штрих код счет фактуры что содержит
Штрих-код на счет-фактуре
Штрих-код на счет-фактуре имеет право быть? Не нарушает ли это правила по заполнению счетов-фактур и наличию нужных реквизитов. Хотим установить штрих-кода на счета-фактуры и акты выполненных работ для отслеживания наличия документов у контрагентов. Имеем ли мы на это (установка штрих-кода право)? Как Налоговая инспекция к этому относится? Были ли прецеденты?
консультирует: Елена Дамирова
Налоговый эксперт компании КАДИС с опытом работы в ФНС. Консультирует по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета, отвечает на вопросы по оформлению документов, подлежащих представлению в налоговые органы, ФСС и ПФ РФ
Согласно п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость (Приложение N 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость») (далее — Правила заполнения счета-фактуры), налогоплательщики вправе указывать в дополнительных строках и графах счета-фактуры дополнительную информацию, в том числе реквизиты первичного документа, при условии сохранения формы счета-фактуры, утвержденной данным Постановлением.
Таким образом, в счет-фактуру вы можете включить дополнительные реквизиты. Главное при этом сохранить его форму (п. 9 Правил заполнения счета-фактуры).
По мнению ФНС России, дополнительную информацию можно внести после строк счета-фактуры до табличной части. Если же надо добавить столбцы в таблицу, то вы должны сохранить последовательность граф в счете-фактуре. Новые столбцы включите справа или слева от таблицы (Письмо ФНС России от 17.08.2016 N СД-4-3/15094@).
Дополнительную информацию также можно указать после подписей в счете-фактуре (Письма Минфина России от 08.04.2016 N 03-07-09/20121, от 26.02.2016 N 03-07-09/10933).
Ранее, Минфин РФ не раз отмечал, что наличие в счете-фактуре дополнительных реквизитов не является основанием для отказа в вычете (см., например, Письма Минфина РФ от 09.02.2012 N 03-07-15/17, от 23.04.2012 N 03-07-09/40).
Таким образом, если штрих-код не затрагивает никакой из обязательных реквизитов, не меняет форму, то его можно приравнять к дополнительной информации, которая приведена в счете-фактуре.
Особенности заполнения счетов-фактур по товарам, подлежащим прослеживаемости
С 1 июля 2021 года в России начала действовать национальная система прослеживаемости импортных товаров. До этого мы были свидетелями эксперимента, который теперь завершен, и прослеживаемость стала обязательной в отношении нескольких групп товаров импортного производства.
Система обещает в перспективе стать мощным наднациональным (действующим в рамках ЕАЭС) механизмом. Он позволит обеспечить единое налоговое и таможенное администрирование. Но уже сейчас те организации и предприниматели, которых касается обязательная прослеживаемость импортных товаров на ее начальном этапе, ощутили, как много меняется в их деятельности. Очередное впечатляющее увеличение прозрачности бизнеса для налогового контроля потребовало создания нового документооборота по операциям с товарами, подлежащими прослеживаемости.
Сегодня мы обратимся к новому порядку заполнения и выставления счета-фактуры, актуальному для участника оборота товаров, подлежащих прослеживаемости.
Новый бланк
С 1 июля 2021 года всем налогоплательщикам НДС надлежит применять обновленный бланк счета-фактуры. Он утвержден Постановлением Правительства РФ от 02.04.2021 № 534, которым внесены изменения в Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Постановление № 1137).
Большая часть изменений мотивирована именно необходимостью обеспечения функционирования системы прослеживаемости импортных товаров.
Бросается в глаза, что бланк пополнился строкой 5а «Документ об отгрузке». Графа 1 теперь называется «№ п/п», а прежняя графа 1 «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права» стала графой 1а, подвинув графу «Код вида товара», которая теперь имеет номер 1б. Графу 11 переименовали и теперь она называется «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости». Появились новые графы 12, 12а и 13 –соответственно «Количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости» (код и условное обозначение) и «Количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости».
Само по себе применение бланка именно в том виде, в каком он утвержден Правительством РФ, очень важно, поскольку в противном случае счет-фактура будет недействителен вне зависимости от качества содержащейся в нем информации.
В п. 8 ст. 169 НК РФ прямо указано, что форму счета-фактуры утверждает Правительство РФ. Модификации, внесенные Правительством, продиктованы новыми требованиями п. 5 ст. 169 НК РФ к реквизитному составу показателей счета-фактуры.
Нынешнее изменение бланка далеко не первое в налоговой истории России. Мы можем воспользоваться разъяснениями, которые ранее в подобной ситуации давал Минфин России, например, в письме от 08.09.2017 № 03-07-09/57881: счет-фактура и корректировочный счет-фактура составляются по утвержденным формам, право налогоплательщика исключать строки и графы из утвержденной формы данным постановлением не предусмотрено.
Но в этот раз есть одна интересная особенность: новая строка 5а, новая графа 1 и графа 11 с новым наименованием должны присутствовать в любом счете-фактуре (УПД), выставленных начиная с 01.07.2021 вне зависимости от включения в него информации о товарах, подлежащих прослеживаемости и вне связи со способом его формирования (на бумаге или в электронном виде). Но графы 12, 12а и 13 в счетах-фактурах, составленных на бумажном носителе исключительно на товары, не подлежащие прослеживаемости, работы, услуги, имущественные права могут не формироваться вовсе, а не просто оставаться незаполненными (п. 2(2) Порядка заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137), то же касается и счета-фактуры в электронном виде, если ничто не связывает его с прослеживаемостью (п. 8 Порядка заполнения счета-фактуры).
Обобщим вышесказанное применительно к счетам-фактурам и УПД, выставляемым с 01.07.2021:
Отметим, что несоблюдение требований по реквизитному составу формы счета-фактуры (УПД) влечет недействительность документа. Последствиями для покупателя становится невозможность заявить НДС к вычету на его основании. Продавец же может быть наказан за отсутствие счетов-фактур: ст. 120 НК РФ предусматривает за это штраф в размере от 10 000 до 30 000 руб. в зависимости от длительности нарушения.
Особенности заполнения
Она должна содержать реквизиты (номер и дата составления) документа об отгрузке товаров (о выполнении работ, об оказании услуг), о передаче имущественных прав, соответствующего порядковому номеру (порядковым номерам) записи в счете-фактуре. Если необходимо отразить несколько документов, подтверждающих поставку (отгрузку) товаров (выполнение работ, оказание услуг), передачу имущественных прав, в этой строке указываются номера и даты таких документов через разделительный знак «;».
Очевидно, что строчка останется незаполненной в авансовом счете-фактуре (п. 4 Порядка заполнения счета-фактуры).
Других исключений Постановление № 1137 не делает. Нет у этой строки и прямой связи с отгрузкой именно товаров, подлежащих прослеживаемости. Однако предположим, что опосредованная связь имеется: в силу п. 8.9 ст. 88 НК РФ налоговый орган с 1 июля 2021 г. получил право при проведении камеральной налоговой проверки налоговых деклараций по НДС, УСН, ЕСХН и единой упрощенной налоговой декларации истребовать у налогоплательщика счета-фактуры, первичные и иные документы, относящиеся к операциям с товарами, подлежащими прослеживаемости, при нестыковках в данных деклараций и специальных отчетах участников оборота таких товаров. Понятно, что указание в счетах-фактурах данных отгрузочных документов облегчит налоговым органам «выход на цель».
При совершении операций с товарами, подлежащими прослеживаемости, в ней указывается регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости, т.н. РНПТ.
Участник оборота товаров формирует РНПТ сам из регистрационного номера декларации на товары и порядкового номера товара в декларации (гр. 32 ДТ) или из показателей заявления о выпуске товаров до подачи ДТ.
При ввозе из государств ЕАЭС импортер или его представитель в течение 5 дней с даты принятия таких товаров на учет подает уведомление о ввозе товара, подлежащего прослеживаемости, в ответ на которое ФНС России направляет квитанцию с присвоенным РНПТ для товаров, указанных в уведомлении.
По имеющимся на момент введения обязательной прослеживаемости товарным остаткам необходимо подать уведомления об остатках товаров, подлежащих прослеживаемости (отдельно по каждому коду ТН ВЭД), в ответ на которые ФНС России также направляет квитанции с присвоенным РНПТ для товаров, указанных в каждом Уведомлении.
Кроме того, ФТС России будет присваивать РНПТ по ввезенным и не растаможенным товарам, которые были конфискованы, взысканы в доход государства, не востребованы импортером и передаются таможенными органами на реализацию, переработку (утилизацию), уничтожение.
Правильность РНПТ, указанного в поступившем от продавца счете-фактуре, можно проверить с помощью сервиса «Проверка РНПТ» на сайте ФНС России. Сведения там обновляются ежедневно.
Количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости (код и соответствующее ему условное обозначение) определяется согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ).
Графа 13 содержит информацию о количестве товара, подлежащего прослеживаемости в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости.
Заполнение подстрок
В обновленном бланке счета-фактуры строки, начиная с графы 11, делятся на подстроки. Такое решение предложено для того, чтобы можно было компактно представить информацию о товарах, подлежащих прослеживаемости, одного наименования (графа 1а), с одной и той же единицей измерения (графа 2а), ценой за единицу (графа 4), но принадлежащих к разным партиям и имеющих разные РНПТ. В разрезе РНПТ заполняются данные о единице измерения, используемой в целях прослеживаемости и количестве товара в этом измерении (п. 2(2) Порядка заполнения счета-фактуры).
Последствия ошибок и нарушений при заполнении
Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету.
Критические ошибки в счетах-фактурах, являющиеся основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога, названы в п. 2 ст. 169 НК РФ. Это ошибки, препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю.
В остальных случаях огрехи при заполнении счета-фактуры не должны лишать покупателя законного права на вычет.
Таким образом, незаполнение строки 5а или неверное указание в этой строке реквизитов документа(ов) об отгрузке товаров (о выполнении работ, об оказании услуг), о передаче имущественных прав, равно как и отсутствие или неверное указание кода товара по ТН ВЭД ЕАЭС в графе 1б сами по себе не могут стать причиной отказа покупателю в вычете НДС.
Что до таких новых реквизитов как РНПТ (графа 11), количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости (графы 12 и 12а), количество товара в графе 13, то в силу прямого указания в п. 2 ст. 169 НК РФ их незаполнение (неверное заполнение) в счете-фактуре не ставят вычет под угрозу.
В то же время недоразумения с новыми показателями несомненно осложнят документооборот и взаимоотношения с покупателями – организациями и ИП при дальнейшей продаже товара, подлежащего прослеживаемости.
Систематическое невнимание к этим реквизитам, по нашему мнению, способно повысить уровень налогового риска налогоплательщика, поскольку система прослеживаемости по его вине будет недополучать сведения или получать их в искаженном виде, что потребует дополнительных усилий при налоговом администрировании.
Способ выставления счета-фактуры (УПД)
При реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, счета-фактуры, в том числе корректировочные счета-фактуры, выставляются в электронной форме. Таково требование п. 1.1 ст. 169 НК РФ.
При этом счета-фактуры в таком формате должны выставляться также и при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, лицам, не являющимся налогоплательщиками НДС, и налогоплательщикам, освобожденным от исполнения обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой налога (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). Данная норма не касается продаж гражданам для личных нужд, не связанных с предпринимательством и продаж самозанятым (см. Соглашение о механизме прослеживаемости товаров, ввезенных на таможенную территорию Евразийского экономического союза, от 29 мая 2019 года, п. 1.2 ст. 169 НК РФ).
Направить покупателю счет-фактуру (УПД) продавец обязан только по ТКС через оператора ЭДО, а покупатель – организация или ИП, в свою очередь, обязаны обеспечить получение такого документа (п. 1.2 ст. 169 НК РФ). При этом не имеет значения, какой налоговый режим применяет покупатель, крупный у него бизнес или совсем небольшой, есть у него желание подключаться к ЭДО или нет.
Новый Приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н, действующий с 1 июля 2021 г., определяет Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Им установлен ряд особенностей для ЭДО счетами-фактурами (УПД), в которых фигурируют товары, подлежащие прослеживаемости.
Заранее подготовьтесь к работе с прослеживаемыми товарами
В этом поможет компания Такском. Мы подберём для вас решения по электронному документообороту, благодаря которым вы без проблем сможете выставлять счета-фактуры по новым правилам, а также обмениваться другими электронными документами с контрагентами и сдавать отчётность в госорганы через интернет.
Как отчитываться по НДС с 1 июля: новые счета‑фактуры, декларации и регистры
С 1 июля в России начинает действовать система прослеживаемости товаров. С ее помощью государство будет следить за движением партий товаров от производителя к конечному покупателю. Отслеживать будут по документам — специально для этого вводят новые формы счетов-фактур, деклараций и регистров по НДС. Применять их должны все. Но тем, кто не ведет операций с прослеживаемыми товарами, не нужно указывать новые реквизиты. Разберемся с изменениями вместе с экспертами Контур.Экстерна.
Счета-фактуры. Изменения для всех
Основные новшества в счетах-фактурах касаются организаций и предпринимателей, которые работают с прослеживаемыми товарами, но есть и общие изменения. Перечислим их.
Графа 1 связана со строкой 5а. Документ об отгрузке соотносится с конкретным порядковым номером записи в счете-фактуре. Например, счет-фактура составлен на товар по нескольким товарным накладным. В этом случае в графе 5а будут указаны порядковые номера строк из счета-фактуры, которые относятся к конкретной накладной. Разделять документы надо через точку с запятой.
Счета-фактуры. Изменения для участников системы прослеживаемости
Для налогоплательщиков, которые работают с прослеживаемыми товарами, изменений больше. Они должны заполнять дополнительные графы в табличной части.
В графу 11 вносят один из двух реквизитов:
В графы 12 и 12а заносится единица измерения товара. Она определяется по Общероссийскому классификатору единиц измерения.
В графе 13 указывают количество товара, подлежащего прослеживаемости, в соответствующих единицах измерения.
В счете-фактуре для одной записи можно заполнить несколько подстрок в графах 11, 12, 12а и 13, ведь у прослеживаемых товаров с одинаковым наименованием, единицей измерения и ценой могут быть различные РНПТ.
Корректировочный счет-фактура тоже изменился. В нем появились графы 10 и 10а — код и наименование страны происхождения товаров. Если в исходном счете-фактуре эти реквизиты не заполняли, в корректировочном тоже заполнять не нужно.
Новые графы 11, 12, 13, заполняются аналогично обычному счету-фактуре. Только по графе 13 указывают не первоначальное количество отгруженных товаров, а разницу между их количеством до и после корректировки.
Электронный обмен счетами-фактурами
Продажу и покупку прослеживаемых товаров для перепродажи надо оформлять именно электронными счетами-фактурами и обмениваться ими через операторов ЭДО. Это касается и корректировочных документов (п. 1 ст. 169 НК РФ). Исключения предусмотрены в следующих случаях:
Регистры и декларация по НДС
За третий квартал 2021 года декларацию по НДС надо сдавать по новой форме. В ней поменяли штрих-коды, а в разделы 8, 9, 10 и 11 добавили новые строки для реквизитов прослеживаемости:
В регистры по НДС эти данные переносятся из первичных и корректировочных счетов-фактур, а в декларацию — уже из самих регистров.
Также ФНС утвердила временные новые форматы книги покупок, книги продаж, журналов учета счетов-фактур (письмо от 05.05.2021 № ЕА-4-15/6251@). В них включены новые реквизиты, чтобы участники системы прослеживания могли заполнить необходимые данные.
Еще больше полезных статей читайте в журнале «Я бухгалтер».
Штриховое кодирование документов
Технология штрихкодирования документов — для маркировки документов можно использовать линейные (одномерные 1D) или двумерные штрих-коды (2D).
Применение штриховых кодов в документах позволяет значительно уменьшить влияние, так называемого «человеческого фактора» на процесс обработки документов. Полностью исключить «человеческий фактор», мошенничество, подделку документов штриховое кодирование не сможет. Идентификация документов по штриховым кодам позволяет сократить время на обработку документов, исключить ошибки ручного ввода идентификатора документов, а так же автоматизировать обработку документов с помощью алгоритмов программного обеспечения. Результаты и выгоды от применения штрихкодов в документах могут быть значительные. По результатам внедрения наших проектов автоматизации учета, мы гарантировано получали:
Штриховые коды можно распечатывать при печати документа, допечатывать в выделенное поле или наклеивать с помощью самоклеящихся этикеток. Для печати штрих-кода можно использовать лазерный, струйный принтер или принтер этикеток (штрих-кода).
Преимущество линейного шрих-кода заключается в том, что его считывают все сканеры штриховых кодов. Более того, для считывания линейных штриховых кодов можно использовать самые дешевые светодиодные сканеры штрих кода, что значительно уменьшает стоимость автоматизации документооборота. В процессе применения линейных штрих-кодов для сокращения длины кода используются подчиненные справочники, в них содержится информация о документе и его истории.
1D-код (линейный) штрих-код
Рабочее место бухгалтера, оборудованное сканером штрих-кода, повысит производительность труда. Сокращается время на поиск в базе нужного документа. Вероятность ошибки при поиске сводится до нуля, поскольку каждому документу присваивается свой уникальный код.
Использование штриховых кодов и сканера штрих-кода в бухгалтерии позволяет автоматизировать поиск бухгалтерских документов. В бухгалтерской базе множество документов, и благодаря считыванию штрих-кода с определенного документа нужный документ будет найден за несколько секунд.
Считывание линейного штрих-кода со счета-фактуры и расходной накладной осуществляется с целью быстрого и безошибочного их поиска в базе данных. Благодаря такому применению штрихового кодирования документов и сканера штрих-кода произошла замена ручного ввода данных с бумажных платежных документов на автоматизированный.
2D штрих-код
Преимущество двумерного кода в том, что он может содержать больше информации о документе, то есть основная информация о документе может быть закодирована непосредственно в штриховом коде. Штрих-код документа формата 2D генерируется таким образом, что он содержит всю информацию, необходимую для однозначной идентификации документа и не требует хранения в базе данных. Необходимо учитывать, что двумерные штрих-коды считываются с помощью сканеров 2D, а эти сканера в настоящее время еще достаточно дорогие по сравнению с линейными. Вы можете посмотреть в каталоге: 2D сканеры штриховых кодов. Цены и характеристики.
В два-де кодировке удобно сохранять информацию о связанных документах, ссылки на сайт компании или подразделения, ссылки на страницы с сервисной документацией, коды небольших размеров (когда линейных штриховой код будет занимать много места). В некоторых случаях с помощью 2D кодов обеспечивалась передача накладных. На бумажном носители была напечатана накладная, содержимое которой было закодировано в двумерных кодах. Подобный подход позволил избежать ручного ввода накладной на удаленном складе. Кладовщик с помощью сканера вносил накладную в компьютер.
Использование штрихкодирования документов
Штриховыми кодами маркируются все печатные формы документов. При вводе результатов выполнения заданий и операций сотрудник не тратит время на поиск документа. Более того, в зависимости от рабочего места по результатам сканирования можно автоматически проставлять отметки о выполнении задания и движении документа. Например, можно использовать такую схему: менеджер распечатывает клиенту документы и направляет его на склад получать товар или подтверждение оплаты в бухгалтерии. Пока клиент добирается до склада, распоряжение на отгрузку в электронном виде поступает в складскую систему, заказ собирается и упаковывается, от бухгалтерии поступает разрешение на отпуск продукции. По сканированию документа, предъявленного клиентом, нужный заказ появляется на экране ПК или терминале сбора данных кладовщика. Заказ проверяется и упаковывается. Документы со штрих-кодами можно быстро найти и обработать в корпоративной системе учета. Документ может проходить по маршруту: отдел продаж, бухгалтерия, участок сборки заказов, упаковки заказов, экспедиция и погрузка в автомобиль.
Схема штрихкодирования документов: менеджер печатает оригиналы документов, в которых автоматически пропечатывается уникальный штрих-код. После того, как документ возвращается от клиента, сотрудник (как правило, офис-менеджер) считывает штрих-код сканером штрих-кодов.
В дальнейшем бухгалтер может сформировать отчет и наглядно увидеть — какие документы в наличии или отсутствуют. Отчет можно формировать в разрезе различных аналитик: период, контрагенты, тип документа, ответственный менеджер и т.д. Выведя отчет по недостающим документам, можно инициировать процесс сбора документов.
Штрихкодирование документов с заменой статусов выполняется в двух вариантах: с заменой статуса только в системе или с заменой статуса документа и печатью этикетки со штриховым кодом статуса. Например, наклейка на товарно транспортную накладную: первое взвешивание, акт взвешивания.
Если документооборот выходит за рамки предприятия или связан с международной деятельностью имеет смысл использовать всемирный стандарт идентификации типа документа GDTI. Номер GDTI присваивает издатель документа, используя свой Префикс GS1 предприятия и самостоятельно формируя разряды «Тип документа» и «порядковый номер документа».