можно ли использовать учетные регистры которые предлагает программа автоматизации учета ответ
Регистры бухгалтерского учета в форме электронных документов
Автор: Фурагина О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Если регистры бухгалтерского учета (первичные учетные документы) формируются в электронном виде, какие требования к их заполнению предъявляются?
Согласно п. 11 Инструкции № 157н регистры бухгалтерского учета составляются по унифицированным формам, установленным в рамках бюджетного законодательства. Напомним, что в настоящее время необходимые формы регистров утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
Если формы каких-либо регистров не унифицированы, учреждение вправе установить их в рамках формирования своей учетной политики. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержать такие документы, приведен в п. 11 Инструкции № 157н и Приказе № 52н.
Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, или на бумажном носителе в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, а также в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе (п. 32 СГС «Концептуальные основы», п. 11, 19 Инструкции № 157н).
При этом реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов) формируется в соответствии с установленной в рамках документооборота периодичностью формирования регистров бухгалтерского учета (журналов операций) на бумажном носителе (операционный день, месяц, квартал) и подшивается в отдельную папку (дело) (п. 11 Инструкции № 157н).
Исправления отражаются в электронном регистре бухгалтерского учета лицами, ответственными за ведение регистра, в порядке, предусмотренном для бумажных регистров, и записями, подтвержденными справками (п. 18 Инструкции № 157н).
К сведению: при наличии технической возможности учреждение вправе хранить первичные электронные документы (электронные регистры) на электронных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (п. 33 СГС «Концептуальные основы»).
В приложении 5 к Приказу № 52н установлено несколько особенностей формирования и составления документов в электронном виде.
Отметки бухгалтерии о принятии объекта к учету или его выбытии в случае передачи лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, в оформленном первичном учетном документе не проставляются. В этом случае отметки бухгалтерии об отражении в учете указанных операций, а также бухгалтерские записи оформляются в бухгалтерской справке (ф. 0504833).
Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в порядке, установленном учреждением в рамках формирования своей учетной политики.
Из всех форм, представленных в Приказе № 52н, отдельно сказано только о заполнении инвентарной карточки (ф. 0504031) в электронном виде.
В частности, указано, что при ведении инвентарных карточек (ф. 0504031) в виде электронных документов (регистров) отражается дата формирования копии инвентарной карточки на бумажном носителе.
Кроме того, при ведении инвентарной карточки в виде электронного документа (регистра) копии таких документов формируются на бумажных носителях: в обязательном порядке при закрытии инвентарной карточки (выбытии инвентарного объекта), а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры, в иных случаях, предусмотренных локальным правовым актом субъекта учета в рамках формирования им учетной политики.
Учреждение обязано обеспечить сохранность инвентарных карточек, созданных в виде электронных документов (регистров), до момента их передачи в архив. Порядок хранения электронных регистров определяется в рамках формирования учетной политики.
Как видим, особенных требований к заполнению бухгалтерских учетных документов в электронном виде СГС «Концептуальные основы», Инструкция № 157н и Приказ № 52н не содержат. Следовательно, их нужно заполнять так же, как и на бумаге.
Регистры бухгалтерского учета: поддержка в «1С:Предприятии 8»
Регистры бухгалтерского учета: поддержка в «1С:Предприятии 8»
Новый закон о бухгалтерском учете
Напомним, что действие Закона № 402-ФЗ распространяется на экономические субъекты, к которым, в частности, относятся коммерческие и некоммерческие организации, индивидуальные предприниматели и лица, занимающиеся частной практикой, а также находящиеся на территории РФ филиалы и представительства иностранных и международных организаций.
Согласно положениям нового Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ, изменены понятие объектов бухгалтерского учета, принципы и субъекты регулирования бухгалтерского учета; установлены новые требования к главным бухгалтерам; изменен состав и порядок представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, отменена обязанность по применению унифицированных форм первичных учетных документов и др.* Изменения затронули и регистры бухгалтерского учета.
* Подробнее о положениях Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» читайте: в № 2 (февраль), стр. 4; № 3 (март), стр. 13; № 4 (апрель), стр. 9; № 5 (май), стр. 7; № 6 (июнь), стр. 7; № 8 (август), стр. 9; № 11 (ноябрь), стр. 4; № 12 (декабрь), стр. 4 «БУХ.1С» за 2012 год; в № 1 (январь), стр. 6; № 2 (февраль), стр. 4; № 3 (март), стр. 4 «БУХ.1С» за 2013 год.
Она «должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, необходимое пользователям этой отчетности для принятия экономических решений» (ч. 1 ст. 13 Закона № 402-ФЗ).
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
В соответствии с частью 1 статьи 10 Закона № 402-ФЗ данные, которые содержатся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
В отличие от ранее действующего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ, Закон № 402-ФЗ устанавливает обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ):
1) наименование регистра;
2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (рис. 1).
Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ЭП) (ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).
Исправление в регистре должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 8 ст. 10 Закона № 402-ФЗ). В регистре не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за их ведение.
Формирование регистров бухгалтерского учета в «1С:Бухгалтерии 8»
Возможность формировать регистры бухгалтерского учета с учетом требований Закона № 402-ФЗ реализована:
Для ведения регистров бухгалтерского учета используются стандартные отчеты, формируемые в программе автоматически на основании данных учета:
— Оборотно-сальдовая ведомость;
— Шахматная ведомость;
— Оборотно-сальдовая ведомость по счету;
— Обороты счета;
— Анализ счета;
— Карточка счета;
— Справки-расчеты;
— Анализ субконто;
— Обороты между субконто;
— Карточка субконто;
— Сводные проводки;
— Отчет по проводкам;
— Главная книга.
В каждом стандартном отчете программы можно дополнительно отобразить единицу измерения, должность и расшифровку подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета (см. рис. 1). Для отображения указанных сведений необходимо предварительно выполнить настройку в регистре сведений Ответственные лица организаций.
Рассмотрим порядок настройки и формирования регистра бухгалтерского учета на примере программы «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0). Рекомендации могут применить и пользователи «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 2.0),
Настройка регистра сведений «Ответственные лица»
Далее следует перейти по гиперссылке Все ответственные лица. В форме Ответственные лица нужно выбрать значение Ответственный за бухгалтерские регистры и нажать кнопку Создать:
После нажатия кнопки Записать и закрыть информация об ответственном лице в регистре сведений будет сохранена.
Формирование регистра бухгалтерского учета
По умолчанию, отчет не содержит в себе всех необходимых реквизитов, поименованных в части 4 статьи 10 Закона № 402-ФЗ. Для формирования регистра необходимо выполнить следующее:
Теперь в отчете появятся дополнительные реквизиты (см. рис. 2):
Теперь стандартный отчет содержит все обязательные реквизиты и его можно считать регистром бухгалтерского учета.
Кроме стандартных отчетов (например, отчеты Оборотно-сальдовая ведомость), которые могут быть сформированы как регистры бухгалтерского учета, существует возможность сформировать регистры бухгалтерского учета из Справок-расчетов (рис. 3), оформляемых в программе по регламентным операциям закрытия месяца (списание косвенных расходов, себестоимость выпущенной продукции и оказанных услуг и т.п.).
Возможность формирования регистров бухгалтерского учета из Справок-расчетов реализована начиная с релиза 3.0.19 «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0).
Как уже говорилось выше, регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).
В программах «1С:Предприятие 8» с выходом очередных релизов будет реализовано хранение в информационной базе подписанных квалифицированной электронной подписью (ЭП) регистров бухгалтерского учета в электронном виде. Возможность подписать регистр бухгалтерского учета уже реализована.
От редакции. В целях методической поддержки пользователей «1С:Предприятия 8» фирма «1С» проводит семинары в 1С:Лектории, в т. ч. по вопросам нормативного регулирования бухгалтерского учета в 2013 году, практики применения Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и реализации его положений в «1С:Предприятии 8». В таблице приведен перечень мероприятий, которые уже состоялись в 1С:Лектории:
Практика применения нового закона о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) и поддержка новых положений закона в «1С:Бухгалтерии 8»
Основные изменения законодательства с 2013 года и их реализация в программах «1С»
Изменения в нормативном регулировании бухгалтерского учета в 2013 году, поддержка изменений в «1С:Предприятии 8»
Составление учетной политики на 2013 год, настройка в «1С:Предприятии 8»
Изменения в нормативном регулировании бухгалтерского учета в 2013 году
Учетные регистры и особенности их представления в АИС-БУ
Синтетические и большинство аналитических учетных регистров отражают обобщенную информацию по счетам, субсчетам, объектам аналитического учета. Поэтому при их формировании любая компьютерная система бухгалтерского учета обеспечивает выполнение специальной процедуры обобщения учетных данных.
Обобщение учетных данных – это получение итогов оборотов и остатков по счетам, субсчетам и аналитическим счетам. По объектам аналитического учета, для которых предусмотрен количественный учет, итоги оборотов и остатки рассчитываются также в натуральном выражении. Если система ведет и валютный учет, то итоги оборотов и остатки могут рассчитываться по каждой валюте отдельно: как в единицах иностранной валюты, так и в эквиваленте национальной валюты.
Обобщение данных в системах компьютерного учета может выполняться как в автоматическом режиме, так и по запросу пользователя.
Учетные регистры в автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета представляются в виде стандартных отчетов.
За учетными регистрами, как и в условиях ручной технологии, сохраняется функция обобщенного представления бухгалтерской информации. Это позволяет бухгалтеру на протяжении отчетного периода: анализировать информацию в различных разрезах, осуществлять поиск ошибок, быстро находить интересующую его информацию, вести контроль учетного процесса.
Вместе с тем, технология формирования учетных регистров и форма их представления в автоматизированных системах имеют значительные отличия от традиционных, принятых при ручном учете.
Рассмотрим эти отличия.
Многовариантная технология получения учетных регистров предполагает возможность их формирования в произвольной последовательности.
Технология ручного ведения учета предписывает строгое соблюдение последовательности выполнения действий по регистрации, накоплению и обработке данных в учетных регистрах с целью получения финансовой отчетности. Так, при журнально-ордерной форме учета процедура бухгалтерского учета предполагает следующую последовательность действий:
При компьютерном учете такая технология обработки данных не является обязательной. Здесь не существует строгой последовательности обобщения и переноса данных из одного регистра в другой.
За счет возможности многократного пересчета данных и высокой производительности современных компьютеров программы для ведения бухгалтерского учета позволяют получать хронологические, синтетические и аналитические учетные регистры в любой последовательности. Внутренняя технологическая цепочка выполнения расчетов остается скрытой от бухгалтера, поскольку выполняется системой автоматически. Поэтому можно сначала получить оборотную ведомость, а затем главную книгу, аналитический регистр или журнал-ордер. Конечно, в процессе формирования оборотной ведомости программа выполнит необходимое обобщение данных, вычислит остатки и обороты за указанный период, но это произойдет незаметно для пользователя. В то же время, при большом объеме исходных данных, время, необходимое для выполнения расчетов и построение печатных форм регистров может быть весьма значительным.
Изменение периодичности получения учетных регистров. В компьютерных системах учетные регистры, в т.ч. синтетические учетные регистры такие, как журналы-ордера и ведомости, главная книга, оборотная ведомость, могут быть сформированы по запросу бухгалтера в любой момент за произвольный временной период в пределах отчетного периода: квартала, года.
Отсутствие заранее заданной схемы группирования данных. Технология ручного ведения учета не только предписывает строгую последовательность работы с учетными регистрами, но и заранее определяет, в каких разрезах должны группироваться и обобщаться данные в том или ином учетном регистре. Изменить разрезы группирования или уровень обобщения данных нельзя, поскольку любой учетный регистр является бумажным носителем. Именно разрезы группирования данных определяют, прежде всего, структуру и содержание учетного регистра.
В системах компьютерного учета единожды введенные данные могут быть многократно использованы для получения итоговой информации в самых разных разрезах и с самой разной степенью детализации.
Так, при ручной технологии ведения учета основным группировочным признаком для журнала-ордера по счету «Расчетный счет» и ведомости к нему является «дата». В разрезе дат соответствующего периода по всем корреспондирующим счетам отражаются данные в этом журнале-ордере и ведомости. При ведении компьютерного учета возможна и иная группировка данных.
Таким образом, при использовании обычной группировки по датам данные по корреспондирующим счетам приводятся для каждой даты выбранного периода. При детализации по неделям в каждой строке журнала-ордера (ведомости) будут фигурировать данные по корреспондирующим счетам в целом за неделю, при детализации по месяцам – в целом за месяц
Таким образом, при компьютерном учете достаточно трудоемкий процесс составления журнала-ордера и ведомости к нему не только полностью автоматизирован, но и расширен возможностями произвольной группировки информации. Журнал-ордер и ведомость к нему здесь являются не простыми накопительными регистрами, они представляют собой выходные формы, автоматически формируемые на основании проводок, хранящихся в информационной базе учета.
Возможность произвольного отбора данных, включаемых в регистр. Регистры синтетического и аналитического учета, используемые при технологии ручного ведения учета, отражают все объекты учета и всю информацию за отчетный период. При компьютерном учете имеется возможность получать фрагменты регистров. Можно получить отчет по отдельным объектам аналитического учета или за определенный интервал дат и т.п. Например, можно составить оборотную ведомость по одному синтетическому счету/субсчету, по одному объекту основных средств, одному наименованию материалов, получить фрагмент расчетной ведомости по одному работнику, можно указать интервал дат, за который будет составлена оборотная ведомость и т.д. Получение фрагментов отчетов стало возможным благодаря тому, что системы компьютерного учета позволяют отобрать данные, которые должны войти в отчет.
Изменение формы и структуры учетных регистров. В настоящее время автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета не имеют каких-либо общих стандартов представления выходной информации: перечня, форм и структур учетных регистров. Каждая система имеет свой уникальный набор регистров. Формы этих регистров часто отличаются от традиционных форм, принятых при ручном учете.
Каждый из разработчиков старается представить информацию в наиболее удобном для работы, компактном виде. Отход от традиционных форм учетных регистров и представление их в компактном виде вызвано тремя причинами:
Разработчики, как правило, ориентируют пользователя на работу с информацией на экране монитора, чтобы сократить бумажный документопоток. С широкоформатными регистрами на экране монитора работа затруднена. В большинстве случаев скроллинг форм влево или вправо по экрану менее эргономичен, чем скроллинг вверх-вниз. Поэтому приходится изменять структуру форм традиционных регистров: транспонировать ее, заменяя горизонтальное расположение колонок традиционной формы регистра на вертикальные строки. Например, при построении главной книги корреспондирующие счета располагаются не горизонтально, а вертикально. Вместо шахматной ведомости используется «ленточная» форма – регистр сводных проводок
Конечно, можно попытаться разместить все колонки широкоформатного учетного регистра на экране монитора путем увеличения его разрешающей способности до 1024х768 точек. Но в этом случае изображение становится неудобочитаемым, слишком мелким, а достигнуть одновременного отображения на экране всех колонок часто все равно не удается.
В тех случаях, когда поле обозрения монитора не позволяет уместить все колонки регистра, разработчиками предусматриваются специальные средства фиксации левой текстовой части регистра, чтобы можно было видеть название строк при движении по колонкам вправо.
Другая причина отказа от традиционных форм регистров состоит в том, что часто их невозможно напечатать на принтерах, даже в режиме альбомной печати. Тогда используется прием, при котором широкоформатный отчет при печати делится на вертикальные полосы в рамках листа формата А4 и выводится по частям, которые затем склеиваются по краям. Однако такой прием вряд ли можно признать рациональным.
Рассмотрим учетные регистры – стандартные отчеты, которые наиболее часто включаются в АИС-БУ.
Хронологические регистры. К ним относятся Журнал учета хозяйственных операций, журнал бухгалтерских проводок. Они содержат все операции и проводки отчетного периода. Документы, выводимые на печать, должны отражать основные реквизиты соответствующей базы учетных данных – массива информации о хозяйственных операциях. Общая сумма всех бухгалтерских операций (итог оборота за период) в этих журналов имеет важное контрольное значение при сличении результатов обработки данных отчетного периода. Желательно, чтобы программа позволяла создавать фрагментарные журналы по заданным критериям отбора данных, например, за определенный интервал дат, по заданной валюте, по отдельному счету и т.д.
На малых предприятиях, применяющих упрощенную форму учета без использования регистров учета имущества, книга (журнал) учета хозяйственных операций становится единственным документом, достаточным при проведении ревизии.
Регистры синтетического учета. Цель составления этих выходных документов состоит в систематизации бухгалтерских записей, ранее зарегистрированных в хронологическом порядке, в разрезе синтетических счетов. Как правило, программы поддерживают формирование следующих стандартных отчетов:
Журналы-ордера и ведомости по счету. В журналах-ордерах дается расшифровка по корреспондирующим счетам кредитового оборота каждого синтетического счета в разрезе дат и хозяйственных операций, а в ведомостях – его дебетового оборота. Это комбинированный регистр, так как каждая его запись носит как хронологический, так и систематический характер. Часто журналы-ордера и ведомости заменяются другими формами группировки данных, из которых однако может быть получена вся требуемая аналитическая информация.
Создаваемые программами журналы-ордера различаются по форме представления, признакам группировки, возможностям настройки. Журналы-ордера и ведомости могут иметь форму с горизонтальным и вертикальным расположением корреспондирующих счетов.
Особенность построения форм журналов-ордеров и ведомостей в некоторых программах состоит в том, что для любого счета структура формы одинакова, т.е. представление журналов-ордеров и ведомостей ко всем счетам здесь унифицировано. Фактически большинство бухгалтерских программ позволяют формировать только один тип журналов-ордеров – аналоги журналов-ордеров № 1 и № 2 и ведомостей к ним. Если при ручном учете их назначение зарезервировано для учета денежных средств в кассе и на расчетном счете, то во многих программах выходные формы данной структуры могут быть получены для любого счета.
Иногда понятие журнала-ордера в компьютерных программах трактуется расширительно как группировка данных по любому набору классификационных реквизитов.
Наиболее ярко данный подход реализован в программном комплексе фирмы «КомТех+»
Здесь журнал-ордер и ведомость к нему могут быть составлены не только в разрезе дат, но и в других разрезах. В их числе могут выступать контрагенты, подразделения, договора и т.д. Это дает возможность бухгалтеру анализировать информацию по счету с разных сторон. Структура формы любой подборки одинакова: колонками являются все счета, которые корреспондировали с указанным в запросе счетом за заданный период, а строки соответствуют выбранному признаку группирования. Это более общий подход, чем применяемый при журнально-ордерной форме учета, где данные первичных документов разносятся в таблицы строго определенного вида и другой способ их группировки уже не производится.
Главная книга показывает расшифровку по корреспондирующим счетам дебетового оборота синтетического счета за некоторый временной период без детализации по датам и операциям. Это систематический регистр.
Формы представления Главной книги, как и журналов-ордеров, могут быть самые разные. Она может быть с горизонтальным (рис. 5.9.) и вертикальным (рис. 5.10) расположением корреспондирующих счетов. Вертикальное расположение счетов делает этот отчет обозримым в рамках экрана монитора и удобным в работе.
Главная книга, получаемая при компьютерном учете, имеет ряд отличий от ее традиционной формы. Обычно в программах она создается для каждого синтетического счета отдельно. Форма может включать расшифровку по корреспондирующим счетам не только дебетового, но и кредитового оборота счета (рис. 5.10). Это меняет само содержание отчета. Поэтому в некоторых компьютерных системах этот регистр носит название «обороты счета». Главная книга может быть построен за месяц, квартал, год, и даже за любой произвольный период, ограниченный двумя датами. Это достигается за счет настройки отчета перед его формированием
Как видно из видеограммы настройки процедуры формирования отчета, можно задать для его составления произвольный период, указать выводить или не выводить остатки счета на начало и конец периода, выбрать обороты только по дебету, только по кредиту или и те и другие, детализировать или нет данные в разбивке по субсчетам. Кроме того, можно вызвать дополнительную форму настройки, определяющую как будет формироваться период составления отчета
Отчет может формироваться за квартал, месяц, произвольный интервал дат, с начала года, квартала и т.д.
Оборотная ведомость позволяет выявить ошибки, допущенные в учетном процессе. Оборотные ведомости различаются по типам и формам представления.
Тип оборотной ведомости определяется уровнем детализации ее счетов.
Первый тип оборотной ведомости строится на уровне синтетических счетов (субсчетов). Такая оборотная ведомость представляет собой динамический баланс, который помимо остатков на начало и конец периода по счетам включает обороты по ним за тот же период. Она является регистром синтетического учета.
Оборотная ведомость представлена в разрезе счетов и субсчетов. При настройке параметров отчета пользователь может задать вывод данных только по синтетическим счетам. Кроме того, можно задать, чтобы в ведомости сальдо активно-пассивных счетов отражалось свернуто или развернуто. В используемом нами примере остатки на начало периода не задавались. Поэтому соответствующие графы отчета пусты.
Второй тип оборотной ведомости создается для конкретного синтетического счета в разрезе открытых на нем аналитических счетов. Эта оборотная ведомость является регистром аналитического учета.
Системы компьютерного учета позволяют формировать оборотные ведомости не только по окончании отчетного периода, но и за любой произвольный временной интервал. Возможно также формирование оборотных ведомостей в разных группировках. Например, оборотная ведомость первого типа может создаваться не только в разрезе синтетических счетов, но и в разрезе субсчетов с обобщением итогов по счетам. Можно составить оборотную ведомость второго типа не по всем объектам аналитического учета, а одному или группе объектов учета, т.е. создавать фрагменты ведомости. Все это разнообразие в формах составления оборотных ведомостей достигается за счет гибкой настройки форм отчета перед его формированием.
Шахматная ведомость – это табличное представление оборотов между счетами за определенный период. Это удобная наглядная форма отчета, которую часто используют бухгалтеры в работе при просмотре и анализе движения средств и обязательств предприятия.
В колонке таблицы отражается кредитовый оборот счета и его расшифровка по корреспондирующим счетам, а в строке – дебетовый оборот счета и его расшифровка по корреспондирующим счетам. По каждому из счетов в зависимости от его вида либо по строке, либо по колонке отражается начальный остаток и рассчитанный исходящий остаток. В таблице указываются итоговые суммы оборотов, а также и начальных и конечных остатков.
Однако с громоздкой формой шахматной ведомости сложно работать на экране, а при печати приходится выводить отдельные фрагменты (полосы) на отдельные листы и потом склеивать их. Поэтому желательно, чтобы система компьютерного учета позволяла строить шахматную ведомость для группы отобранных счетов. Но в этом случае это уже не будет шахматная ведомость в традиционных понятиях бухгалтерского учета.
Например, в программе «1С: Бухгалтерия 7.7» обороты между счетами можно просмотреть не только в шахматной ведомости, но и в другом стандартном отчете «Сводные проводки». Информация здесь та же, что и в шахматной ведомости, но представлена в другом виде
Регистры аналитического учета. В системах компьютерного учета имеется большое разнообразие в составе, формах и содержании поставляемых регистров аналитического учета. Рассматривать их все не представляется возможным. Однако помимо рассмотренных выше оборотных ведомостей аналитического учета укажем еще на ряд регистров, которые позволяют бухгалтеру контролировать учетный процесс и анализировать движение средств и обязательства предприятия. Вот некоторые из них:
Отчет по конкретному аналитическому объекту учета в разрезе всех синтетических счетов, на которых встречается данный объект. Формирование такого регистра позволяет, например, получить полную картину взаиморасчетов в тех случаях, когда, например контрагент выступает одновременно и как поставщик, и как покупатель, и как заемщик.
Так, в программе «1С: Бухгалтерия» такую функцию выполняет стандартный отчет «Анализ субконто» При его настройке нужно выбрать вид аналитического счета (вид субконто в терминологии программы), по которому будет проводиться анализ. Можно задать конкретный объект аналитического учета или их группу. В этом случае в отчет попадут только данные по этому объекту.
В качестве конкретного значения аналитического счета можно было бы задать группу контрагентов, например, «Поставщики». В этом случае отчет включал бы сведения по каждому поставщику в разрезе синтетических счетов и субсчетов. С помощью настройки можно задать не один, а несколько (2 или 3) вида аналитических счетов. В этом случае программа выведет в отчет сведения по их комбинации. Например, остатки и обороты синтетических счетов и субсчетов по конкретному договору с конкретным контрагентом.
Отчет о динамике изменения сальдо на счете, в котором после каждой хозяйственной операции выводится текущее сальдо счета. Такая информация позволит быстро выявить операции, приводящие к кредитовому сальдо у активных счетов или дебетовому у пассивных счетов.
Отчет об оборотах и остатках по счету на каждую дату периода позволяет проследить изменения во времени средств или обязательств предприятия, а составленный для «Расчетного счета» и «Валютного счета» сравнить данные по этим счетам с выпиской банка на определенную дату.
Отчет об оборотах между объектами аналитического учета одного вида и объектами аналитического учета другого вида. Например, часто приходится выяснять, какая продукция, каким покупателям была отгружена или какую продукцию отгрузили конкретному покупателю. На вопросы подобного рода и позволяет ответить информация данного регистра.