командировочные расходы код в чеке

Как командированный может по QR-кодам подтвердить расходы на проезд

Ведомство напоминает, что работодатель вправе принять к вычету НДС, уплаченный по расходам на командировки сотрудников. Для этого необходимы счета-фактуры либо бланки строгой отчетности, а также их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, которые работник должен отразить в своем отчете о служебной командировке. Для подтверждения расходов на транспорт необходимо предоставить перевозочный документ и кассовый чек.

ФНС при этом предупреждает, что согласно нормам Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в бланк проездного билета могут быть включены реквизиты кассового чека (БСО). К ним относятся:

Это значит, что командированный может получить бланк проездного документа без «классического» чека. В подобном случае командированный работник должен самостоятельно считать QR-код и скачать кассовый чек на телефон или компьютер через информационный сервис или мобильное приложение уполномоченного органа.

Такой чек приравнен к обычному чеку, поэтому работник вправе распечатать его и предъявить работодателю для подтверждения своих расходов на командировку.

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы и среднего заработка. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику все документально подтвержденные расходы по проезду, найму жилого помещения.

Также работнику компенсируются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Документально подтвержденные расходы командированного сотрудника, в том числе расходы по найму жилого помещения, не облагаются НДФЛ. В свою очередь организация может учесть командировочные расходы при исчислении налога на прибыли.

Перечень таких расходов установлен в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Например, в составе расходов можно учесть консульские расходы, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, а также иные аналогичные платежи. Не могут учитываться в составе расходов организаций расходы командированного на обслуживание в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере и за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.

Источник

Кассовая дисциплина

В соответствии с указанием Центрального Банка России, в целях предоставления АО «ГОРБАНК» достоверной отчетности по форме 0409202 «Отчет о наличном денежном обороте» при заполнении поля «Символ» в приходных и расходных кассовых документах (чеках и объявлениях на взнос наличными), следует руководствоваться действующей в настоящее время номенклатурой и содержанием символов прихода и расхода, приведенной в Разделе II Порядка составления и предоставления отчетности по форме 0409202 «Отчет о наличном денежном обороте».

4. Поступления наличных денег с назначением «Финансовая помощь»

Кроме того:
по символу 12 – «Поступления налогов, сборов и страховых премий» должны проходить:
— поступления всех видов взносов (членских, вступительных, добровольных, благотворительных, в уставный капитал) на счета юридических лиц (в том числе на счета товариществ собственников жилья, садоводческих и гаражно-строительных кооперативов);

по символу 20 – «Поступления от операций с государственными и другими ценными бумагами (за исключением векселей)» должны проходить:
— поступления наличными деньгами от акционерных обществ с назначением платежа «Оплата акционерами за акции в уставном капитале»;

Порядок заполнения чека

В соответствии с Положением Банка России от 16.07.2012 г. № 385-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации», Письмо ГУЦБ РФ по СПб от 07.12.2007 №24-1-19/12788, от 28.08.2002 №24-01-19/628

1. Денежные чеки должны быть заполнены в один прием от руки с сохранением всех реквизитов бланка, аккуратно, без исправлений и помарок, без грамматических ошибок. Заполняются ручками с пастой, чернилами черного синего цвета или фиолетового цвета. Допускается заполнение чеков на пишущей машинке шрифтом черного цвета.

2. Сумма цифрами должна начинаться с начала строки, без разделителей в виде точек или пробелов; оставшееся свободное место после суммы цифрами прочеркивается двумя линиями, в реквизите «копеек» прочерки не допускаются;

3. После слова «заплатите» вписывается чернилами или шариковой ручкой: фамилия, имя и отчество лица, на имя которого выдается чек.

4. Сумма прописью должна начинаться с начала строки, с четко выраженной заглавной буквы, не выходить за рамки реквизита «сумма прописью», между словами не допускается большое расстояние. Слово «рублей» должно указываться вслед за суммой прописью без оставления свободного места, свободное место после суммы прописью прочеркивается двумя линиями, которые не должны перечеркивать буквы верхней строки;

5. Подписи лиц, имеющих право первой и второй подписи должны соответствовать предъявленной в Банк карточке образцов подписей и оттиска печати, и не выходить за рамки поля «подписи»;

6. Печать ставится на специально отведенном месте «место печати чекодателя», оттиск печати должен быть четким, соответствовать заявленным карточкам с образцами подписей и оттиска печати, и не заходить на другие реквизиты денежного чека;

7. При наличии в представленной банку владельцем счета карточке с образцами подписей отметки о том, что организации печать не присвоена, чеки принимаются банком без скрепления их оттиском печати

8. Подписание чека до заполнения всех его реквизитов категорически запрещается.

9. В сумме цифрами на оборотной стороне денежного чека рубли отделяются от копеек знаком тире «-»;

11. Никакие поправки в тексте чека не допускаются, т.к. делают чек недействительным;

12. Одновременно с составлением чека должны быть заполнены все реквизиты корешка чека;

13. Корешки оплаченных и испорченных чеков, а также испорченные чеки чекодатель обязан хранить не менее трех лет;

14. Владелец счета обязан при закрытии счета возвратить учреждению банка чековые книжки с оставшимися неиспользованными корешками и чеками при заявлении, с указанием №№ чеков.

Источник

Авансовый отчет: как составить, типичные ошибки и их корректировка

Составленный, проверенный и утвержденный авансовый отчет является основанием для принятия к учету расходов, которые произвело подотчетное лицо. На что нужно обратить особое внимание при составлении авансового отчета, какие изменения в законодательстве на него повлияли — речь об этом пойдет в сегодняшней статье.

Тезисы об авансовых отчетах:

Рассмотрим оформление авансового отчета через призму типичных ошибок.

Ошибка 1. Отсутствие локальных нормативных актов

Законодательно обязанность разрабатывать ЛНА по подотчету не закреплена, но на практике документ пригодится как работникам — они будут четко знать регламент работы с подотчетными средствами, так и работодателям — руководитель сможет отслеживать соблюдение правил и сроков.

Рекомендуем установить в ЛНА следующие сроки и правила:

Обычно такие правила объединяют в Положении о расчетах с подотчетными лицами. Оно поможет решить конфликтную ситуацию внутри организации, защитит компанию при проверке, обоснует права работника и работодателя в суде.

Обратите внимание: с 30.11.2020 отменен 3-дневный срок для авансового отчета подотчетным лицом (Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). Срок сдачи авансового отчета устанавливается руководителем, индивидуальным предпринимателем (пункт 6.3 Указания ЦБ № 3210). Выдавать новый аванс, даже если не израсходован предыдущий, с 30 ноября 2020 тоже можно.

Ошибка 2. Некорректное оформление авансового отчета

Ранее для составления авансового отчета использовалась унифицированная форма № АО-1. Но с 1 января 2013 года компании вправе разрабатывать свои формы первичных документов. Главное, чтобы в них присутствовали обязательные реквизиты согласно пункту 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:

Составление авансового отчета

Зачастую бухгалтера используют унифицированную форму, тем более, что она предусмотрена программами учета. По правилам подотчетное лицо должно заполнять часть отчета, где указываются приложенные документы, суммы в них и вид расхода. Но чаще это делает сам бухгалтер.

Шапку отчета — с наименованием компании, ее данными, можно не заполнять от руки, а сразу сделать частью бланка. Так удобнее. Заполнять отчет смешанным способом — автоматизировано и вручную закон не запрещает.

Если вы применяете «стандартный» отчет АО-1, то заполнять его следует так:

1. Указать дату составления авансового отчета, структурное подразделение (если есть), в котором работает сотрудник, ФИО, табельный номер, должность и назначение выданного аванса (например, «на покупку материалов»).

2. Заполнить таблицы (см. рис. 1):

3. Далее указывается количество приложений к авансовому отчету, то есть документов, которые подтверждают расходы и следуют подписи ответственных лиц.

Осталось обратить внимание на строку с утвержденной суммой отчета. Она может отличаться от суммы, которую указал сотрудник. Причины — нет подтверждающих документов на расход, документы оформлены ненадлежащим образом, не хватает документов (например, прилагается товарный чек, но нет кассового).

Бухгалтер сверяет сведения, которые указал работник (на оборотной стороне отчета) с оригиналами документов.

Не важно какой документ используется у вас — АО-1 или собственный бланк, печать организации на авансовом отчете не нужна.

Если в авансовом отчете допущена ошибка, ее можно исправить (в соответствии с частью 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, пунктом 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, пунктом 16 Положения № 34н):

В форме АО-1 есть отрезной корешок. Он подтверждает факт передачи от работника бухгалтеру отчета и документов к нему — эта часть передается подотчетному лицу.

Ошибка 3. Неверное оформление приложенных документов

Конкретный перечень документов, подтверждающих расходы, которые работник должен приложить к авансовому отчету, не определен законодательством.

Как минимум, это будут кассовые чеки. Пунктом 6.1 статьи 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ установлены требования к чекам (наличие реквизитов):

В отдельных случаях к авансовому отчету можно не прикладывать бумажные кассовые чеки.

Документы, в которых отсутствуют обязательные реквизиты, принимать к учету нельзя, возместить (учесть) расходы по ним тоже. Поэтому сотруднику либо придется заново запросить документы, оформленные надлежащим образом либо придется вернуть деньги работодателю ( нет документов = нет расхода ).

Бухгалтер также не должен принимать документы, которые:

Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов — суточные.

Другими документами, подтверждающими расходы, могут стать: акты, накладные, билеты, договоры аренды, путевые листы и т. д.

Ошибка 4. Неверный учет расходов в бухучете

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Записи на счетах учета делаются на основании утвержденного авансового отчета и приложенных к нему документов.

Типовые проводки выглядят так:

Выданы деньги под отчет из кассы (такая же проводка делается при выплате перерасхода)

Перечислены средства под отчет со счета организации (ИП) на карту работника (такая же проводка при переводе перерасхода)

Израсходованы сотрудником средства по корпоративной карте (если есть возможность оперативного контроля за движением средств, например, сразу видно, по карте какого сотрудника прошло списание)

Если нет оперативного контроля, то сначала средства, использованные по корпкарте, отражаются, как переводы в пути (57 счет) и затем относятся на конкретное подотчетное лицо

Расходы в командировке (суточные, проживание, проезд и др. подобные) отнесены на счета учета затрат

Оприходованы материалы (товары), купленные подотчетным лицом

Отражена оплата материалов (других покупок, оплата услуг, работ), совершенная подотчетником

Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы

Подотчетник вернул остаток на расчетный счет (переводом)

Если бухгалтер допустил в проводках ошибку, то порядок исправления зависит от периода, в котором была обнаружена ошибка:

Источник

Командировочные расходы код в чеке

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Минфина России от 10 августа 2020 г. N 02-06-10/73528 Об использовании QR-кода в кассовом чеке и бланке строгой отчетности

В соответствии с положениями Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2016 N 256н, Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать обязательные реквизиты, в том числе величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения.

Первичным учетным документом, подтверждающим факт хозяйственной жизни (подтверждение расходов работника по проезду, связанному со служебной командировкой в городском и пригородном транспорте), является кассовый чек или бланк строгой отчетности.

При этом пунктом 1 статьи 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации Требования к кассовому чеку и бланку строгой отчетности» к кассовому чеку и бланку строгой отчетности установлены обязательные реквизиты, в том числе обязательными реквизитами являются сумма расчета за оказанную услугу и QR-код, который позволяет покупателю осуществить его считывание и идентифицировать кассовый чек (бланк строгой отчетности) и структура данных которого включает в себя дату и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумму расчета, заводской номер фискального накопителя, фискальный признак документа.

Таким образом QR-код является обязательным реквизитом при оформлении оплаты за произведенную покупку товара (услуги, работы), но не исключает наличие в кассовом чеке (бланке строгой отчетности) обязательного реквизита денежного измерения факта хозяйственной жизни (суммы расчета за оказанную услугу).

Вместе с тем, учитывая, что QR-код позволяет получить набор данных, необходимых для отражения в бюджетном (бухгалтерском) учете факта хозяйственной жизни (в рассматриваемом случае подтверждения расходов работника по оплате оказанной услуги по проезду, в том числе сумму расчета за проезд) принятие к бухгалтерскому учету первичного учетного документа, кассового чека, в формате, указанном в письме, возможно при условии, что в бухгалтерии имеются средства для расшифровки (считывания) информации, представленной QR-кодом. В ином случае работнику (получателю услуг) необходимо представить в бухгалтерию документ, с расшифровкой данных (обязательных реквизитов первичного учетного документа, включая сумму расчета за оказанные услуги), включенных в QR-код, либо иной документ, подтверждающий сумму расходов работника (например, выписку со счета работника оплаты по безналичному расчету по предоставленной услуге).

Обзор документа

Для подтверждения расходов работника по оплате проезда в городском и пригородном транспорте во время служебной командировки принятие к бухучету кассового чека с QR-кодом возможно, если в бухгалтерии имеются средства для расшифровки (считывания) информации, представленной QR-кодом. В ином случае работнику необходимо представить в бухгалтерию документ с расшифровкой данных, включенных в QR-код, либо иной документ, подтверждающий сумму расходов (например, выписку со счета работника).

Источник

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Итоги

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

Источник