компенсация за использование личного транспорта код дохода

Компенсация за использование личного транспорта код дохода

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 4 февраля 2020 г. N 03-03-06/1/6672 Об освобождении от обложения НДФЛ и страховыми взносами компенсационных выплат, производимых организацией за использование личного имущества работников в интересах работодателя

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел обращение и сообщает следующее.

На основании абзаца десятого подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

С учетом изложенного компенсационные выплаты, производимые в соответствии со статьей 188 ТК РФ организацией за использование личного имущества работников, используемого в интересах работодателя, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц, а также не подлежат обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом в организации должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

Что касается вопроса обложения налогом на прибыль организаций, то отмечаем, что на основании пункта 1 статьи 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли организаций признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Обзор документа

Компенсации, производимые в соответствии с ТК за использование личного имущества работников в интересах работодателя, освобождаются от НДФЛ и страховых взносов, если имущество используется в служебных целях. Размер компенсации должен быть определен соглашением между организацией и сотрудником.

При этом в организации должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие использование имущества в интересах работодателя и осуществленные расходы.

При налогообложении прибыли учитываются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные для получения дохода.

Источник

Какой код вида доходов проставлять в платежном поручении при выплате компенсаций

Нужно ли отдельно проставлять код платежки, если вместе с зарплатой выплачиваются компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и питание. Какой ставить код?

Нет, отдельное проставление разных кодов в одном платежном поручении законодательно не предусмотрено. Необходимо формировать несколько платежных поручений, каждое из которых будет содержать только один код вида дохода. По компенсациям за использование личного автомобиля проставляется код 2. По компенсациям стоимости питания проставляется код 1, как и по заработной плате.

Указанием Банка России от 14.10.2019 № 5286-У были утверждены коды видов дохода, и с 1 июня 2020 года у работодателей возникла обязанность указывать один из этих кодов в платежных поручениях при выплате работникам заработной платы и иных платежей. Причиной введения этих кодов послужили многочисленные случаи обращения излишнего взыскания на поступающие физическим лицам платежи судебными приставами-исполнителями. Зачастую приставы не имели возможности распознать данное поступление как доход, на который взыскание ограничено (например, зарплата) или вовсе запрещено (например, пенсия по потере кормильца). И в этих случаях гражданам приходилось прикладывать много усилий, чтобы добиться возврата излишних неправомерных взысканий. А работа судебных приставов-исполнителей, в свою очередь, тоже становилась менее эффективна. Теперь такие ситуации будут исключены.

Итак, указанием Банка России были введены следующие коды видов дохода:

1 — при переводе зарплаты или иных доходов, в отношении которых установлены ограничения размеров удержания (это доходы, перечисленные в ст. 99 Федерального закона об исполнительном производстве);

2 — при переводе таких доходов, на которые вообще нельзя обращать взыскание, за некоторым исключением (это доходы, перечисленные в ст. 101 федерального закона об исполнительном производстве);

3 — при переводе доходов, которые как раз являются теми самыми исключениями из ст. 101, к которым в соответствии с ч. 2 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ ограничения по обращению взыскания не применяются.

По коду 1 в статье 99 федерального закона № 229-ФЗ перечисляются такие виды дохода, как заработная плата, авторский гонорар и иные доходы.

По коду 2 в статье 101 перечислено немало видов дохода, на которые нельзя обращать взыскания, например, это денежные суммы:

Исключениями, при которых проставляется код 3, являются суммы, выплачиваемые в возмещение вреда, причиненного здоровью, или компенсационные выплаты за счет средств бюджетов гражданам, пострадавшим в результате радиационных или техногенных катастроф — они хотя и входят в перечисленные в ст. 101 денежные средства, но с этих средств возможно производить взыскание во исполнение алиментных обязательств должника или обязательств по возмещению ущерба здоровью. То есть с таких денежных сумм алименты, например, можно взыскивать в 100-процентном размере всей выплаты.

Если же перечисление денежных средств не подпадает ни под один из кодов, то никакой код и не проставляется (п. 2 Указания Банка России от 14.10.2019 № 5286-У).

Теперь разберемся, под какой код вида дохода подпадают компенсации, указанные в вопросе.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях подпадает под код 2 — этот вид дохода присутствует в перечне ст. 101 закона об исполнительном производстве в пп. «б» п. 8 ч. 1 ст. 101 (это компенсационная выплата, установленная законодательством о труде, в связи с изнашиванием инструмента, принадлежащего работнику). С этой компенсации взыскивать суммы задолженности нельзя.

Компенсация стоимости питания — проставляем код 1. Это иной вид дохода, с которого размер взыскания ограничен. Код должен быть проставлен, так как этот вид дохода является периодическим, в перечень, установленный ст. 101, не подпадает, но взыскание с него ограничено согласно ст. 99 закона № 229-ФЗ.

Таким образом, по данным платежам нужно оформить два платежных поручения: с кодом 1 — по зарплате и компенсации за питание и с кодом 2 — с компенсацией за использование автомобиля.

Ответ подготовлен Салиховой Натальей, старшим специалистом службы правового консалтинга компании РУНА

Источник

Компенсация ГСМ сотруднику. Как сэкономить на налогах и бензине

Курьер на автомобиле быстрее доставляет пиццу, ремонтник объезжает больше клиентов, а менеджер по продажам скорее возвращается из командировки. Поэтому фирмы доплачивают сотрудникам за использование личного авто и бензин.

Но директор хочет платить меньше налогов и не тратить время на оформление бумажек. Бухгалтер — контролировать расход ГСМ. Юрист с кадровиком — исключить споры с работником в случае аварии.

В статье разбираем, как не тратить время, деньги и соблюсти закон.

Расходы при разных схемах

Использование личного автомобиля в служебных целях работнику можно компенсировать по ст. 188 Трудового кодекса РФ. Компенсация не облагается НДФЛ, страховыми взносами. Но в расходы по налогу на прибыль или УСН можно принять только 1 200 рублей.

Некоторые бухгалтеры оформляют договор аренды автомобиля между работодателем и работником. И тогда в расходы по налогу на прибыль полностью принимают затраты на бензин арендованного автомобиля. Но если автомобиль украдут, его стоимость будет возмещать работодатель.

Можно взять авто в аренду с экипажем. Тогда за машину отвечает работник. Но есть налоговые риски. Выплаты по аренде могут переквалифицировать в компенсацию по ст. 188 ТК РФ и доначислить налог на прибыль.

«Черный нал» может быть и удобнее для расчетов, но его нужно где-то брать и на него нельзя уменьшить налоги.

Прикинем экономию налогов на 1 человека при разных схемах оформления. Во всех случаях работник получает 3 000 рублей на оплату бензина и 500 рублей. При аренде с экипажем 500 рублей разделим пополам на аренду и услуги экипажа.

Наличка от дивидендов

Компенсация

Аренда

Аренда с экипажем

Страховые взносы с услуг экипажа

ГСМ (компенсация работнику по чекам)

Экономия по налогу на прибыль

Заплатили государству налоги и СВ

*_{здесь НДФЛ считаем расходами работодателя, т.к. работник должен получить сумму на руки 3 500 независимо от выбранной схемы.}

Способ 1. Черный нал

Компенсировать затраты работнику можно и в конверте. Это до сих пор популярно в организациях, но рискованно.

Какие налоги. С выплат работнику фирма не платит НДФЛ, страховые взносы. Выплаты нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль. Но чтобы получить наличные средства, фирма рискует и несет расходы. Кто-то получает наличные от выплат дивидендов, и это дополнительные 13 или 15 % налога. Кто-то сотрудничает с фирмами-однодневками, что чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов. »

При этой схеме работы документы с работником часто не оформляют. А если оформляют, то не упоминают в официальных документах фирмы разъездной характер работы сотрудника и его автомобиль. Чтобы работник, получив наличку, не пошел потом в суд с требованием о выплате ему официальной компенсации за использование личного авто.

Способ 2. Компенсация

Этот способ возмещения затрат работникам признает налоговая и фонд социального страхования. Он прямо предусмотрен ст. 188 ТК РФ.

Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять не больше 1 200 рублей. С суммы компенсации не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Это прямо разрешает п. 3 ст. 217 НК РФ и подтверждают госорганы: письма Минфина от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, Минтруда от 26.02.2014 № 17-3/В-92, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, ПФР РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260.

Как оформить. Потребуются документы:

1. Соглашение с работником.

По ст. 188 ТК РФ нужно письменное соглашение с работником. Но порядок компенсации не является обязательным условием трудового договора по ст. 57 ТК РФ. Поэтому его можно оформить не только в виде Соглашения к Трудовому договору, но и сделать в формате Приказа руководителя.

Минфин формат приказа признает: «основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности — соответствующие документы)». Письмо Минфина РФ от 16.05.05 № 03-03-01-02/140.

2. Локальный нормативный акт о разъездном характере работы.

Это может быть и пункт в коллективном договоре. Обычно указывают перечни должностей, которые имеют разъездной характер, и их право на получение компенсации.

3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей.

4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.

Нужны, чтобы подтвердить объем расходов на топливо и пройденный путь. Обычно это Путевые листы, но чтобы не тратить время на их оформление применяют Отчеты электронной системы. Минфин такие отчеты признает в письме от 16.06.11 № 03-03-06/1/354: «По мнению Департамента, при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь».

Как проверить, ездил ли работник по нужному адресу? Какой путь проехал и действительно ли потратил столько бензина? Автоматизируйте это. Вы пишете адрес клиента и время, сотрудник включает мобильное приложение «СБИС Курьер» и едет к клиенту. Система проверит маршрут по GPS и сформирует отчет для руководителя.

Способ 3. Аренда автомобиля

Этот способ подходит для небольших компаний, когда работодатель полностью доверяет сотруднику.

Работодатель берет в аренду автомобиль работника по договору аренды. Такой договор предусмотрен ст. 642 ГК РФ. Для начала аренды подписывает с сотрудником акт приема-передачи автомобиля в аренду. После окончания — акт о возврате авто из аренды. Это сложно, когда авто реально не передается фирме и работник ездит на автомобиле то к клиентам, то домой, то в садик за ребенком. В случае аварии, кражи или поломки авто ущерб возмещает работодатель. Поэтому придется либо доверять работнику, либо подписывать по 2 акта приема-передачи в день. Некоторые просто не отдают сотруднику его экземпляр договора.

Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду, расходы на бензин, на текущий и капитальный ремонт авто (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). С суммы арендной платы надо удержать НДФЛ.

Как оформить. Потребуются документы:

1. Договор аренды авто.

2. Акт приема-передачи автомобиля.

3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.

4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.

Нужны для подтверждения объема расходов на топливо и пройденный путь.

Способ 4. Аренда автомобиля с экипажем

Этот способ применяют как альтернативу компенсации. По договору аренды автомобиля с экипажем работодатель платит за аренду автомобиля и услуги водителя. Такой вид договора предусмотрен ст. 632 ГК РФ.

Какие налоги. НДФЛ с сумм аренды и услуг водителя. Страховые взносы с сумм услуг водителя. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду и услуги водителя, страховые взносы, расходы на бензин.

Как оформить. Потребуются документы:

1. Договор аренды авто с экипажем.

2. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.

3. Ежемесячный акт оказанных услуг.

Нужен для подтверждения стоимости оказанных услуг, объема расходов на топливо и пройденный путь.

Подведем итог

При любой схеме работы придется считать километраж, чтобы не переплачивать за бензин и подтвердить обоснованность расходов ГСМ при налоговой проверке.

Удобно это делать в СБИС Курьер. Работник включает приложение и едет. Система рассчитает расстояния по GPS, учтет время в пути, сформирует отчет и отправит его на согласование руководителю.

Источник

Начисление компенсации за использование личного автотранспорта для служебных поездок в пределах и сверх норм в 1С: ЗУП ред. 3.1

Вопрос начисления компенсации за использование личного транспорта волнует всех: сотрудникам интересно сколько они получат в итоге, все ли затраты им возместят, бухгалтеры ищут информацию о налогообложении таких выплат. В этой статье удовлетворим интересы обеих сторон: работникам расскажем на что они могут рассчитывать, а вам, уважаемые коллеги, подскажем как оформить такие выплаты в программе 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1.

Итак, при использовании личного транспорта для служебных поездок сотруднику действительно полагается выплата компенсации за его использование. Об этом говорится в ст. 188 ТК РФ.

Выплата компенсации может быть оформлена двумя способами:

1. Сумма компенсации оговорена и закреплена в трудовом договоре;

2. С сотрудником заключается договор аренды транспортного средства.

Согласно ст. 188 ТК РФ, для начисления компенсации должны выполняться следующие условия:

• транспортное средство используется в интересах работодателя;

• работодатель информирован об его использовании и согласен;

• размер возмещения расходов по использованию личного транспорта определен в трудовом договоре, в письменной форме.

Для получения компенсации сотрудник предоставляет:

1. Заявление работодателю;

2. Обоснование использования автотранспорта в служебных целях и периодичность;

3. Копии всех документов на автомобиль, включая документ, подтверждающий право собственности.

Третий пункт особенно важен! Если сотруднику автомобиль не принадлежит, а управляет им он по доверенности, то согласно Письма Федеральной налоговой службы от 13 ноября 2018 г. N БС-3-11/8304@ «О направлении разъяснений» вы не имеете права возмещать работнику такие расходы.

Специально процитируем выдержку из этого письма:

«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательством не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке».

Обращаем внимание, что компенсация использования ГСМ производится на основании документов по фактическим затратам.

Согласно постановления, норма зависит от объема двигателя автомобиля и составляет для автомобилей:

• с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. – 1200 руб.

• свыше 2000 куб. см. – 1500 руб.

Для мотоциклов предусмотрена компенсация в сумме 600 руб.

Компенсация устанавливается соглашением сторон и может быть назначена:

• в фиксированной сумме, не зависимо от интенсивности поездок;

• в зависимости от интенсивности поездок и определяется ежемесячно.

В любом из этих вариантов, компенсация не начисляется за дни отсутствия сотрудника на работе – отпуск, больничный и т.п.

Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ данная компенсация в пределах норм не облагается НДФЛ и согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ – страховые взносы с таких сумм не начисляются, в пределах сумм, зафиксированных трудовым договором между работодателем и работника.

Эти моменты нам необходимо учесть при создании нового вида начисления.

Рассмотрим порядок отражения начисления компенсации за использование личного автотранспорта в пределах и сверх установленных норм на примере программы 1С: Зарплата и управление персоналом.

Создание начисления «Компенсация за использование личного транспорта
(в пределах норм)»

Шаг 2. Для создания нового вида начисления, нажмите кнопку «Создать».

Шаг 3. Заполните данные для начисления.

• Наименование – «Компенсация за использование личного транспорта (в пределах норм)»;

• Назначение начисления – «Прочие начисления и выплаты»;

• Установите переключатель в положение «Результат рассчитывается» и задайте формулу расчета.

Можно задать значение «По отдельному документу». В этом случае, компенсация будет вводиться отдельным документом. Этот вариант подойдет при учете интенсивности использования автотранспорта, когда ежемесячно определяется сумма компенсации сотруднику работодателем.

Шаг 4. Заполните формулу расчета с учетом отработанного времени. Для формулы введите новый показатель расчета – «Компенсация за использование личного транспорта в пределах норм» по кнопке «Создать показатель».

Этот показатель нужен нам, чтобы зафиксировать сумму компенсации в рублях для расчета начисления с учетом отработанных дней.

Если бы мы того не делали, достаточно было бы установить, что результат начисления вводится фиксированной суммой, указав сумму компенсации в документе. Но нам необходимо учесть случаи отсутствия сотрудника.

Шаг 5. Заполните данные нового показателя:

• укажите наименование показателя (произвольно) – «Компенсация за использование личного транспорта (в пределах норм)»;

• установите переключатель в положение «Используется во всех месяцах после ввода значения».

Сохранив показатель, задайте с его помощью формулу:

КомпенсацияЗаИспользованиеЛичногоТранспортаПоНормам * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней

В данном примере, время сотрудников определяется в днях.

Шаг 6. На вкладке «Учет времени» выберите вид времени «Явка».

Шаг 7. На закладке «Средний заработок» снимите установленные по умолчанию флажки, т.к. компенсация за использование личного автомобиля при расчете среднего заработка не учитывается согласно п. 2, 3 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Шаг 8. Перейдите на закладку «Налоги, взносы, бухучет» и укажите, что наше начисление в пределах норм не облагается НДФЛ и страховыми взносами, не включается в расходы по оплате труда.

А вот для ситуации начисления компенсации сверх нормы здесь будут установлены другие значения.

Шаг 9. Сохраните новое начисление – «Записать и закрыть».

Новое начисление создано.

Создание начисления «Компенсация за использование личного транспорта
(сверх норм)»

Сумма компенсации в пределах норм очень маленькая и не покрывает всех затрат сотрудника. Поэтому организации выплачивают еще одну компенсацию сверх норм.

Следом создадим и второе начисление «Компенсация за использование личного транспорта (сверх норм)», настройки которого выполняются полностью аналогично, за исключением 2 моментов:

Шаг 1. Необходимо добавить новый показатель в формулу расчета на вкладке «Основное».

Шаг 2. На вкладке «Налоги, взносы, бухгалтерский учет» нужно указать, что компенсация сверх норм не принимается к расходам в налоговом учете.

Начисление компенсации за использование личного транспорта

Начисления нами созданы, пора перейти к практике.

Отразим данное начисление в программе 1С: ЗУП.

Шаг 2. Добавьте два вида компенсации за использование личного транспорта согласно условию нашего примера.

Шаг 3. Сохраните документ – «Провести и закрыть».

Шаг 4. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов».

У сотрудника Базина А.В. помимо оклада отразились начисления компенсаций в размере 1200 рублей и 7800 рублей.

НДФЛ и страховые взносы рассчитались только с оклада.

Шаг 5. Сформируем документ отражения заработной платы в разделе «Зарплата».

Автоматически для всех начислений программа сформирует статью расходов ОТ (Расчеты по оплате труда). Если эту статью оставить как есть, то при синхронизации в 1С: Бухгалтерию предприятия будут сформированы проводки по кредиту счета 70 «Расчеты по оплате труда». Поскольку компенсационные начисления работникам не относятся к расходам на оплату труда согласно ст. 255 НК РФ, то эти начисления нужно отразить по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Поэтому в столбце «Статья расходов» выберите значение ПР (Прочие расчеты с персоналом).

Посмотрим, как отразились эти затраты в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 после синхронизации.

Видим, что статьи и счета затрат корректны.

Вот таким нехитрым образом делается начисление компенсации за использование личного автомобиля.

Авторы статьи: Ольга Круглова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Источник