матрица изинхаузера что это
Матрица Эйзенхауэра: простой инструмент для распределения задач
Большинство людей тратят время на решение чужих приоритетных задач. И каждый день они чувствуют себя истощенными, потому что не успевают разобраться с собственными проблемами. Время распределяется для всех поровну, но продуктивными оказываются лишь те, кто делает правильный выбор.
Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.
Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».
Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.
Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрица Эйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — он помогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра
Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:
Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.
Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:
Значение квадрантов в матрице
Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.
Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.
Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.
В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.
Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.
Выбор цвета для матрицы
Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.
Желтый = важно, но не очень срочно.
Зеленый = срочно, но не важно.
Серый = не срочно, не важно.
В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.
Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, то избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:
Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.
Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:
Шаблон матрицы Эйзенхауэра
Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:
Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.
Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Матрица Эйзенхауэра – что это такое и как с ее помощью эффективно управлять временем
Приветствую вас, уважаемые подписчики и гости блога!
Существует множество различных техник тайм-менеджмента для управления своим временем. Сегодня мы с вами рассмотрим одну из них и узнаем, что такое матрица Эйзенхауэра и как ее использовать в повседневной и профессиональной жизни.
Кто такой Эйзенхауэр
Как нетрудно догадаться, матрица названа в честь своего основоположника. Им стал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр – генерал американской армии Второй мировой войны и 34-й президент США.
Политик был талантливым, эффективным менеджером и восхищал окружающих своим умением все успевать. Именно ему принадлежит знаменитая фраза “Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”.
Превратил идеи Эйзенхауэра в инструмент для расстановки приоритетов при решении задач Стивен Кови, описав полученную методику в своей книге “7 навыков высокоэффективных людей”. Так тезисы президента США превратились в матрицу Эйзенхауэра. У нее есть и другие названия: квадрат Эйзенхауэра, матрица управления временем, метод Эйзенхауэра.
Суть стратегии
Матрица Эйзенхауэра – это метод расстановки приоритетов, который позволяет разделять задачи по степени срочности и важности, тем самым более эффективно управлять личным и рабочим временем.
Этот инструмент активно используют в тайм-менеджменте. Он помогает определить, куда утекают наши силы и время и как распланировать жизнь так, чтобы свободы на реализацию планов и целей было больше.
Принцип стратегии прост – нужно начертить квадрат и разделить его на 4 части:
Посмотрите, как выглядит квадрат Эйзенхауэра.
Характеристика квадрантов
Перейдем к более подробному описанию каждого квадранта в матрице.
A: Важные и срочные
Первый квадрант содержит список дел, которые требуют незамедлительного исполнения. Это важные и неотложные задачи, стоящие в приоритете. Их нужно выполнить в первую очередь, чтобы не доводить ситуацию до неприятных последствий.
Некоторые эксперты считают, что в идеале этот квадрант должен оставаться пустым, поскольку наличие важных и срочных дел часто говорит о неорганизованности человека и наличии у него завалов по задачам. У кого-то происходит так из-за лени и постоянной прокрастинации, кто-то неверно расставляет приоритеты.
Разумеется, у всех время от времени появляются неотложные дела, но если это ежедневная тенденция, стоит обратить внимание на самодисциплину.
B: Важные, но не срочные
На этот квадрант стоит обратить особое внимание, поскольку задачи указанной категории являются наиболее перспективными и должны занимать большую часть времени любого человека, который хочет добиться успеха.
В этот сектор помещаются дела, соответствующие долгосрочным целям: получить образование для продвижения по карьерной лестнице, заняться спортивными упражнениями для улучшения гибкости тела и т. п. Все это важно, но не требует незамедлительного решения.
При этом если постоянно накапливать и не реализовывать задачи из сектора B, они быстро переместятся в сектор A, став еще более важными, но уже неотложными.
C: Не важные, но срочные
В этот квадрант, как правило, помещаются отвлекающие факторы, которые не приближают нас к непосредственной цели, но мешают сосредоточиться и снижают общую эффективность.
К подобным делам можно, например, отнести ответ на звонок, замену перегоревшей лампочки в прихожей. Это срочно, но не важно для вас сейчас.
Проблема заполнения сектора C состоит в том, что срочные задачи, предназначенные для него, можно легко перепутать с неотложными делами из квадранта A. В этом случае образуется неразбериха и те задачи, которые нужно выполнить в первую очередь, отодвигаются на второй план.
И наоборот, силы тратятся на то, что можно отложить или вовсе делегировать кому-то. Например, звонок в офисе можно поручить коллеге, а покупку новой лампочки доверить супругу или родственнику.
D: Не важные и не срочные
Задачи, которые относятся к этому квадранту, часто называют пожирателями времени. Это дела, которыми нам приятно и легко заниматься, но они совершенно бесполезные. Сюда можно отнести просмотр лент в социальных сетях, сериалы, мобильные и компьютерные игры, телепередачи и пр.
В расписании успешного человека почти нет места подобным занятиям, поскольку все это не приводит его к значимым целям. Но можно ли сказать, что квадрант D всегда должен оставаться пустым? Конечно, нет. Во всем нужно соблюдать баланс. Ведь время такого “простоя” позволяет нам перезарядиться, восстановить силы и наполниться энергией для последующих достижений.
Таким образом, задача матрицы Эйзенхауэра как инструмента расстановки приоритетов в том, чтобы отвести большую часть времени под сектор B и при этом иметь достаточно времени на сектор D.
Как применять метод на практике
Итак, вы решили воспользоваться квадратом. Давайте разберемся, с чего начать и как правильно заполнить матрицу:
Чтобы определить, к какому квадранту отнести ту или иную задачу, задавайте для каждой из них уточняющие вопросы:
Несколько советов по использованию матрицы:
Пример заполнения матрицы
Для наглядности приведу список своих дел на предстоящий день и покажу, как можно отсортировать их по принципу матрицы Эйзенхауэра.
Итак, что мне нужно сделать завтра:
Как я буду распределять эти задачи:
В таблице ниже я показала, что у меня получилось.
Теперь длинный список дел на завтра превратился в удобную табличку, из которой мне лучше видно первостепенные задачи и то, что можно без ущерба отложить на потом. А если переложить на плечи домочадцев, к примеру, поход в магазин или уборку, можно и вовсе вздохнуть намного легче.
Оценка эффективности и оптимизация
После того как вы составили квадрат Эйзенхауэра, внесли в него свои задачи и выполнили часть из них, посмотрите, в каких квадратах реализованных дел оказалось больше. Сравните между собой таблицы за несколько дней и недель.
По мнению Стивена Кови, продуктивному человеку следует больше времени проводить в секторе B. Именно он является квадрантом качества, и время, затраченное на выполнение таких задач, повышает общую эффективность и создает почву для профессионального роста.
Если вы заметили, что большую часть времени проводите в первом квадранте (секторе A), задумайтесь о следующем:
Для тех, кто постоянно пребывает в третьем квадранте (секторе C):
Если ваш день состоит в основном из выполнения дел из сектора D, это значит, что у вас попросту нет цели и вам неинтересно то, что вы делаете. Рекомендую изучить следующие статьи:
Плюсы и минусы матрицы Эйзенхауэра
Несмотря на то что метод действительно помогает сосредоточиться на главном и учит расставлять приоритеты, у каждой техники есть свои достоинства и недостатки.
Поговорим сначала о плюсах. Чем хороша матрица Эйзенхауэра:
Какие минусы есть у метода:
Заключение
Мы с вами разобрали, что означает матрица Эйзенхауэра и как ее применять на практике.
В сутках у каждого человека по 24 часа. Только вот одни умудряются переделать за день или неделю массу полезных и важных дел, а другие только успевают удивляться, как их драгоценное время утекает сквозь пальцы.
Ни один метод управления временем не является панацеей. Но вы можете взять и попробовать. Если ваша жизнь после этого станет немного лучше и вы поймете, что на самом деле в сутках достаточно часов, значит, инструмент вам подходит.
Напоследок оставлю пару полезных ссылок, которые могут вам пригодиться:
С вами была Ксения Молоканова. Всем удачных экспериментов и до скорого!
Целеполагание и контроль деятельности на основе матрицы Эйзенхауэра
Мы уже писали о том, как справиться с останавливающими нас на пути к достижению своих целей страхом и прокрастинацией. Однако после того, как мы вышли из “мёртвой зоны” бездействия и замотивировали себя на результат, мы можем впасть в другую крайность: после длинного 8-12 часового рабочего дня не получается сказать, что же, собственно, удалось сделать. И главное – какой результат от приложенных усилий мы получили? Продвинул ли он нас к поставленным целям?
В результате легко обнаружить себя в ситуации, когда “крутишься как белка в колесе”, а дела словно стоят на месте. Копится только усталость. Ощущения от достигнутых высот так и не появляется.
Эта проблема получила в time management’е название “Проблема целеполагания”. Последствия ошибки в целеполагании могут быть колоссальными: кажется, что жизнь превращается в череду изнуряющих рабочих марафонов без видимых результатов. Это похоже на труд древнегреческого царя Сизифа, которого после смерти приговорили вкатывать на гору огромный камень, который едва достигнув вершины срывался обратно вниз. И так – вечно.
Выбор целей и приоритетов
Несмотря на то, что проблема масштабная, а последствия у неё носят комплексный и затяжной характер, бороться с ней с ней можно. Для этого перед началом любой деятельности нужно правильно поставить цели и расставить приоритеты. Как это сделать мы расскажем чуть ниже, а сейчас сосредоточьтесь, пожалуйста, на одной-единственной мысли:
Не приступайте к выполнению намеченных задач, если не можете ответить на вопрос, насколько и к какой цели вас продвигает та или иная задача после её выполнения.
Способ действий “хаотично делать всё подряд” может почти идеально подойти для того, чтобы “завести внутренний мотор”, “проснуться” и начать что-то делать. Я, обычно, для этой цели использую домашние дела – их набор достаточно ограничен, от их выполнения сразу виден результат и отказаться от их выполнения в любом случае было бы не очень комфортно. Данный вид деятельности вполне можно делать в режиме “увидел – сделал”.
Но когда речь идёт о достижении целей в рамках рабочего проекта, мы имеем перед собой практически неограниченный простор для действий, а значит в буквальном смысле можем заниматься “чем угодно”. В режиме дефицита времени (а именно этот ресурс у нас всегда ограничен) данная методика будет непродуктивной. Поэтому здесь нас спасёт только золотое правило: “Сначала думаем, потом делаем”.
Тогда возникает вопрос: есть ли какая-то эффективная методика “подумать быстро”, чтобы это не стало задачей на полдня? Да, здесь вполне уместно использовать метод, известный почти всем, кто хотя бы раз пробовал разобраться в time management и который мы вынесли в шапку поста. Это матрица Эйзенхауэра. О ней уже писалось ранее в других постах (их более-менее полный список мы приводим в конце нашего). Однако нам хотелось бы предложить свой способ использования этой матрицы, который мы уже не раз использовали на практике.
Традиционно, изобретение матрицы приписывают Дуайту Эйзенхауэру, 34-му президенту США, который до того был генералом армии. Однако, это не совсем так. Скорее, матрица получила своё название по знаменитой цитате президента “Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”.
Надо сказать, матрица Эйзенхауэра имеет множество названий и по-разному преподносилась различными адептами и создателями time management систем. В частности, у знаменитого автора методики GTD Стивена Кови матрица носит название Urgency\Importance matrix – он также рекомендовал её использовать в своей книге “7 навыков высокоэффективных людей”. Этот же метод иногда называют визуальным вариантом “Правила четырёх D” о котором речь пойдёт ниже.
Как поступать с каждым квадрантом
Множество модификаций самой матрицы и множество трактовок того, как действовать с задачами в том или ином квадранте. Мы остановимся подробнее на двух вариантах, из которых первый кажется нам наиболее удобным.
Метод 1: Do-Plan-Delegate-Eliminate
“Делай – Планируй – Поручай – Не делай” — так будет звучать эта “формула успеха” в переводе и именно такие действия нужно совершать с задачами из соответствующих квадрантов.
Квадрант 1
Срочно и важно. В этом квадранте что-то случается: пожар или ребёнок плачет или блокирующая релиз бага. Это “плохой” квадрант, его надо, по-возможности, избегать. Изредка сюда можно “класть” задачи из второго квадранта, которые хотелось бы закрыть немедленно по той или иной иррациональной причине.
Квадрант 2
Важно, но не срочно. В этом квадранте находятся ваши самые продуктивные дела. Поскольку в случае с этими делами “время терпит”, здесь речь уже идёт о разумном планировании и качественном выполнении каждой поставленной задачи. Это и есть то, на что разумно будет потратить время именно сегодня.
Вы можете начать выполнять дела по порядку, а также можете ещё раз пройтись по списку дел из этого квадранта задавая себе вопросы «Это важно?» и «Это срочно?», таким образом сделав ещё один квадрант в рамках второго квадранта и более детализировав свои цели.
Квадрант 3
Не важно, но срочно. Один из самых непродуктивных квадрантов, т.к. в связи со своей срочностью именно эти дела «выхватывают» вас из потока вашей продуктивной деятельности и заставляют вас катать камень в гору без цели. Эти дела не продвигают вас к поставленным вами целям, как правило это различного рода информационный шум, например митинги, долгие разговоры по телефону и диалоги «ни о чем» вместо принятия решений. Рекомендуется делегировать эти задачи «кому-нибудь другому». Вы можете делегировать или совсем не делать их, главное, это то, что дела из этого квадранта не выполняются лично.
Квадрант 4
Не срочно и не важно. Просто забудьте об этих делах. Действительно, чему-то нужно уметь сказать «нет». В идеале, желательно, чтобы этот квадрант остался у вас пустым. Тем не менее, в него, чаще всего, падают различные просьбы от людей, которые вряд ли что-то сделают вам в ответ, а также мечты из разряда «всегда хотел найти жёлтого цветочного слоника на колёсах и покатать». Не на каждое спонтанное желание разумно тратить время, если вы хотите прийти к намеченным целям.
На самом деле “4D” не всегда описывает квадранты матрицы “Важно-Срочно”, т.к. существуют различные их трактовки, тем не менее одна из них вполне подходит под описание выше и тоже может применяться к четырём квадрантам:
Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай, Поручи, Отложи, Забрось)
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай, Решай (в каком порядке делать), Поручи, Удали)
Основная прелесть метода – его скорость. Во-первых, он представляет “статистику задач” визуально. Можно сразу оценить эффективность использования своих временных ресурсов. Во-вторых, отвечая да или нет всего на два вопроса, вы делите все задачи на 4 группы. Если бы перед вами изначально дали задание “поделите ваши задачи на 4 группы”, это заняло бы гораздо больше времени.
Вы можете использовать метод Эйзенхауэра не только для сортировки задач на те, которые двигают вас к поставленной цели и те, которые тормозят. Вы также можете использовать его для оценки своей общей эффективности. В идеале, после того, как вы не раздумывая долго ответили «да и нет» на два уже известных вопроса для каждой задачи, вы обнаружите, что почти все ваши задачи «упали» во второй квадрант.
Но конечно, чаще всего этого не происходит, и тогда матрица наглядно показывает, где у вас перекос и где вы рискуете оказаться в конце дня, если не переключитесь на продуктивные задачи.
Для применения метода уже есть немалое количество мобильного, веб- и десктопного софта. А для постановки своих целей и их достижения у вас есть сервис SmartProgress, который уже помог осуществить более 10 000 целей. А какая цель – ваша?
Матрица Эйзенхауэра: инструкция по применению
«Тем ли я занят?» — такой вопрос время от времени возникает в голове у каждого. В ту ли корзину я складываю свои мысли и энергию? Верны ли мои способы достижения целей? Оптимальна ли операционка? Ответы на эти вопросы даёт простой, но эффективный метод расстановки приоритетов, — Матрица Эйзенхауэра. Об этой технике приоритезации пойдёт речь в посте.
Кто придумал матрицу и зачем она нужна
Генерал, а затем и президент США Дуайт Эйзенхауэр разработал для себя систему, которая помогала ему приоритизировать дела государственной важности. Стивен Кови, автор семи навыков, обратил на неё внимание и популяризировал в своей книге.
Цель матрицы заключается в том, чтобы разделить дела на более и менее важные. Так получается четыре квадрата, для каждого из которых разработаны рекомендации по планированию.
Как работать с матрицей
Алгоритм приоритезации прост: нужно определить, к какому из четырёх квадратов отнести дело, и поставить его в расписание в соответствии с этим. Чтобы быстрее разобраться, пост иллюстрирован фрагментами фильма «В погоне за счастьем». Его главный герой в ситуации острого цейтнота сталкивается с каждым из типов дел.
Квадрат А
Наиболее срочные и важные дела.
К первому квадрату относятся:
Если у вас в бизнес-центре отключили электричество, то все остальные дела отходят на второй план, — вы восстанавливаете связь и файлы. На форс-мажоры следует закладывать время в среднесрочный период. По примеру заложенных в цену потерь супермаркета.
Дела, поставленные в график, такие как встречи, конференции и прочее следует выполнять согласно календарю. Иногда их можно передвинуть при появлении более срочных и важных дел.
Моя сестра считает время с 5:30 до 7:00 утра наилучшим, так как с собакой ещё можно не гулять, все спят, пространство принадлежит только ей. Несмотря на то, что впереди весь день, важно и срочно сделать наиболее сложное дело в этот период. Потом возможности в покое заняться чем-то творческим или требующим полного погружения не представится. Конечно, работа ранним утром требует саморегуляции, о которой я писал в посте об эмоциональном интеллекте.
Безусловно, в контексте дедлайна, все задачи к нему относящиеся, так же ставятся в квадрат А. Но не следует забывать и о возможностях. Например, прямо сейчас вы успеете переговорить с начальником, он как раз освободился и не занят, — важно и срочно, квадрат А! Так герой фильма успевал ловить мгновение и строить связи по ходу решения своих задач.
Кадр из фильма «В погоне за счастьем»
А теперь попрактикуемся. Если заполнить матрицу из задач в примерах, то получится примерно так:
Квадрат B
Менее срочные, наиболее важные дела.
Со срочностью всё более-менее понятно. Большой вопрос однако, — ваши критерии для определения важности. Задумайтесь о них, возможно, это потенциальная финансовая выгода или жизненная гармония. Но для дальнейшей работы над матрицей такие критерии нужно понимать. Это ваше видение.
В современном мире, как декларирует Стивен Кови, необходимо быть проактивным, то есть действовать на опережение. Для этого требуется как можно быстрее справиться с делами квадрата A для поддержания на плаву, и устремиться к развитию — делам из квадрата B. Поэтому герой фильма несмотря на цейтнот, успевал готовиться к экзамену, изучать устройство медицинского оборудования и даже учиться собирать кубик Рубика.
Кадр из фильма «В погоне за счастьем»
Быть успешным в XXI веке — значит постоянно развивать человеческий капитал: связи, образование, исследования, прогоны, новые идеи, развитие, улучшение условий жизни. То есть делать то, что вам стратегически важно.
Ко второму квадрату приоритетов также необходимо отнести собственно планирование, восстановление сил и улучшение условий своей жизни. Чем больше вы находитесь в квадрате B, тем более быстры и точны на своём пути. Хороший пример квадрата B, — найти хорошего наставника или ментора.
Бэклог второго квадрата необходимо постоянно наращивать, изучая посты профессионалов на фейсбуке, читая новые книги, посещая конференции и форумы. Быть проактивным означает ещё и действовать в зоне влияния, то есть только там, где вы можете получить ощутимый эффект. Возможно, для вас это просто изучать истории успеха, похожие на желаемую.
Вернёмся к нашей матрице и заполним квадрат B задачами, которые стратегически важны для вашего развития, например:
Квадрат C
Срочные и менее важные дела.
Такие дела, как проверка документов и контактов, подготовительная работа и всё то, что могут за вас сделать другие, стоит делегировать. Это примеры из третьего квадрата матрицы Эйзенхауэра. Также в это поле попадают все отвлекающие факторы, о борьбе с которыми я писал в посте о прокрастинации.
Иногда стоит умело избежать помощи или отложить её, перенести встречу для обсуждения второстепенных вопросов или спросить супервайзера о его приоритетах и согласен ли он своей просьбой снизить приоритет того, чем вы занимаетесь прямо сейчас. Избежать ненужных конфликтов в таких ситуациях поможет мой пост о конфликтологии.
Любопытный пример из кинофильма: герой не вешал трубку и не пил воду из кулера, чтобы быстрее успеть обзвонить клиентскую базу и завершить рабочий день за шесть часов вместо восьми.
Кадр из фильма «В погоне за счастьем»
Относясь ко времени как к ресурсу, нужно задумываться не только о том, во что выгодно вложить время (квадраты А и B), но и об оптимизации. Задумайтесь о том, что поглощает ваше время, на чём можно сэкономить.
В нашей матрице оказались такие задачки: покупка нового чехла на телефон, поздравление секретаря и оформление презентации. Часть из них можно смело делегировать или убрать из своего ToDo-листа — например, поздравление:
Квадрат D
Менее срочные и менее важные дела.
Вопрос: находит ли гуру приоритезации время для соцсетей, забавных роликов и приятных мелочей? – Да. Стивен Кови сравнивает такие пустяки с маленькими камнями и песчинками, которые заполняют сосуд времени нашей жизни до полного объема.
Кадр из фильма «В погоне за счастьем»
Но! Только если сперва сложить первые большие камни из других квадратов матрицы Эйзенхауэра. Если же всегда сперва заполнять день не срочными и не важными делами, то для главного — места не останется. А сразу необходимо делать главное!
Из маленьких приятных моментов и состоит наша жизнь. Главное, держать курс на свою цель, по пути и в перерывах успевая ею насладиться. Помните, даже отдых должен быть эффективным, если он подпитывает ваше движение к целям.
Так, в квадрате D могут оказаться такие задачки:
Подробнее о soft skills и других темах можно узнать на моём YouTube-канале. В следующий раз расскажу о техниках мотивации.
Хотите вывести управленческие скилы на новый уровень, сделав их важной частью своей работы? Тогда приглашаем вас на факультет проджект-менеджмента GeekBrains, где преподаёт автор этой статьи.
«Тем ли я занят?» — такой вопрос время от времени возникает в голове у каждого. В ту ли корзину я складываю свои мысли и энергию? Верны ли мои способы достижения целей? Оптимальна ли операционка? Ответы на эти вопросы даёт простой, но эффективный метод расстановки приоритетов, — Матрица Эйзенхауэра. Об этой технике приоритезации пойдёт речь в посте.
Кто придумал матрицу и зачем она нужна
Генерал, а затем и президент США Дуайт Эйзенхауэр разработал для себя систему, которая помогала ему приоритизировать дела государственной важности. Стивен Кови, автор семи навыков, обратил на неё внимание и популяризировал в своей книге.
Цель матрицы заключается в том, чтобы разделить дела на более и менее важные. Так получается четыре квадрата, для каждого из которых разработаны рекомендации по планированию.
Как работать с матрицей
Алгоритм приоритезации прост: нужно определить, к какому из четырёх квадратов отнести дело, и поставить его в расписание в соответствии с этим. Чтобы быстрее разобраться, пост иллюстрирован фрагментами фильма «В погоне за счастьем». Его главный герой в ситуации острого цейтнота сталкивается с каждым из типов дел.
Квадрат А
Наиболее срочные и важные дела.
К первому квадрату относятся:
Если у вас в бизнес-центре отключили электричество, то все остальные дела отходят на второй план, — вы восстанавливаете связь и файлы. На форс-мажоры следует закладывать время в среднесрочный период. По примеру заложенных в цену потерь супермаркета.
Дела, поставленные в график, такие как встречи, конференции и прочее следует выполнять согласно календарю. Иногда их можно передвинуть при появлении более срочных и важных дел.
Моя сестра считает время с 5:30 до 7:00 утра наилучшим, так как с собакой ещё можно не гулять, все спят, пространство принадлежит только ей. Несмотря на то, что впереди весь день, важно и срочно сделать наиболее сложное дело в этот период. Потом возможности в покое заняться чем-то творческим или требующим полного погружения не представится. Конечно, работа ранним утром требует саморегуляции, о которой я писал в посте об эмоциональном интеллекте.
Безусловно, в контексте дедлайна, все задачи к нему относящиеся, так же ставятся в квадрат А. Но не следует забывать и о возможностях. Например, прямо сейчас вы успеете переговорить с начальником, он как раз освободился и не занят, — важно и срочно, квадрат А! Так герой фильма успевал ловить мгновение и строить связи по ходу решения своих задач.
Кадр из фильма «В погоне за счастьем»
А теперь попрактикуемся. Если заполнить матрицу из задач в примерах, то получится примерно так:
Квадрат B
Менее срочные, наиболее важные дела.
Со срочностью всё более-менее понятно. Большой вопрос однако, — ваши критерии для определения важности. Задумайтесь о них, возможно, это потенциальная финансовая выгода или жизненная гармония. Но для дальнейшей работы над матрицей такие критерии нужно понимать. Это ваше видение.
В современном мире, как декларирует Стивен Кови, необходимо быть проактивным, то есть действовать на опережение. Для этого требуется как можно быстрее справиться с делами квадрата A для поддержания на плаву, и устремиться к развитию — делам из квадрата B. Поэтому герой фильма несмотря на цейтнот, успевал готовиться к экзамену, изучать устройство медицинского оборудования и даже учиться собирать кубик Рубика.
Кадр из фильма «В погоне за счастьем»
Быть успешным в XXI веке — значит постоянно развивать человеческий капитал: связи, образование, исследования, прогоны, новые идеи, развитие, улучшение условий жизни. То есть делать то, что вам стратегически важно.
Ко второму квадрату приоритетов также необходимо отнести собственно планирование, восстановление сил и улучшение условий своей жизни. Чем больше вы находитесь в квадрате B, тем более быстры и точны на своём пути. Хороший пример квадрата B, — найти хорошего наставника или ментора.
Бэклог второго квадрата необходимо постоянно наращивать, изучая посты профессионалов на фейсбуке, читая новые книги, посещая конференции и форумы. Быть проактивным означает ещё и действовать в зоне влияния, то есть только там, где вы можете получить ощутимый эффект. Возможно, для вас это просто изучать истории успеха, похожие на желаемую.
Вернёмся к нашей матрице и заполним квадрат B задачами, которые стратегически важны для вашего развития, например:
Квадрат C
Срочные и менее важные дела.
Такие дела, как проверка документов и контактов, подготовительная работа и всё то, что могут за вас сделать другие, стоит делегировать. Это примеры из третьего квадрата матрицы Эйзенхауэра. Также в это поле попадают все отвлекающие факторы, о борьбе с которыми я писал в посте о прокрастинации.
Иногда стоит умело избежать помощи или отложить её, перенести встречу для обсуждения второстепенных вопросов или спросить супервайзера о его приоритетах и согласен ли он своей просьбой снизить приоритет того, чем вы занимаетесь прямо сейчас. Избежать ненужных конфликтов в таких ситуациях поможет мой пост о конфликтологии.
Любопытный пример из кинофильма: герой не вешал трубку и не пил воду из кулера, чтобы быстрее успеть обзвонить клиентскую базу и завершить рабочий день за шесть часов вместо восьми.
Кадр из фильма «В погоне за счастьем»
Относясь ко времени как к ресурсу, нужно задумываться не только о том, во что выгодно вложить время (квадраты А и B), но и об оптимизации. Задумайтесь о том, что поглощает ваше время, на чём можно сэкономить.
В нашей матрице оказались такие задачки: покупка нового чехла на телефон, поздравление секретаря и оформление презентации. Часть из них можно смело делегировать или убрать из своего ToDo-листа — например, поздравление:
Квадрат D
Менее срочные и менее важные дела.
Вопрос: находит ли гуру приоритезации время для соцсетей, забавных роликов и приятных мелочей? – Да. Стивен Кови сравнивает такие пустяки с маленькими камнями и песчинками, которые заполняют сосуд времени нашей жизни до полного объема.
Кадр из фильма «В погоне за счастьем»
Но! Только если сперва сложить первые большие камни из других квадратов матрицы Эйзенхауэра. Если же всегда сперва заполнять день не срочными и не важными делами, то для главного — места не останется. А сразу необходимо делать главное!
Из маленьких приятных моментов и состоит наша жизнь. Главное, держать курс на свою цель, по пути и в перерывах успевая ею насладиться. Помните, даже отдых должен быть эффективным, если он подпитывает ваше движение к целям.
Так, в квадрате D могут оказаться такие задачки:
Подробнее о soft skills и других темах можно узнать на моём YouTube-канале. В следующий раз расскажу о техниках мотивации.
Хотите вывести управленческие скилы на новый уровень, сделав их важной частью своей работы? Тогда приглашаем вас на факультет проджект-менеджмента GeekBrains, где преподаёт автор этой статьи.