как написать обоснованное заявления для получения кодов
Заявления
Заявление – это документ, в котором содержится предложение или просьба. Обычно направляется от ФЛ госучреждению, компании или ФЛ. Наделен юридической силой. Это официальный документ, на который получатель обязан как-то отреагировать. Заявление может быть не основной, но дополнительной бумагой. В этом случае к нему прилагается оригинал или копия основного документа.
Основные виды
Заявления подразделяются на эти основные виды:
Заявление и жалобы – это похожие между собой документы. Однако между ними есть отличия. В частности, в заявлении нет указания на нарушение прав и интересов составителя. В жалобе же это указание является основным предметом.
Адресат заявления – это конкретное лицо. К примеру, это может быть должностное лицо, руководитель компании/подразделения. Текст документа начинается с вопроса или обращения. Только после этого вопроса нужно детализировать суть обращения.
К заявлению могут прилагаться дополнительные документы. К примеру, к заявлению о приеме на должность прилагается свидетельство об образовании, резюме, анкета. В завершении документа ставится подпись отправителя. Получатель должен рассмотреть заявление в обязательном порядке, а затем принять свое решение. Принимается оно через резолюцию. Именно резолюция и заявление являются основанием для приказа руководителя.
Особенности оформления
Форма заявления законом не определена. Однако любой вид документа составляется более или менее одинаково. В нем должны присутствовать обязательные реквизиты:
Заявление должно также соответствовать общим требованиям:
При составлении заявления следует быть лаконичными. Однако текст не должен быть тезисным. Из него должно быть все понятно. Нельзя допускать формулировок, которые можно толковать двояко.
Разновидности заявления
Заявления могут составляться в самых различных ситуациях: прием в университет, в ЗАГС, в больницу. Они нужны при получении паспорта, приеме на работу. Рассмотрим наиболее распространенные виды заявления, используемые в большинстве компаний.
Заявление в отпуск
Ежегодно каждый сотрудник может уйти в отпуск. Соответствующее право предоставлено ТК. Содержание заявления определяется видом отпуска: ежегодный, по БиР, академический, за свой счет. В документе нужно указать предпочтительную длительность отпуска, его точные даты. Необходимо также прописать точные указания на получателя (ФИО руководителя, наименование компании).
Заявление при приеме на работу
Составлять данный вид документа необязательно. Трудовые отношения с сотрудником базируются не на заявлении, а на трудовом договоре. Однако заявление иногда оформляется. Но нужно помнить, что этот документ не обязывает ни к чему составителя. Исключение – поступление на государственную и муниципальную службу.
Заявление на увольнение
Если сотрудник желает уволиться по собственному желанию, ему нужно отправить работодателю заявление. Крайне важно указать в нем дату. Дело в том, что сотрудник должен уведомить работодателя о своем увольнении за 2 недели. Эти 2 недели начинает течь с даты, указанной в заявлении.
ВАЖНО! Заявление рекомендуется составлять в 2 экземплярах. Один экземпляр отправляется работодателю, второй остается у сотрудника. На втором экземпляре должна стоять отметка о получении. Она проставляется секретарем, который принимает основной экземпляр.
Что такое ЭЦП и как её получить
Еще сравнительно недавно электронные документы без «живой» подписи и печати не имели никакой юридической силы. Но поскольку в какой-то момент компьютерные файлы практически полностью вытеснили обычные бумажные документы, то закономерно возник вопрос: как придать этим файлам законность и юридическую значимость? Таким образом, появилась специальная цифровая подпись, благодаря которой документы, созданные в электронном режиме можно, не распечатывая, посылать в любую инстанцию и там они будут приняты к рассмотрению наравне с реальными бумажными документами.
Заявление на получение ЭЦП
Для получения собственной ЭЦП нужно заполнить заявление на изготовление подписи. Скачать бланк заявления можно по ссылке, расположенной ниже. Обратите внимание на пакет документов (перечислен в данной статье), необходимых для запуска оформления цифровой подписи. И советуем уточнить у аккредитованной организации по выдаче ЭЦП, нет ли у них бланков собственного образца.
Для чего нужна электронная цифровая подпись
Высокую степень популярности ЭЦП имеет у тех организаций, которые обладают множеством структурных подразделений, филиалов и представительств, широко раскиданных в географическом плане, или же осуществляют свою деятельность с контрагентами из разных регионов РФ.
Кроме того, электронная подпись дает возможность:
Важно! При использовании электронной цифровой подписи в коммерческих взаимоотношениях, необходимо заключить с партнерами по бизнесу дополнительные договоры, в который следует четко прописать область и схему применения цифровой подписи.
Благодаря такому широкому спектру преимуществ, электронная подпись довольно активно набирает популярность, и постепенно становиться обыденностью для многих представителей бизнес-сообщества.
Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется?
Особенности электронной цифровой подписи
ВАЖНО! Образец доверенности на право получения электронной подписи в удостоверяющем центре от КонсультантПлюс доступен по ссылке
По своей сути, цифровая подпись – это аналог «живого» автографа физического лица. Как и настоящая подпись, она служит для удостоверения подлинности документов и обладает некоторыми признаками:
Цифровая подпись с технической точки зрения
Если посмотреть на электронную подпись с технического ракурса, то обнаружится, что по сути это особенная последовательность символов, зашифрованных в документе. Причем подпись может находиться как внутри электронного файла, так и идти отдельным приложением.
По закону существует три вида цифровой подписи:
К сведению. При оформлении электронной цифровой подписи в аккредитованном Удостоверяющем центре, пользователь получает два вида ключа: закрытый и открытый. Открытый ключ владелец должен передать всем организациям и физическим лицам, с которыми будет вестись обмен цифровыми документами, а его аналог отдается на хранение в Удостоверяющий центр (таким образом, обеспечивается сохранность ключа и недоступность его для злоумышленников). Закрытый ключ остается на руках у собственника и служит для подтверждения документов и заверения их отправки адресатам.
Последний третий вид подписи как раз и является наиболее верным с точки зрения юридической практики. Усиленная квалифицированная цифровая подпись полностью заменяет рукописный аналог и даже печать организации. Именно ее требуется ставить при отправлении документальных отчетов в налоговые органы, пенсионный фонд и прочие государственные структуры. Однако и ценность других видов электронной подписи умалять не стоит – они вполне пригодны для того, чтобы заверять различные хозяйственные операции, если это предусмотрено внутренним регламентом организации.
Важно! Любая, даже самая простая цифровая электронная подпись, практически не поддается подделке. Для осуществления подделки пришлось бы производить огромное количество громоздких вычислений, которые даже при нынешних компьютерных скоростях заняли бы немало времени. Именно поэтому, несмотря на то, что производители предлагают ее страховку, делать это совсем нецелесообразно.
Целесообразность получения ЭЦП
Прежде чем начать хлопоты по оформлению заявки на ЭЦП, стоит отдать себе отчет, действительно ли ее получение необходимо. Плюсы владения ЭЦП очевидны. Но как выглядит другая сторона медали?
Документы для получения электронной цифровой подписи
Для того, чтобы организация могла получить цифровую подпись в Удостоверяющем центре, потребуется собрать определенный пакет документов. Это:
Все документы должны иметь нотариально заверенные копии. Обычно на рассмотрение заявки уходит несколько дней.
Внимание! Полный перечень документов для получения электронной цифровой подписи по каждому отдельному случаю необходимо уточнять в Удостоверяющем центре.
Порядок получения цифровой подписи
Как и при любом другом взаимодействии с официальными государственными структурами, здесь есть свой отработанный алгоритм действий. В данном случае он состоит из пяти шагов.
Надо отметить, что получение электронной цифровой подписи – услуга не бесплатная. Стоимость ее разнится от 4 до 20 тыс. руб. и зависит она от вида подписи, местонахождения заказчика, а также сфер, в которых она в дальнейшем будет применяться.
Таким образом, электронная цифровая подпись, полученная в специальном аккредитованном Удостоверяющем центре, имеет официальное значение и законную подтверждающую силу. Причем, в отличии от обычной росписи человека, эта подпись заменяет еще и печать организации, к тому же ее совершенно невозможно подделать. Многие коммерческие компании уже сейчас по достоинству оценили все плюсы использования электронной подписи во внутреннем и внешнем документообороте и можно с уверенность говорить о том, что количество таких предприятий с течением времени будет только расти.
Сроки изготовления ЭЦП
Главные временные затраты для изготовления ЭЦП приходятся на следующие этапы:
После рассмотрения всех необходимых документов и свидетельства об оплате Удостоверяющий центр приступает к изготовлению подписи, которое занимает всего около 1-2 часов. При некоторой оперативности ЭЦП можно получить даже в день подачи заявки. Существенно жкономт время клиентов возможность подать заявку онлайн с предоставлением отсканированных копий нужной документации. При таком способе подачи нужно будет предоставить оригиналы для сверки при вручении изготовленной ЭЦП.
Возможность проверки ЭЦП
Чтобы проверить подлинность любой электронной подписи на полученном документе, предусмотрены специальные утилиты. Их можно инсталлировать на свой компьютер, что целесообразно при регулярном применении, или применять онлайн. При оформлении ЭЦП в Удостоверяющем центре поинтересуйтесь возможностью получить такую программу (скорее всего, вам ее предложат в рамках оказания услуг).
Для проверки ЭЦП она копируется из документа и помещается в программу. Некоторые проверочные программы имеют возможность исследовать ЭЦП не по одной, а обрабатывать большие массивы документации, что очень удобно и значительно экономит время.
Запрос на предоставление документов
Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:
Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов
Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:
Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:
Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.
Кто и по какой форме составляет
Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:
Кто обычно готовит обращение:
Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:
Заголовок | Отражает суть: «О предоставлении информации по договору. », «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации». |
---|---|
Обращение | |
Вводная часть | Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений. |
Содержание просьбы | Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить. |
Срок | Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором. |
Подпись | Документ заверяется ответственным лицом или гражданином. |
Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации 01.06.2019).
Образцы
Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.
Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»
Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002
Генеральному директору ООО «Холод»
Уважаемый Сергей Сергеевич!
ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.
В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:
Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.
Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов
Как оформить и кому отправить
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:
Шаг | Что следует указать и написать |
---|---|
1 | Укажите полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах, или Ф. И. О. гражданина. |
2 | Коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). |
3 |