программа тесса что это такое
Система электронного документооборота TESSA
TESSA – это гибкая универсальная платформа, снабжённая современным интерфейсом. С ней можно легко создавать высокопроизводительные решения по автоматизации документооборота, а также управления бизнес-процессами в компаниях в различных сферах бизнеса. TESSA относится к системам электронного документооборота нового поколения.
СЭД ТЕССА обладает следующими преимуществами:
Платформу TESSA разработали, используя практический опыт реализации более 300 различных проектов внедрения электронного документооборота в компаниях разного масштаба и специализации.
Видеодемонстрация основных возможностей СЭД TESSA
Данное видео позволяет ознакомиться с пользовательским интерфейсом с мобильных и стационарных рабочих мест, а также с базовыми функциональными возможностями платформы TESSA.
Благодаря решениям платфомы TESSA по автоматизации документооборота и управлению бизнес-процессами, можно:
Процесс работы с системой TESSA становится более быстрым, красивым, современным, интерактивным. Платформа с гибкими возможностями настройки, безупречной внутренней архитектурой, передовыми технологиями WPF обеспечивает безукоризненное и стабильное функционирование рабочего места пользователя и минимизацию времени отклика приложения, даже несмотря на ограниченные возможности каналов передачи данных.
С помощью платформы TESSA можно автоматизировать такие функциональные блоки электронного документооборота, как:
Удобство и скорость работы
Система адаптирована для работы с большим объёмом данных. СЭД TESSA может легко обеспечивать хранение миллионов карточек документов со скан-образами, открывать доступ к архиву тысячам пользователей, работающим одновременно, сохранять высокую скорость навигации и поиска.
С платформой приятно работать, поскольку:
Эти и другие функции, а также возможности гибкой настройки делают процесс работы удобным, простым и приятным. С вариантом интерфейса основного окна данной системы можно ознакомиться здесь:
Вариант регистрационной карточки договора с приложенным заданием для согласующего сотрудника:
Обработка и хранение документов
В TESSA представлены все необходимые возможности, с которыми можно создавать быстрый и удобный в работе цифровой, электронный архив с документами различных типов:
Внешний вид карточек документов и состав атрибутов обеспечены инструментом гибкой настройки, атрибуты удобно заполняются, доступна функция автозавершения.
TESSA обладает гибкой системой разграничения прав доступа к различным объектам (в том числе – с разграничением в зависимости от контекста)
Система полнотекстового и атрибутивного поиска
Статистические отчеты по различным данным в системе, использование инфографики (в виде диаграмм)
Возможность просматривать объекты другой информационной системы
Связь между документами
Организация связанных представлений (например, входящие – исходящие, контрагенты – договоры, клиентские досье – продуктовые досье и т.п.)
Система уведомлений и поручений по документам
Организация бизнес-процессов обработки документов высокой степени сложности
Система представлений с возможностью организации подмножеств (предусмотрена возможность раскрывать представление реестра договоров по типу, по контрагенту, по сумме и прочим атрибутам в необходимой последовательности)
Подсистема управления бизнес-процессами
С конструктором бизнес-процессов можно без программирования (по концепции «low code») настраивать в системе процесс любой степени сложности и с любым типом заданий.
Организация бизнес-процесса любой сложности с эффективной наглядной визуализацией этапов выполнения процесса для пользователя
Мгновенные переходы между этапами бизнес-процессов, несмотря на количество активных процессов, – менее чем за 1 секунду.
Динамическая генерация схемы в контексте осуществления каждого бизнес-процесса
Цветовая индикация пройденных стадий процесса
Визуализация бизнес-процесса
Для упрощения работы ход обработки автоматизированных бизнес-процессов в TESSA отображается с помощью встроенного визуализатора процессов.
Ниже показан пример графической карты процесса, которая была сформирована с помощью визуализатора:
Обсуждения и форумы
В системе работает эффективный и простой инструмент для быстрой проработки вопросов по объекту TESSA или документу в ходе работы над ним. Можно организовывать несколько обсуждений по одной карточке документа с любым количеством участников. Пользователю доступно форматирование сообщения: изменение размера, стиля шрифта, выбор цвета, вставка списков, картинок, цветных блоков и таблиц, приложение файлов, внешних ссылок и ссылок на другие объекты внутри системы.
В системе предусмотрена возможность вставки фрагмента форматированного текста из документа Word и письма Outlook. История обсуждения объекта хранится в его же карточке.
Модуль отчётов с инфографикой
TESSA включает эффективные средства контроля над процессами выполнения заданий и ходом бизнес-процесса обработки документа, а также отображение статистической сводной информации о состоянии электронного документооборота организации. Конструктор отчётов поможет построить в системе необходимые отчёты в графическом виде (диаграмма) или в виде таблицы.
Архитектура
Архитектура TESSA имеет три уровня
Клиентские рабочие места:
Desktop-клиент (windows-приложение)
Мобильное согласование (почтовый клиент)
Интеграция платформы с другими системами
TESSA открывает широкие возможности для интеграции с другими системами, с которыми можно:
Работа с помощью мобильного устройства
В TESSA существует лёгкий клиент – полнофункциональный и с адаптивным дизайном для работы с современных мобильных устройств любого типа. Для его использования не требуется специальная настройка и доработка, он поддерживает все возможные сценарии для полноценной работы с системой документооборота. Клиентские рабочие места с помощью конструкторов платформы TESSA можно легко адаптировать для рядовых исполнителей и для топ-менеджмента компании.
Также с TESSA пользователи могут участвовать в автоматизированных процессах согласования документа с помощью любого почтового клиента, не имея прямого доступа к серверу приложений TESSA (благодаря модулю «Мобильное согласование»). Для такого решения не понадобится установка дополнительных компонентов на устройство (КПК, ноутбук, смартфон), возможна работа в офлайн-режиме.
Отказоустойчивость и масштабируемость
Система TESSA бесперебойно работает даже в распределённых сетях, которые обладают слабыми каналами передачи данных.
СЭД TESSA обладает следующими функциональными и техническими возможностями масштабирования решений:
Перечисленные функции и возможности доступны в базовой поставке платформы, не требуют отдельной лицензии
Поддержка одновременной разработки нескольких функциональных блоков
В составе системы TESSA имеется «умный» модуль управления конфигурациями, который позволяет одновременно разрабатывать и устанавливать несколько конфигураций для разных функциональных блоков решения.
Установка и внедрение системы
TESSA имеет гибкие возможности настройки с самыми специфическими требованиями. Особенности проектирования платформы позволяют добавлять функциональное программное расширение при построении решений на всех уровнях архитектуры. Поэтому можно добавить то, что выходит за рамки стандартных возможностей настроек без нарушения целостности системы.
В стоимость проекта внедрения входит стоимость клиентских лицензий системы, а также услуг по внедрению и настройке решения. Трудоемкость услуг определяется функциональными требованиями и должна рассчитываться в каждом отдельном случае индивидуально.
Развёртывание и внедрение типового решения с регистрацией и согласованием документов может длиться всего несколько часов. Модификация и настройка решений на основе платформы TESSA проводится посредством встроенных конструкторов. С их помощью можно гибко адаптировать конкретное решение на платформе под особые требования, не привлекая вендор и не модифицируя базовые компоненты платформы.
Администратор может использовать конструкторы:
Также в распоряжении администратора имеются:
Использование эффективной, современной системы документооборота – это залог стабильной работы компании. Сотрудники получают возможность сосредоточиться на решении ответственных, оперативныхвопросов, не теряя время на выполнение рутинных задач.
Система электронного документооборота TESSA позволяет использовать опыт успешных компаний для создания и осуществления новых идей и проектов. При этом обеспечивается слаженная работа коллектива и четкое распределение задач между участниками.
Типовая конфигурация системы TESSA
Общая информация
Типовое решение представляет собой готовую базовую конфигурацию объектов, настроек и программных расширений на платформе TESSA. Все настройки и программные расширения типового решения доступны для просмотра и модификации.
Типовое решение включает в себя следующие основные функциональные блоки:
В рамках перечисленных функциональных блоков в типовой конфигурации настроены все необходимые компоненты системы: карточки, представления, нумераторы, поиски и отчеты. Для упрощенного управления компонентами типового решения настроены дополнительные элементы администрирования. Типовое решение может использоваться как в готовом виде, так и служить основой для других решений.
Регистрация документов
В типовой конфигурации настроены следующие возможности по регистрации документов.
Регистрация входящих документов
В системе настроена базовая карточка входящего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр входящей документации.
Пример карточки входящего документа:
Регистрация исходящих документов
В системе настроена базовая карточка исходящего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр исходящей документации. Предусмотрена связь входящего документа с ответным исходящим документом.
Пример карточки исходящего документа:
Регистрация внутренних документов
В системе настроена базовая карточка внутреннего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр внутренней документации.
Регистрация договоров
В системе настроена базовая карточка договора со сквозной нумерацией, представление и реестр договоров.
В типовом решении настроена возможность управления внешними документами в разрезе контрагентов. В объединенном представлении при выборе контрагента в связанных реестрах отображаются списки входящих, исходящих и договорных документов.
Ниже приведен пример:
Для базовых карточек входящих, исходящих, внутренних документов и договоров настроена система поиска по комбинации различных параметров
Пример вызова диалога поиска для входящих документов:
Результат поиска всегда содержит подсказку по критериям поиска:
Дополнительные атрибуты поиска могут быть легко настроены с помощью средств администрирования TESSA
Задачи
В части управления задачами и поручениями в типовой конфигурации настроены следующие возможности:
Создание задачи по любому виду документа
В карточке документа любого из перечисленных выше типов есть возможность создать одну или несколько задач.
Задача содержит следующие параметры:
Создание дочерних задач из родительской задачи
Исполнитель задачи имеет возможность создать одну или несколько подзадач/дочерних задач. Количество уровней задач не ограничивается.
Возможность отзыва подзадач при завершении родительской (возможность управляется настройкой)
При завершении задачи все незавершенные подзадачи могут быть автоматически отозваны.
Просмотр иерархии задач в карточке документа (функция доступна при наличии лицензии на графический визуализатор процессов)
Уведомление о назначении задачи приходит исполнителю по электронной почте, при этом в карточку документа с заданием можно попасть по ссылке из письма
Ниже приведен пример карточки входящего документ с назначенным заданием:
Универсальный процесс согласования
В типовом решении настроен универсальный процесс согласования, который может быть применен к карточке любого из настроенных видов документа. Возможность использования согласования с типом того или иного документа определяется в карточке настроек процесса. Универсальный процесс согласования в типовом решении предоставляет следующие возможности:
Возможность создавать маршрут любой сложности при помощи смешивания различных этапов согласования
Универсальный процесс согласования обеспечивает возможность определения последовательности этапов согласования документа, при этом каждый этап может включать несколько согласующих сотрудников/ролей.
Ниже приведен пример настройки смешанного маршрута согласования договора:
Параллельные и последовательные этапы согласования
Внутри каждого этапа согласование может выполняться как последовательно, так и параллельно. Сами этапы выполняются последовательно.
Для этапов согласования в типовом решении определены следующие настройки
Согласующие имеют возможность согласовать/не согласовать документ с указанием комментария
Ниже приведен пример несогласования документа с комментарием:
Согласующие могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласующий, которого они замещают.
Согласующие сотрудники могут создавать копию любого файла, приложенного к карточке согласуемого документа для внесения изменений. Данную функцию особенно удобно использовать для работы с файлами Microsoft Word.
Для документов формата Microsoft Word (*.docx) Инициатору предоставляется возможность автоматической консолидации различных версий документов с подсветкой замечаний различных согласующих разными цветами.
Выделение файлов для сравнения (для 2-х файлов)/консолидации (для 3-х и более файлов):
Автоматическое объединение правок в MS Word:
Согласующие имеют возможность запрашивать комментарий у любого сотрудника
В рамках выполнения задания на согласование документа согласующий сотрудник может запросить любое количество комментариев у других сотрудников. Комментарии отображаются в задании согласующего в виде таблицы, в ней можно увидеть, ответил ли комментатор, а также текст ответа, что удобно использовать для большого количества комментариев.
Автору вопроса приходит уведомление на почту, когда дан комментарий
При ответе на вопрос автор вопроса получает уведомление по электронной почте, содержащее информацию о времени ответа, ссылку на карточку и текст данного комментария.
Комментатор имеет возможность дать свой комментарий и/или приложить файлы в карточке
Комментаторы могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласант, которого они замещают
Возможность редактирования маршрута во время работы согласования
По ходу процесса согласования система предоставляет возможность корректировки маршрута согласования в части незавершенных и не активных в данный момент этапов.
Настраиваемый доступ к данным и файлам карточки для согласующих сотрудников
С помощью карточки настроек доступа можно определить полномочия участников согласования в части доступа к полям и файлам карточки.
Возможность возврата на редактирование на этапе согласования
Возможность отзыва документа в проект
Инициатор согласования (или другой сотрудник, при наличии определенных прав) имеет возможность отозвать документ с согласования. При этом все активные задания отзываются, а документ возвращается на редактирование Инициатору.
Возможность отмены документа
На этапе редактирования/доработки Инициатором есть возможность снять документ с согласования. Статус документа устанавливается в «отменен»
Возможность запуска согласования после отмены
Отмененный документ можно снова запустить на согласование
Настраиваемые права на создание карточки, запуск согласования, возврат на редактирование, отзыв согласования, отмену согласования — с возможностью использования контекстных ролей (напр. Инициатор, Руководитель Инициатора, Создатель карточки и т.п.)
Подробная история согласования документа в листе согласования, приложенном к карточке
В любой момент есть возможность посмотреть полную историю согласования документа — история формируется в виде html-файла, приложенного к карточке согласуемого документа.
В системе есть возможность настроить прямой или обратный порядок отображения этапов и циклов согласования:
Визуализация (графическая карта) актуального состояния бизнес-процесса согласования в графическом виде (функция доступна при наличии лицензии на графический визуализатор процессов)
Универсальный процесс согласования в любой момент времени может быть отображен в виде наглядной графической схемы этапов процесса с подсветкой блоков. При наведении курсора мыши на блок появляется подсказка с дополнительными комментариями о статусе исполнения данного блока.
Пример визуализации процесса приведен ниже:
Отчеты и уведомления
Просмотр истории заданий процесса согласования, сгруппированных по циклам согласования
Типовое решение предоставляет возможность просмотреть историю заданий процесса согласования, сгруппированных по циклам согласования.
История запросов комментариев группируется по родительским заданиям, в рамках исполнения которых были запрошены комментарии.
Почтовые уведомления при отправке любых заданий, запросе комментария, ответе на запрос комментария.
Все почтовые уведомления содержат ссылки для быстрого открытия карточек из почтового клиента.
Представление «Мои задания» — реестр заданий текущего сотрудника, который можно раскрывать и просматривать по различным связанным критериям в любом порядке и любой вложенности
Доступны следующие критерии просмотра представления:
Пример реестра «Мои задания»:
Пример раскрытия представления «Мои задания» по критериям состояние > тип задания > срок задания:
Представление «Задания от меня» с возможностью просмотреть задания по различным связанным критериям, которые можно группировать между собой в любом порядке и любой вложенности
Доступны следующие критерии просмотра представления:
Пример реестра «Задания от меня»:
Пример раскрытия по цепочке «По сроку задания» > «По типу задания»:
Отчет по текущим заданиям, предоставляющий различную информацию о текущих заданиях в системе со следующими возможностями:
Пример отчета по текущим заданиям:
Отчет по исторической активности, представляющий статистику по завершенным заданиям со следующими возможностями:
Пример отчета по завершенным заданиям:
Средства настройки и администрирования типового решения
Для большей гибкости, а также с целью удобства и простоты управления элементами типового решения в состав решения были включены несколько системных карточек с настройками:
Карточка настроек типа документа
Данная настройка определяет правила нумерации документа, возможность использования универсального процесса согласования с этим типом документа, а также возможность ручной регистрации документов данного типа.
Пример карточки настройки типа документа:
Настройка доступа по ролям/контекстным ролям на различные операции с карточкой, связанной с процессом согласования
В решении присутствует служебная карточка настроек доступа, с помощью которой можно определить параметры доступа к данным и операциям с карточкой согласуемого документа.
Доступ определяется для любых ролей, в т.ч. контекстных. Доступ разделяется для данных карточки, файлов и маршрута.
Доступ может быть разный для разных этапов согласования, а также для утвержденной карточки.
Настройка доступа на просмотр отчетов
В типовом решении настроена специальная служебная карточка, которая определяет соответствие ролей смотрящих и предоставляющих для просмотра отчеты.
Ниже приведен пример карточки настройки прав на просмотр отчетов:
Готовая базовая конфигурация объектов, настроек и программных расширений на платформе TESSA
Регистрация документов
Управление поручениями
Согласование документов
Отчеты и уведомления
Дополнительные средства быстрой настройки
Ул. Бакунинская, д. 69, стр. 1, 7 этаж
Москва, 105082
О системе документооборота TESSA
TESSA — универсальная и гибкая платформа с современным интерфейсом для создания высокопроизводительных решений по автоматизации документооборота и бизнес-процессов компаний в различных сферах бизнеса. СЭД нового поколения.
Основные преимущества TESSA:
Платформа TESSA разработана на основе практического опыта реализации более 150 проектов внедрения СЭД в организациях различного масштаба и различной сферы деятельности.
Видеодемонстрация основных возможностей
Видео демонстрирует пользовательский интерфейс со стационарных и мобильных рабочих мест, а также дает представление об основных функциональных возможностях СЭД TESSA.
Эффекты от автоматизации документооборота и бизнес-процессов с помощью TESSA:
Решение на базе TESSA — красивое, быстрое, современное и интерактивное. Безупречная внутренняя архитектура, гибкие возможности настройки и современные технологии WPF обеспечивают плавную и безупречную работу рабочего места пользователя и минимальное время отклика приложения даже в условиях ограничений каналов передачи данных.
Функциональные блоки документооборота, которые могут быть автоматизированы на платформе TESSA:
Скорость и удобство работы
Система оптимизирована для работы с большими объемами данных. Обеспечить хранение десятков миллионов карточек документов с вложенными скан-образами, дать доступ к электронному архиву нескольким тысячам одновременно работающих пользователей и сохранить при этом быстрые навигацию и поиск — задача не вызывающая трудностей для TESSA.
С системой приятно работать:
Эти, а также многие другие функции наряду с возможностями гибкой настройки обеспечивают процесс работы в системе интуитивно простым, удобным и приятным. Ниже представлен пример интерфейса основного окна системы:
Пример регистрационной карточки договора с заданием согласующему сотруднику:
Хранение и обработка документов
TESSA предоставляет все необходимые возможности для создания быстрого и удобного в работе электронного архива различных типов документов:
Подсистема управления бизнес-процессами
Конструктор бизнес-процессов позволяет без программирования (концепция «low code») настроить в системе процессы любой сложности и с любыми типами заданий.
Визуализация бизнес-процессов
Для наглядного отражения хода обработки автоматизированного бизнес-процесса для пользователей в TESSA встроен визуализатор процессов.
Ниже приведен пример графической карты процесса, сформированной с помощью визуализатора:
Форумы и обсуждения
В платформе доступен простой и эффективный инструмент для оперативной проработки вопросов по документу или объекту TESSA в процессе работы над ним. По одной карточке документа можно организовать несколько обсуждений, без ограничения по количеству участников обсуждения. Пользователь может самостоятельно форматировать сообщение: изменять размер и стиль шрифта, выбирать цвет, вставлять списки, картинки, цветные блоки и таблицы, прикладывать файлы, ссылки на другие объекты системы и внешние ссылки.
Для удобства работы с форумом предусмотрена возможность вставки форматированного текста из документов Word и писем Outlook. Вся история обсуждений по объекту системы хранится непосредственно в карточке этого объекта.
Модуль отчетов с инфографикой
TESSA имеет эффективные средства контроля за процессами исполнения заданий, ходом бизнес-процессов обработки документов, а также отражение сводной статистической информации по состоянию электронного документооборота компании. С помощью конструктора отчетов в системе можно построить любые отчеты в табличном или графическом виде (диаграммы).
Архитектура
Клиентские рабочие места:
Полнофункциональный web-клиент с адаптивным дизайном
Desktop-клиент (windows-приложение)
Мобильное согласование (почтовый клиент)
Интеграция с другими системами
TESSA предоставляет исключительные возможности для интеграции с другими системами:
Работа с мобильных устройств
Для полноценной работы с любого современного мобильного устройства в TESSA существует полнофункциональный легкий клиент с адаптивным дизайном. Легкий клиент не требует отдельной настройки и доработки для его использования и поддерживает все сценарии для полноценной работы с СЭД. С помощью конструкторов платформы TESSA, клиентские рабочие места легко адаптируются как топ-менеджмента компании, так и рядовых исполнителей.
Кроме того, TESSA предоставляет возможности пользователям участвовать в автоматизированных процессах согласования документов при помощи любого почтового клиента без прямого доступа к серверу приложений TESSA (модуль «Мобильное согласование»). Решение не требует установки дополнительных компонентов на компьютер (ноутбук, КПК, смартфон) пользователя и допускает работу офлайн.
Масштабируемость и отказоустойчивость
Платформа TESSA оптимизирована под работу в распределенных сетях в т.ч. со слабыми каналами передачи данных.
В TESSA поддерживаются следующие технические и функциональные возможности масштабирования решений:
Вышеуказанные возможности и функции доступны в базовой поставке платформы и отдельно не лицензируются
Поддержка одновременной разработки нескольких функциональных блоков
Для одновременной разработки и установки нескольких конфигураций для различных функциональных блоков решения, в состав платформы TESSA включен «умный» модуль управления конфигурациями.
Установка и внедрение системы
TESSA гибко настраивается даже под самые специфические требования. Платформа спроектирована таким образом, что при построении решений на всех уровнях архитектуры может быть добавлено функциональное программное расширение. Таким образом, то, что выходит за рамки стандартных возможностей настройки может быть добавлено без нарушений целостности системы.
Стоимость проекта внедрения составляется из стоимости клиентских лицензий платформы и услуг по настройке и внедрению решения. Трудоемкость услуг зависит от функциональных требований и рассчитывается индивидуально в каждом конкретном случае.
Процесс развертывания и внедрения типового решения по регистрации и согласованию документов может занять всего несколько часов. Настройка и модификация решений на базе платформы TESSA имеет набор встроенных конструкторов с помощью которых конкретное решение на платформе может быть гибко адаптировано под новые требования без привлечения вендора и без модификации базовых компонентов платформы.
Для администратора системы доступны следующие инструменты:
Ул. Бакунинская, д. 69, стр. 1, 7 этаж
Москва, 105082