создать шаблоны документов с кодами полей

Подготовка шаблона документа

В предыдущей статье мы описали процесс создания формы в Excel для последующего переноса данных в шаблон документа. Теперь разберем как создать шаблон документа и научить программу заполнять нужные данные в заданные части текста.

Создание полей для вставки

Проделайте эту операцию для всех данных, которые хотите заполнять в шаблоне документа.

Просмотр всех созданных полей

Вы можете список всех полей в файле. Для этого выберите команду на ленте Список полей.

Откроется форма, в которой можно посмотреть список полей и их текущие значения.

Шаблон документа

Все готово для вставки полей в шаблон документа. Откройте файл с шаблоном, который хотите создать.

Для примера мы возьмем простой договор. В этот документ расставим метки с короткими названиями наших полей, которые мы создали в форме Excel. У нас должно получиться примерно так:

Как видите, мы просто в фигурных скобках указали наши поля <Номер_договора>, <Дата_договора>и так далее. Таких полей может быть сколько угодно. Выделять цветом их необязательно.

Источник

Заполнение полей шаблонов документов средствами Word, в том числе и из табличной части.

Опубликовано:
3 декабря 2014 в 12:30

Довольно часто возникает вопрос «Можно ли добавить в шаблон Word записи из табличной части документа?». К сожалению, стандартными настройками это сделать нельзя. Но у меня появилась идея реализовать данную возможность прикладным способом. Для решения поставленной задачи воспользовалась материалом Дмитрия Тарасова Заполнение полей шаблонов документов средствами Word и модифицировала его решение. В этой статье опишу как я это сделала.

Компоненты решения

в поле «Вычисление» необходимо вернуть в строковой переменной Result строку в формате: «Номер табличного раздела; Имя реквизита, значение которого переносится в » (например: «Result = ‘3; INVString’»),

Карточка записи справочника Шаблоны документов Word:

Параметры функции

Параметры функции

RITAddingDataTable(NumberTabAndRequesute: Строка; EDocument: Вариантный; WordDoc: Вариантный; Index: Целое число) – Функция предназначена для заполнения/обновления таблиц данными из табличной части карточки документа. Поиск таблицы и ячеек для заполнение (обновления данных) осуществляется по передаваемому индексу текстового поля (параметр Index). Примечание: для корректного заполнения таблицы Текстовое поле должно располагаться в заголовке таблицы.

Параметры функции

NumberTabAndRequesute – строка, состоящая из Номера детального раздела и Имени реквизита, значение которого необходимо перенести в документ, разделенные символом “;”

WordDoc – объект Document, представляющий активный документ, в котором заполняются поля;

Index – индекс поля, для которого переносятся данные.

Параметры функции

Для заполнения/обновления данных в документах, в Типе карточек электронного документа необходимо добавить действие «Заполнить поля» со следующим кодом:

Пример использования данного решения.

Создаем шаблон электронного документа «Шаблон для примера».

Из скриншота видно, что для интеграции табличной части в заголовки таблицы Word добавляются Текстовые поля, наименование закладок которых должно соответствовать значению «Имя поля» в табличной части справочника Шаблоны документов Word

В Типе карточек электронных документов «Документы для шаблонов» добавляем действие «Заполнить поля».

Создаем запись справочника Шаблоны документов Word для созданного шаблона и заполняем все необходимые поля.

По кнопке Просмотр в созданной записи справочника Шаблоны документов Wordпосмотрим результат заполнения полей шаблона:

а) заполняем поля в карточке документа

б) нажимаем кнопку «Заполнить поля»

в) открываем созданный документ

Таким образом, данные из карточки документа перенеслись корректно. Для обновления данных в документе достаточно после изменения и сохранения данных в карточке документа нажать кнопку «Заполнить поля» еще раз.

Источник

Создание и настройка шаблона документа в 1С Документооборот

Часто, в офисной рутине, сотрудники неоднократно имеют дело с формированием похожих документов. В таких случаях, они просто берут документ и копируют его, немного изменяя текст. Но создание таких документов с помощью шаблонов в 1C Документооборот, позволит сотрудникам ускорить работу, а также сократит время создания новых печатных форм. Также, программа может установить корпоративный формат документов. Таким образом, обычный пользователь не сможет вносить изменения в документ.

В изменяемый файл документа, все данные приходят автоматически из настроенной карточки. Также, при работе с шаблонами, у пользователя получится сократить схему обработки документов.

Что бы программа смогла работать с автозаполняемыми шаблонами, ее нужно настроить. Для этого, нужно перейти в «Настройки и администрирование»-«Настройка программы»-«Работа с файлами».

Для того, что бы программа работала с автозаполенением, нужно включить функцию «Использовать автозаполнение шаблонов файлов»

Как подготовить шаблон документов в 1C

Для этого нужно перейти к созданию шаблона. Открываем пустой файл MS Word, после чего закрепляем ее в настройках. Переходим к разделу «Документы и файлы»-«Файлы».

В появившемся окне, нажимаем на «Шаблоны файлов», скачиваем нашу новою заготовку, по нажатию кнопки «Создать файл». В следующем окне выбираем команду «Загрузить с диска».

После этого, в следующем окне выбираем до этого подготовленный файл. Называем его на свое усмотрению, например, «Пример шаблона договора». В будущем в нем будет храниться наш шаблон документа.

Для сохранения необходимо нажать «Записать и закрыть».

После чего, мы увидим наш шаблон в списке файлов.

Для открытия файла, нам потребуется щелкнуть по нем правой кнопкой мышки, и нажать «Открыть карточку».

Как создать шаблон в 1C Документооборот

Для создания шаблона, нужно создать новый вид документа. Он будет заполнять наш шаблон. Для этого открываем раздел «Нормативно-справочная информация»-«Виды документов».

Нажимаем на кнопку «Создать» и создаем нужный вид документа.

Называем его, например, «Пример шаблона договора» и в настройках ставим галочки на «Использовать срок исполнения «, после на «Является договором». Если необходимо включить документ в нужную группу, то вам потребуется задать индекс нумератора. Так называемый суффикс либо префикс документа.

Если необходимых реквизитов не хватает, то их можно установить перейдя по гиперссылке «Набор дополнительных свойств документов данного вида».

В открывшемся окне вам необходимо задать реквизиты используя кнопку «Добавить».

Если создать новый реквизит, то вам потребуется указать наименование и задать тип значения. Для этого пишем «Дополнительное значение», и задаем список на закладке «Значение».

После чего на закладке «Нумерация» задаем нужную нумерацию документа.

После этого, переходим на закладку «Шаблон документа», «Настройка» и отмечаем:

В этой графе можно ограничить доступ пользователям к шаблону.

Используя закладку «Реквизиты документа» можно заполнить все необходимые значения по умолчанию, они будут использоваться при сохранении документа.

Закладка»Файл» позволяет добавить файл шаблона. Если перейти по гиперссылке, то вы сможете выполнить необходимую настройку шаблона. Для этого потребуется заполнить необходимые текстовые поля в документе.

В открывшемся окне, мы отметим галочками реквизиты в необходимом количестве. После чего, мы сможем использовать их в тексте. Для этого нажимаем на «Копировать», «Вставить».

Отмеченные реквизиты перенесутся в пустой документ. После его потребуется подготовить вставить в нужное место текст

После чего файл необходимо сохранить.

Как сформировать заполняемые поля шаблона напрямую в MS Word

Для этого нужно включить режим «Разработчика». Если использовать MS WORD-10, то сделать это можно в меню «Параметры», дальше перейдем в раздел «Настроить ленту» и устанавливаем галочку на «Разработчик».

После чего в меню появятся несколько вкладок под именем «Разработчик».

Добавляем текстовые поля.

После чего, двойным щелчком открываем поле редактирование. Где задаем нужные реквизиты.

Именно так задаются нужные реквизиты.

После чего сохраняем наш документ. Для этого нажимаем на кнопку «Закончить».

Если мы добавим поля автоматически, то программа автоматически их сопоставит. Но когда шаблон формируется вручную, то настраивать нужно сопоставление.

Как настроить заполнения шаблонов в документе

Для последующей настройки нам нужно перейти в раздел «Нормативно-справочная информация». В настройках выбираем «Настройка навигации». После чего выводим на рабочий стол меню, которого нет на рабочем столе.

После этого, переносим кнопкой «Добавить» пункт «Настройки заполнения файлов» в правую часть «Выбранные команды».

На рабочем столе появятся добавленные пункты меню

В разделе «Настройка заполнения файлов» нужно выполнить заполнение шаблона. После нажимаем на кнопку «Добавить» и выполняем настройку замены, для этого указываем введенные поля из нашего шаблона.

Дальше вводим нужные параметры замены. Реквизиты могут задаваться в виде выражений на встроенном языке, или к примеру в виде скрипта.

После всех этих махинаций, наша система будет автоматически заполнять реквизиты. При работе с шаблонами повышается скорость работы. Также, уменьшается количество ошибок.

Остались вопросы или нужны услуги по настройке 1С Документооборот? Звоните нашим специалистам или оставьте заявку на сайте!

Источник

Коды полей для подстановки в шаблоны

Коды полей — это специальные метки в шаблонах документов, на место которых подставляются данные из таблицы Excel при работе с программой заполнения документов.

Например, если нам надо в документе (или письме) получить текст «Уважаемый Петров Иван Скотиныч!», а в исходной таблице у нас есть столбец с заголовком ФИО, то мы в шаблоне документа пишем: «Уважаемый <ФИО>!»
В этом случае <ФИО>— это код поля, на место которого будут подставлены данные из одноименного столбца исходной книги Excel.

Все коды полей заключены в фигурные скобки:
Например, , , , , , и т.д.

Коды полей в программе используются для следующих целей:

Программа поддерживает несколько типов кодов полей, о каждом из которых написано ниже.

Ссылки на столбцы исходного файла Excel

Первый, и самый используемый, тип кодов полей.
Например, в качестве исходных данных у нас выступает таблица Excel из 5 столбцов:

Исходная таблица имеет столбцы с названиями ФИО, Отдел, Номер, Дата, Сумма, и для подстановки данных из таблицы в документы и письма мы будем использовать такие коды полей: , , , ,

При формировании документов (писем) по нескольким строкам таблицы, для каждой строки (каждого набора документов) будут использоваться свои значения полей.

На место кода поля в шаблон подставляется отображаемый в ячейке текст (после применения формата ячейки к значению). В случае с шаблона Word обычно больше ничего и не нужно, но для подстановки в шаблоны Excel может потребоваться использовать значения ячеек. Если требуется извлекать значение ячейки (дату или число) для вставки в шаблон Excel, или гиперссылку из ячейки, можно использовать модификаторы кодов полей.

Ссылки на фиксированные (именованные) ячейки таблицы

Этот тип кодов полей используется намного реже

Предположим, нам надо подставить во все формируемые документы фиксированные значения из ячеек B2 (дата договора) и F2 (ФИО исполнителя)

Теперь в шаблонах документов и писем мы можем использовать следующие коды:

или — для вставки даты составления договора,
или — для вставки ФИО исполнителя

(можно использовать как адреса ячеек, так и имена, которые мы назначили ячейкам)

Внимание: коды полей, ссылающиеся на одиночные ячейки, начинаются со знака = (например, , а не )

Коды нумерации строк

Служебные коды

Для подстановки данных об исходном файле Excel:

Код — имя исходного листа Excel
Код — порядковый номер исходного листа Excel
Код — имя исходного файла Excel (без расширения)

Коды для вставки текущей даты и времени:
(с примерами текста, который будет подставляться вместо кода)

значение: 2012-09-28
значение: 120928
значение: 28 сентября 2012
значение: 18-20-33
значение: 182033
значение: 2012-09-28 18-20-33
значение: 120928-182033
значение: 28 сентября 2012 18-20-33

Управляющие коды (для маски имени файла)

Эти коды используются только в названиях файлов-шаблонов, и задают команды, специфичные для каждого конкретного шаблона.
Все эти коды при обработке шаблона удаляются (заменяются на пустое значение)

Количество печатных копий задаётся кодом , где x — количество копий при выводе на печать.

Таким образом, можно задать количество печатных копий для каждого шаблона в отдельности (количество печатных копий по-умолчанию можно задать в настройках программы)

Источник

Создание форм, предназначенных для заполнения или печати в приложении Word

Чтобы создать в Word форму, которую смогут заполнять другие люди, начните с шаблона или документа и добавьте элементы управления содержимым. К таким элементам относятся, например, флажки, текстовые поля, элементы выбора даты и раскрывающиеся списки. Если вы знакомы с базами данных, вы можете даже связывать элементы управления содержимым с данными.

Отображение вкладки «Разработчик»

Если вкладка «Разработчик» не отображается на ленте, см. отображение вкладки «Разработчик».

Открытие шаблона или пустого документа, на основе которого будет базироваться форма

Чтобы сэкономить время, начните с шаблона формы или начните с нуля с пустого шаблона.

Перейдите в папку > файл.

В области Поиск шаблонов в Интернетевведите Forms или тип формы и нажмите ввод.

Выберите шаблон формы, а затем выберите Создать или Скачать.

Перейдите в папку > файл.

Выберите Пустой документ.

Добавление содержимого в форму

Перейдите вразработчик и выберите элементы управления, которые вы хотите добавить в документ или форму. Чтобы удалить управление содержимым, выберите его и нажмите кнопку Удалить. После вставки элементов управления можно настроить свойства.

Примечание: Форму с элементами управления содержимым можно распечатать, однако поля вокруг них напечатаны не будут.

В элементе управления содержимым «форматированный текст» пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев текста. Чтобы ограничить возможности пользователей, вставьте элемент управления содержимым «обычный текст».

Щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите вставить нужный контроль.

Чтобы настроить определенные свойства для элементов управления, см. настройка и изменение свойств элементов управления содержимым.

Элемент управления «рисунок» часто используется в шаблонах, однако его можно добавить и в форму.

Щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите вставить нужный контроль.

Чтобы настроить определенные свойства для элементов управления, см. настройка и изменение свойств элементов управления содержимым.

Используйте стандартные блоки, когда хотите предоставить пользователям возможность выбрать определенный блок текста. Например, элементы управления созданием блоков полезны, если вам нужно добавить другой шаблон в зависимости от конкретных требований договора. Вы можете создать для каждого варианта элемент управления содержимым «форматированный текст» и поместить их все в элемент управления «стандартный блок», который будет служить контейнером.

Щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите вставить нужный контроль.

Перейдите на веб-странице«Управление содержимым коллекции (или «Управление содержимым «building block»).

Выберите Разработчик и элементы управления содержимым для этого блока.

Щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите вставить нужный контроль.

Чтобы настроить определенные свойства для элементов управления, см. настройка и изменение свойств элементов управления содержимым.

В поле со списком пользователи могут выбрать один из предложенных вами пунктов или ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из имеющихся пунктов.

Перейдите в > со списком для разработчиков или Управление содержимым в .

Выберите объект управления содержимым, а затем выберите Свойства.

Чтобы создать список вариантов, выберите Добавить в списке Свойства списка.

Введите вариант в области Отображаемого имени,например Да, Нетили Возможно.

Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все нужные вам значения не окажутся в раскрывающемся списке.

При необходимости задайте остальные свойства.

Примечание: Если установить флажок Содержимое нельзя редактировать, пользователи не смогут изменять выбранные пункты.

Щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите вставить кнопку «Выбор даты».

Чтобы настроить определенные свойства для элементов управления, см. настройка и изменение свойств элементов управления содержимым.

Щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите вставить поле с кнопкой «квадрат».

Чтобы настроить определенные свойства для элементов управления, см. настройка и изменение свойств элементов управления содержимым.

Элементы управления устаревшими формами можно использовать для совместимости с более старыми версиями Word и состоят из устаревших форм и элементов Active X.

Щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите вставить устаревший контроль.

Перейдите в > в формы.

Выберите нужный элемент управления в разделе Формы предыдущих версий или Элементы ActiveX.

Настройка и изменение свойств элементов управления содержимым

У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, для элемента управления «Выбор даты» вы можете выбрать различные форматы отображения даты.

Выберите содержимое, которое вы хотите изменить.

Перейдите в > для разработчиков.

Измените нужные свойства.

Защита формы

Если вы хотите ограничить возможности редактирования или форматирования формы пользователями, воспользуйтесь командой Ограничить редактирование.

Откройте форму, которую хотите заблокировать или защитить.

Выберите Разработчик > ограничить редактирование.

После выбора ограничений выберите Да, Начать защиту.

Если вы хотите защитить только части документа, разделите его на разделы и защитите только нужные разделы.

Для этого в области «Ограничить редактирование» выберите «Выбор разделов». Дополнительные сведения о разделах см. в статье Вставка разрыва раздела.

Отображение вкладки «Разработчик»

Если вкладка «Разработчик» не отображается на ленте, см. отображение вкладки «Разработчик».

Открытие шаблона или использование пустого документа

Чтобы создать в Word форму, которую смогут заполнять другие люди, начните с шаблона или документа и добавьте элементы управления содержимым. Элементы управления содержимым включают в себя флажки, текстовые поля и списки. Если вы знакомы с базами данных, вы можете даже связывать элементы управления содержимым с данными.

Выберите Файл > Создание из шаблона.

В области Поиск введите форма.

Дважды щелкните нужный шаблон.

Выберите файл > Сохранить каки уберите расположение для сохранения формы.

В оке Сохранитькак введите имя файла и выберите Сохранить.

Перейдите в папку > новый документ.

Выберите Файл > Сохранить как.

В оке Сохранитькак введите имя файла и выберите Сохранить.

Добавление содержимого в форму

Перейдите вразработчик и выберите элементы управления, которые вы хотите добавить в документ или форму. Чтобы удалить управление содержимым, выберите его и нажмите кнопку Удалить. После вставки элементов управления можно настроить параметры. В меню Параметры можно добавлять макрос входа и выхода для запуска при взаимодействии с элементами управления, а также элементы списка для полей со списком.

В документе щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите добавить управление содержимым.

На сайтеразработчика выберите Текстовое поле, Поле сополем или Поле со полем со полем со полем.

Повторите шаги 1–3 для каждого из элементов управления, который хотите добавить.

Параметры, которые можно настроить как для общих параметров, так и для управления определенными настройками. Выберите один из параметров, а затем выберите Параметры, чтобы настроить или внести изменения.

Настройка общих свойств.

Чтобы выбрать макрос для запуска, можно выбрать записанный или настраиваемый макрос, который будет запускаться при вводе или выходе из поля.

Закладка Указать уникальное имя или закладку для каждого из них.

Вычисления при выходе В результате Word будет запускать или обновлять любые вычисления, например общую цену при выходе пользователя из поля.

Добавление текста справки Подайте подсказки или инструкции для каждого поля.

ОК Сохранение параметров и выход из панели.

Отмена Забудет об изменениях и выход из панели.

Настройка определенных свойств для текстового окна

Тип Выберите форму Обычный текст, Число, Дата, Текущая дата, Текущее время или Вычисление.

Текст по умолчанию задает необязательный учебный текст, который отображается в текстовом поле до того, как пользователь в него вошел. Установите для поля включено разрешение ввода текста в поле.

Максимальная длина задает длину текста, который пользователь может ввести. Значение по умолчанию — Unlimited.

В текстовом формате можно настроить автоматическое форматирование текста на «Все буквы», «Нижний регистр», «Первая строчная» или «Заголовок».

Текстовое поле включено Позволяет пользователю вводить текст в поле. Если есть текст по умолчанию, пользовательский текст заменяет его.

Установите определенные свойства для квадрата.

Значение по умолчанию Выберите значение Не проверено или не по умолчанию.

Размер чека Замерять размер точно или автоматически, чтобы при необходимости изменить его.

Включена проверка Позволяет пользователю проверить или очистить текстовое поле.

Настройка определенных свойств для полей со множеством

Drop-down item Введите строки для элементов списка. Нажмите +или ВВОД, чтобы добавить элемент в список.

Элементы в списке Отображает текущий список. Выберите элемент и с помощью стрелок вверх или вниз измените порядок, нажмите — для удаления выбранного элемента.

Drop-down enabled Позволяет пользователю открыть поле со полем и выбрать его.

Перейдите в > формы разработчика.

Примечание: Чтобы отоградить форму и продолжить редактирование, еще раз выберите Защитить форму.

Сохраните и закройте форму.

При необходимости вы можете проверить форму, прежде чем распространять ее.

Откройте форму еще раз, заполните ее обычным способом и сохраните как копию.

Отображение вкладки «Разработчик»

В правой части ленты выберите , а затем выберите Параметры ленты.

Открытие шаблона или документа, на основе которого создается форма

Вы можете можно начать работу с пустого документа и создать собственную форму с нуля. Чтобы сэкономить время, можно использовать шаблон.

Выберите Файл > Создание из шаблона.

В левой области разорите список Шаблоны из Интернетаи выберите Forms.

Дважды щелкните шаблон формы, который нужно использовать.

Добавление элементов управления содержимым в форму

В документе щелкните место, куда нужно добавить элемент управления содержимым.

На вкладке Разработчик в области Элементы управления формывыберите Текстовые поле, Квадратили Поле со полем со полем.

Чтобы настроить определенные свойства для этого параметра, выберите Параметры, а затем настройте нужные свойства.

Примечание: Чтобы составить раскрывающийся список для поля со списком, выберите заполнитель поля, щелкните Параметры и добавьте в список нужные пункты.

Повторите шаги 1–3 для каждого из элементов управления, который хотите добавить.

Добавление учебного текста (необязательно)

Пояснительный текст (например, «введите имя») в текстовом поле позволит сделать форму более удобной. По умолчанию текстовое поле остается пустым, но вы можете добавить в него текст.

Выберите текстовое поле, в которое вы хотите добавить учебный текст.

На вкладке Разработчик в области Элементы управления формывыберите Параметры.

В тексте по умолчаниювведите инструкции.

Убедитесь, что выбрана включенная заливка, а затем выберите ОК.

Защита формы

На вкладке Разработчик в области Элементы управления формывыберите Защитить форму.

Примечание: Чтобы снять защиту формы и продолжить редактирование, щелкните Защита формы еще раз.

Сохраните и закройте форму.

Проверка формы (необязательно)

При необходимости вы можете проверить форму, прежде чем распространять ее.

Откройте форму еще раз, заполните ее обычным способом и сохраните как копию.

Создание заполняемых форм невозможно в Word в Интернете.

Форму можно создать в версии Word для настольных компьютеров с помощью инструкций в области Создание заполняемой формы.

Когда вы сохраните документ и откроете его в Word в Интернете, вы увидите внесенные изменения.

Источник