — массовая доля серы не более 0,2 %;
II — массовая доля серы не более 0,5 % (для марки А не более 0,4 %).
1.3. Коды ОКП дизельного топлива приведены в табл. 1.
| Топливо | Код ОКП | Топливо | Код ОКП |
| Л-0,2-40, высший сорт | 02 5131 0103 | 3-0,5 минус 35 | 02 5132 0101 |
| Л-0,2-40, первый сорт | 02 5131 0107 | 3-0,2 минус 45, высший сорт | 02 5132 0103 |
| Л-0,5-40 | 02 5131 0102 | 3-0,2 минус 45, первый сорт | 02 5132 0107 |
| Л-0,2-62, высший сорт | 02 5131 0104 | 3-0,5 минус 45 | 02 5132 0104 |
| Л-0,2-62, первый сорт | 02 5131 0106 | А-0,2, высший сорт | 02 5133 0102 |
| Л-0,5-62 | 02 5131 0105 | А-0,2, первый сорт | 02 5133 0103 |
| 3-0,2 минус 35, высший сорт | 02 5132 0102 | А-0,4 | 02 5133 0101 |
| 3-0,2 минус 35, первый сорт | 02 5132 0108 |
| 1.4. В условное обозначение топлива марки Л должны входить массовая доля серы и температура вспышки, топлива марки 3 — массовая доля серы и температура застывания, топлива марки А — массовая доля серы. П р и м е р ы у с л о в н о г о о б о з н а ч е н и я |
| Топливо летнее с массовой долей серы до 0,2 % и температурой вспышки 40 °С: |
| Топливо дизельное Л-0,2-40 ГОСТ 305-82 |
| Топливо зимнее с массовой долей серы до 0,2 % и температурой застывания минус 35 °С: |
| Топливо дизельное 3-0,2 минус 35 ГОСТ 305-82 |
| Топливо арктическое с массовой долей серы 0,4 %: |
| Топливо дизельное А-0,4 ГОСТ 305-82 |
| Разд. 1. (Измененная редакция, Изм. № 4). |
| 2.ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ |
| 2.1. Дизельное топливо должно быть изготовлено в соответствии с требованиями настоящего стандарта по технологии, утвержденной в установленном порядке. |
2.2. По физико-химическим показателям топливо должно соответствовать требованиям и нормам, указанным в табл.2.
3.2. Оборудование, аппараты слива и налива, с целью исключения попадания паров топлива в воздушную среду рабочего помещения, должны быть герметизированы.
3.3. В помещениях для хранения и эксплуатации дизельного топлива запрещается обращение с открытым огнем, искусственное освещение должно быть во взрывобезопасном исполнении.
3.4. При работе с топливом не допускается использовать инструменты, дающие при ударе искру. При загорании топлива применимы следующие средства пожаротушения: распыленная вода, пена, при объемном тушении — углекислый газ, состав СЖБ, состав 3,5 и перегретый пар.
3.5. При разливе топлива необходимо собрать его в отдельную тару, место разлива протереть сухой тряпкой, а при разливе на открытой площадке место разлива засыпать песком с последующим его удалением.
3.6. При отборе проб, проведении анализа и обращении в процессе транспортных и производственных операций с топливом применяются индивидуальные средства защиты согласно типовым нормам, утвержденным Государственным комитетом СССР по труду и социальным вопросам и Президиумом ВЦСПС.
3.7. Емкости, в которых хранится и транспортируется топливо, а также трубопроводы должны быть защищены от статического электричества.
| 4. ПРАВИЛА ПРИЕМКИ |
4.2. Объем выборок — по ГОСТ 2517.
4.3. При получении неудовлетворительных результатов испытаний хотя бы по одному из показателей, по нему проводят повторные испытания вновь отобранной пробы от удвоенной выборки.
Результаты повторных испытаний распространяются на всю партию.
4.4. Показатель по п. 21 табл. 2 определяют для топлива, предназначенного для экспорта.
(Введен дополнительно, Изм. № 3).
| 5. МЕТОДЫ ИСПЫТАНИЙ |
5.2. Температуру застывания дизельного топлива определяют по ГОСТ 20287 без предварительного и последующего подогрева топлива до 50 °С.
| 6. УПАКОВКА, МАРКИРОВКА, ХРАНЕНИЕ И ТРАНСПОРТИРОВАНИЕ |
(Измененная редакция, Изм. № 4).
| 7. ГАРАНТИИ ИЗГОТОВИТЕЛЯ |
7.2. Гарантийный срок хранения дизельного топлива — 5 лет со дня изготовления.
| ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ |
- РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Министерством нефтеперерабатывающей и нефтехимической промышленности СССР
Т.Х. Мелик-Ахназаров, Е.М. Серегин, Б.А. Энглин, B.C. Азев, О.П. Наметкин, Т.Н. Митусова, А.А. Кукушкин, С.А. Бнатов, Ф.В. Туровский
УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 31 марта 1982 г. № 1386
ВЗАМЕН ГОСТ 305-73 и ГОСТ 4749-73
ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
| Обозначение НТД, на который дана ссылка | Номер пункта |
| ГОСТ 33-82 | 2.2 |
| ГОСТ 1461-75 | 2.2 |
| ГОСТ 1510-84 | 6.1 |
| ГОСТ 2070-82 | 2.2 |
| ГОСТ 2177-82 | 2.2 |
| ГОСТ 2477-65 | 2.2 |
| ГОСТ 2517-85 | 4.2, 5.1 |
| ГОСТ 2667-82 | 2.2 |
| ГОСТ 3122-67 | 2.2 |
| ГОСТ 3900-85 | 2.2 |
| ГОСТ 5066-91 | 2.2 |
| ГОСТ 5985-79 | 2.2 |
| ГОСТ 6307-75 | 2.2 |
| ГОСТ 6321-92 | 2.2 |
| ГОСТ 6356-75 | 2.2 |
| ГОСТ 6370-83 | 2.2 |
| ГОСТ 8489-85 | 2.2 |
| ГОСТ 16350-80 | 2.2 |
| ГОСТ 17323-71 | 2.2 |
| ГОСТ 19006-73 | 2.2 |
| ГОСТ 19121-73 | 2.2 |
| ГОСТ 19932-99 | 2.2 |
| ГОСТ 20287-91 | 2.2, 5.2 |
| ГОСТ 22254-92 | 2.2 |
Ограничение срока действия снято по протоколу № 4-93 Межгосударственного Совета по стандартизации, метрологии и сертификации (ИУС 4-94)
Учреждение не вправе допускать к управлению транспортным средством водителя, у которого нет российских прав*. Также водитель обязан иметь при себе путевой лист. Но оформление транспортных листов и учет топлива по ним имеют важные нюансы, в случае когда используются разные виды топлива
Только унифицированная форма
Перевозки пассажиров, багажа и грузов без оформления путевого листа запрещены Федеральным законом от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Путевые листы заполняются в соответствии с:
Бюджетные учреждения обязаны составлять путевые листы по унифицированным формам, разрабатывать формы первичных документов самостоятельно нельзя.
Такой вывод следует из приказа Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».
Это же подтвердили чиновники и в отношении форм путевых листов в письме Минфина России от 3 октября 2012 г. № 02-06-10/4066.
Унифицированные формы понадобятся в целях определения объемов израсходованных горюче-смазочных материалов, подлежащих списанию.
Постановлением № 78 утверждены формы * путевых листов для различных видов транспорта:
* Всем читателям электронного журнала доступен сервис «Формы», который содержит бланки документов и образцы их заполнения. Получите бесплатный доступ на три дня и оцените преимущества нового формата (www.e.budgetnik.ru).
Порядок заполнения путевого листа
Согласно пункту 6 Порядка № 152, в строках, отведенных для этих сведений, указываются:
Далее отметим, на что необходимо обратить особое внимание при заполнении путевого листа.
1. Руководителем учреждения должны быть назначены лица, уполномоченные фиксировать дату, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его возвращении обратно (п. 13 Порядка № 152).
2. Сведения о маршруте автотранспортного средства (пунктах назначения) Порядком № 152 отнесены к дополнительным реквизитам путевого листа, однако заполняются наряду с другими расположенными на оборотной стороне реквизитами, которые предусмотрены установленной формой.
3. Путевой лист оформляется на один день или на срок, не превышающий одного месяца (п. 10 приказа № 152).
4. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на один автомобиль нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
Номер документа указывается в хронологическом порядке в соответствии с принятой в учреждении системой нумерации. › |
› | Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.
Нужно утвердить нормы расхода топлива
Важным вопросом является указание в путевом листе расхода горюче-смазочных материалов, и вот почему.
Путевые листы служат основанием для списания в бухгалтерском учете горюче-смазочных материалов (ГСМ), под которыми следует понимать автомобильный бензин, дизельное топливо, керосин, газ, используемые в качестве топлива, масла, а также другие технические жидкости, используемые при эксплуатации различных транспортных средств.
ГСМ учитываются на соответствующем аналитическом счете 105 00 «Материальные запасы».
Одним из реквизитов, предусмотренных в форме путевого листа, является отражение расхода топлива с указанием его фактического потребления и по норме (строка «Расход: по норме»).
Базовая норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), вида используемого топлива.
Минтранс России распоряжением от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р ввел Методические рекомендации по расчету норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте.
В данных Методических рекомендациях приведены значения базовых, транспортных и эксплуатационных норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения, нормы расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок их применения, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок, а также другая важная информация.
Чиновники рекомендуют при определении обоснованности затрат на ГСМ для служебного автомобиля учитывать данные нормы расхода топлива и смазочных материалов.
Однако ранее специалисты главного финансового ведомства считали применение указанных норм обязательным (письма Минфина России от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57, от 14 января 2009 г. № 03-03-06/1/6).
В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, чиновники рекомендовали налогоплательщику для подтверждения затрат на топливо в целях налога на прибыль руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем транспортного средства.
Отметим, что в учреждении должен быть издан внутренний нормативный акт, утверждающий нормы расхода горюче-смазочных материалов.
Таким образом, обоснованность расходов на ГСМ, указанных в путевом листе, проверяется согласно утвержденным в учреждении нормам.
Путевой лист с двумя видами топлива
В настоящее время из-за роста цен на бензин широко распространена установка газобаллонного оборудования на транспортные средства.
Такое оборудование позволяет использовать альтернативный вид автомобильного топлива – сжиженный газ, и автомобиль может работать как на газе, так и на бензине.
Приведем числовой пример из практики автотранспортного комбината.
Пример
Пробег автомобиля ВАЗ-2110-010 составил 100 000 км.
Расход бензина с учетом скорости и потока движения – 10 литров на 100 км, а сжиженного газа – 11,5 литра на 100 км. При этом цена бензина АИ 91 – 26 руб. за литр, а газа – 9 руб. за литр. В результате получается, что 260 000 руб. было бы потрачено на бензин и 103 500 руб. – на газ.
Экономия при использовании сжиженного газа равна 156 500 руб. (260 000 – 103 500).
Выходит, что цена газа более чем в 2 раза ниже, чем бензина, однако расход газа в общем случае несколько выше.
«Финансовая газета. Региональный выпуск», N 46, 2004
ОФОРМЛЕНИЕ ПУТЕВОГО ЛИСТА ВОДИТЕЛЯ
Любая организация, имеющая на балансе автомобили, приобретает бензин. Чтобы эти затраты отнести на расходы, учитываемые в целях обложения налогом на прибыль, организации обязаны оформлять первичные учетные документы: кассовый чек, авансовый отчет водителя и путевой лист (ст.252 НК РФ). Именно в путевом листе содержится информация о километраже и расходе топлива, а также маршруте следования.
Унифицированные формы путевого листа утверждены Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 78. Для легковых и грузовых машин существуют разные формы путевого листа: для легковых предназначена форма N 3, для грузовых — формы N N 4-С и 4-П. Все формы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.
Информацию о выданных путевых листах отражают в специальном журнале по форме N 8, также утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 78.
На путевом листе обязательно ставят печать организации и дату его выдачи.
Заполняет лист обычно диспетчер гаража или другой работник, назначенный руководителем транспортного цеха. Но в небольших организациях это может быть сам водитель или другой работник, которого назначает руководитель.
Бывают случаи, когда форма путевого листа заполняется с нарушениями, например руководитель транспортного цеха (или сам водитель) указывает в путевом листе только марку автомобиля, фамилию водителя и объем израсходованного бензина. При этом забывают указать пройденный километраж, показания спидометра и прочую информацию. Это дает проверяющим органам основание исключить из состава расходов затраты на бензин.
Первичные документы можно принять к учету, если они составлены по унифицированной форме (п.2 ст.9 Федерального закона от 01.01.2001 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Это правило не распространяется на документы, для которых унифицированные бланки не предусмотрены. Бухгалтер должен проверить расчет бензина по нормам и подтвердить правильность списания его с карточки подотчетного лица (водителя или руководителя транспортного цеха (гаража) и др.).
Путевой лист для грузовика
Если организация перевозит грузы на условиях сдельной оплаты, используют форму N 4-С, если на условиях повременной оплаты — форму N 4-П. Путевой лист выдают водителю под расписку вместе с товарно-транспортной накладной только на один рабочий день (смену) и при условии, что водитель сдал предыдущий. На путевом листе следует обязательно указать фамилию, инициалы, номер удостоверения и класс водителя, его табельный номер, марку, государственные и гаражные номера автомобиля и прицепа, фамилии и инициалы сопровождающих автомобиль работников, например грузчиков, экспедиторов и т. п.
Путевой лист по форме N 4-П имеет отрывной талон и специальный раздел «Выполнение задания». Их заполняет работник организации-грузополучателя. На основании талона определяется стоимость транспортной услуги и предъявляется заказчику счет на оплату. К счету прилагается сам отрывной талон, так как путевой лист должен остаться у организации-перевозчика.
В разделе «Задание водителю» следует указать пункты загрузки и разгрузки автомобиля, расстояние между грузоотправителем и грузополучателем, а также вес перевозимого груза в тоннах. На основании данных графы «Показания спидометра» определяется нормативное количество израсходованного горючего исходя из пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя организации.
Чтобы определить нормативный расход горючего, нужно умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега, а полученный результат разделить на 100.
Для определения фактического расхода горючего за смену к его остатку в баке автомобиля на начало смены следует прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены.
В графе «Движение горючего» указывается количество литров горючего. Если организация имеет собственную автозаправочную станцию, то количество литров горючего, залитого в бак автомобиля, указывает заправщик. Если водители получают талоны на горючее, то в этой графе указывается количество топлива в литрах, на которое выданы талоны. Если водитель покупает бензин на автозаправочной станции, то эту графу он заполняет самостоятельно.
Раздел путевого листа «Таксировка» заполняет бухгалтер по данным предыдущих разделов путевого листа. Информация этого раздела служит основанием для списания израсходованного бензина и начисления водителю заработной платы.
Путевой лист для легкового автомобиля
Путевой лист по форме N 3 также выписывает диспетчер гаража или ответственный работник, которого назначил руководитель. Если водитель едет в командировку или работает больше суток, путевой лист можно выписать на необходимое количество дней.
Выдавая водителю путевой лист, следует сделать запись в журнале учета (форма N 8). Его форма точно такая же, как и при грузовых перевозках. Порядок заполнения этих листов также во многом совпадает.
На путевом листе легкового автомобиля следует указать данные о водителе, марку и государственный номер автомобиля. Если автомобиль используют для лицензируемых видов перевозок (например, перевозки пассажиров на коммерческой основе), то по строке «Лицензионная карточка» надо сделать соответствующую отметку. Если автомобиль используется только для управленческих нужд, эту строку прочеркивают.
Графы «Показания спидометра» и «Показания спидометра при возвращении в гараж» обычно заполняет механик (или ответственный работник).
Если у организации нет механика, технический осмотр автомобиля может проводить другой работник, например заведующий хозяйством или инженер технической службы, назначенный приказом руководителя. Следует учесть, что показания спидометра на начало дня должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля.
На оборотной стороне листа указываются пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели самые важные, они служат основанием для включения стоимости израсходованного бензина в расходы.
Показатель графы «Результат работы автомобиля за смену»/»Пройдено, ____ км» должен соответствовать разнице между показаниями спидометра автомобиля на начало и конец рабочего дня. Если автомобиль используют для обслуживания сторонних заказчиков, заполняется графа «Код заказчика».
Если заработная плата водителю начисляется по повременной системе оплаты труда, в разделе «Результат работы автомобиля за смену» указывается количество отработанных часов по строке «Всего в наряде,____ ч». Сумма начисленной заработной платы отражается в строке «За ___ часы, ____ руб.___ коп.». Если же заработная плата начисляется водителю по сдельной системе оплаты труда, то указывается пройденный километраж (строка путевого листа «Пройдено, _____ км»). Сумма начисленной заработной платы приводится в строке «За ____километра, _____ руб. _____ коп.».
При начислении водителю заработной платы бухгалтер обязан подписать оборотную сторону путевого листа.
Пример. ООО «Вектор» имеет на балансе автомобиль ВАЗ-2108. Расход топлива этой марки машины равен 7 л бензина на 100 км. На начало смены 12 июля 2004 г. в баке автомобиля было 7 л бензина, а спидометр показывал цифру км. В течение рабочего дня водитель заправил автомобиль 20 л бензина АИ-92 по цене 15 руб. за литр. За смену машина прошла 350 км. Остаток бензина на конец рабочего дня составил 2 л.
В бухгалтерии ООО «Вектор» рассчитали фактический расход горючего за смену:
7 л + 20 л — 2 л = 25 л. Нормативный расход топлива составил 24,5 л (7 л х 350 км : 100 км). Следовательно, водитель сэкономил 0,5 л горючего за смену.
Рассмотрим, как заполняется путевой лист по данной операции.